ChatGPT表格指令：學會數值格式代碼4個設定
ChatGPT表格指令可以幫助美化整份報表格式，本文介紹AI Excel學習三個層面：完成需求、學習知識、解決問題，分享實際案例，帶你學會數值格式代碼4個設定。
一、千分位整數格式
範例是簡單的銷貨毛利明細表，像這樣有數字的報表，不管是財報或者其他類型的內容，都會希望在數值部分有個千分位符號，如此Excel千元表達容易閱讀理解，同時可能也希望取到整數位，後面的小數不重要，不用呈現出來。
針對這個Excel需求，可以選定報表數字範圍，直接快速鍵Ctrl+1叫出「設定儲存格格式」視窗，將「類別」切換到「數值」選項，在此設定想要的格式，包括小數位數以及是否顯示千分位，在此依照一般會計報表習慣，設定整數並搭配千分位表示，好了之後按「確定」，顯示方式就會如同截圖中所看到的結果。
二、會計專用零值
經過上個步驟操作，目前報表的格式大致完成，但又發現在報表中部份數值為零。有些專業的會計表達方式中，將零值顯示為一個橫線，看起來比數字0更為簡潔，可是在上個步驟所使用的數值格式中，並沒有這樣的選項。
也許正因為財務會計人員是Excel使用者一大族群，在格式類別中便有「會計專用」格式。同樣可以設定小數位數，也能選擇貨幣符號，更重要的是，自動將零值顯示為橫線，從截圖看確實是比較專業、更符合會計習慣的做法，這也是Excel資料整理術的實際案例。
然而再仔細觀察，雖然零值顯示符合期待，同時也產生新的狀況，負數是以最左邊顯示減號的方式呈現，而非希望看到的紅字括號表示法。而和上個步驟操作相比，會計專用的數值類別裡無法設定負數顯示方式。
三、ChatGPT表格指令
ChatGPT表格指令主要分成兩種，一個是資料整理，也就是報表編製，另一個是樣式設定，也就是報表美化。以本文章為例，針對上個步驟遇到的狀況，也許會覺得這是Excel本身限制，沒有辦法調整了，但也有一種可能，是自己對Excel不夠熟悉，其實是有解決方法。
像這樣的情況，很適合問看看比Google更加貼心的ChatGPT，畢竟聊天比關鍵字更加自然。
不過，即使AI很方便，它仍然是依據提問內容回答，而且AI很會「開車」，卻沒有方向感，因此提問時必須給它明確的方向。在AI時代，重點是學習如何提出好的問題，只要問得適當，執行ChatGPT Excel數據分析會比較輕鬆。
以本篇文章為範例，依照前面兩個步驟的狀況，正常是用文字敘述自己的問題與需求，但是贊贊小屋認為單純用文字說明也是有點麻煩，後來採取折衷方式，直接提供第二步驟的截圖，並且在圖片基礎上說明想要達成的效果，具體提問如下：
「將儲存格格式設定為會計專用，零值會顯示橫線，但負數會在最左邊有個減號，希望負數是以紅字括號顯示。」
四、自訂格式代碼
經驗豐富的ChatGPT立刻進入狀況，馬上回應OK沒問題，而且是非常肯定、正面的語氣，讓人瞬間充滿了希望。
實際上，AI是以經典的三段式說明法回應。第一句破題，簡單說明問題與可行方向；接著詳細解釋問題的癥結點；最後提出具體的解決方法，也就是所謂的自訂格式代碼：「#,##0;[Red](#,##0);–;」。
整個做法分成幾個步驟，即使沒有圖片輔助，只要稍微有Excel操作經驗，尤其是已經做過前面兩個步驟的使用者，其實並不難理解，準備順利完成這次的ChatGPT Excel應用操作。
五、四段格式設定
接下來，不僅僅單純給出答案，AI是非常熱心的講師，不只給你魚吃，還教你怎麼釣魚。ChatGPT會進一步解釋相關知識，說明可以延伸應用的方向。
以本篇文章的自訂數值格式代碼而言，分成四段格式，分別對應正數、負數、零值與文字。AI還直接以上個步驟提出的解法作為範例，清楚說明每一段的用途，補充進階技巧，這次的ChatGPT問題範例和回答算是很完整。
從結構上看，同樣是一種三段式的論述方式，只是相較於上個步驟的說明，更貼近具體的Excel技巧主題，可說是ChatGPT依照情境自行組織出來的說明架構。
六、無法鍵入錯誤
ChatGPT的回答讓人充滿期待，相關知識的講解也相當完整，於是迫不及待想要在Excel中實際操作看看。
依照AI指示，先選取工作表中要設定格式的範圍，快速鍵Ctrl+1叫出「設定儲存格格式」視窗，在「數值」類別中切換到「自訂」，接著把第四步驟中ChatGPT提供的格式代碼貼上：「#,##0;[Red](#,##0);–;」。
沒想到這時候卻發生了意外，Excel竟然跳出提示：「Microsoft Excel無法使用您鍵入的數字格式」，按下「確定」之後，不死心再試一次，仍然是根本無法輸入這組代碼，似乎這次的ChatGPT使用攻略有點出差錯。
七、Excel地區語系
遇到上個步驟的狀況，其實完全不用慌張，因為是依照AI指示操作，現在出現問題，最直接做法是回報狀況，直接把Excel跳出錯誤訊息的畫面，截圖貼回提問框中，這也是ChatGPT提問技巧之一。
ChatGPT給出的回答相當乾脆，直接指出這個問題不是邏輯錯誤，也不是輸入錯誤，而是Excel的地區語系格式限制。雖然一句話點出關鍵，心裡難免會想「明明是照你的指示操作的」，但AI的解釋確實讓問題變得清楚許多。
接著AI補充原因，說明這組格式在英文語系環境中可以正常使用，但是在繁體中文環境會報錯，把整個疑惑完整解開了。
八、台灣中文環境
接下來，ChatGPT給出在台灣繁體中文環境中可以使用的正確版本，與先前代碼相比，其實只是把英文的「Red」改成中文的「紅色」：「#,##0;[紅色](#,##0);-;」，其他段落都不需要修改。英文改中文，正是AI所說的：「為什麼這一版一定成功」的原因，所以這裡的ChatGPT整理Excel也是解決問題同樣給充份理由。
九、自訂會計格式
再次嘗試這次AI提供的格式代碼，果然順利完成，零值成功顯示為橫線，負數如同預期以紅字括號呈現，同時數值只保留整數位，完全符合剛開始設定的需求。
至此，這次的格式調整任務告一段落，過程中對於ChatGPT怎麼用有更深一層的體會。
AI學習三個層面
這篇文章的範例，看似只是完成一個特定格式的報表調整，但在與AI實際互動過程中，學到了三個AI學習的不同層面：
1.完成需求：除了內建的格式類型，還能透過自訂格式代碼達到更多彈性的呈現方式。
2.學習知識：自訂格式代碼分成四個區段，各自對應正數、負數、零值！文字。
3.解決問題：格式代碼的寫法會隨著Excel的地區語系有所不同。
掌握這些小知識，未來報表有其他格式需求，例如本文範例有看到的毛利率呈現方式，可想見能進一步延伸運用，在其它可能稍微進行的交叉分析篩選器連動技巧，也是有可以運用的空間，只要有AI與ChatGPT的協助，整個學習與操作的過程變得輕鬆許多。
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