Excel資料整理術是職場必須掌握的技巧,不管是拿到別人的報表,系統產生的檔案,通常都需要再經過整理,在此介紹如何以9個步驟讓你的報表乾淨整齊。
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Toggle一、原始表格資料
工作上有可能拿到的原始報表資料是像這裡所看到的,很顯然需要再經過一番整理。例如很多不需要的空白欄位,資料列中有類別資料是合併儲存格的狀況。常常使用Excel的話應該可以瞭解這樣的資料不但輸入更改有點麻煩,後續要進行篩選分析也是幾乎沒有辦法。

二、儲存格文字控制
首先統一處理整個工作表。點選左上角的三角形圖標可以全選工作表上所有的儲存格,接著以快速鍵Ctrl+1直接進入「設定儲存格格式」的視窗,在上方切換到「對齊方式」的索引標籤頁面,於「文字控制」中可以看到「自動換行」和「合併儲存格」前面的核取方塊是一條橫線,代表有些儲存格是選取狀態,有些並不是,在此統一將這兩個選項取消勾選,作用是工作表所有儲存格都不要自動換行,也不要合併的狀態。

三、刪除表格空白欄
儲存格恢復到比較乾淨的狀態之後,仔細看一下目前表格的資料範圍內有哪些不需要的的空白欄位,在工作表上方按住Control鍵再逐一選取這些欄位,在同時選取的狀態下,於欄位代號上滑鼠右鍵,例如截圖所看到的「B」、「D」或者「E」,然後在跳出來的快捷選項中點選「刪除」,如此就可以將欄位同時刪除。

四、自動調整欄寬
刪除不必要的欄位之後,接下來打算適當調整報表每個欄位欄寛,比較快的做法是在工作表上方的欄代號選取報表資料的部分,在這裡就是「A」到「D」欄,然後再將滑鼠游標移到某一個特定欄的邊緣,例如「D」欄最右側,游標形狀會變成是向左右延伸的箭頭,此時滑鼠左鍵連按兩下,便可以自動調整欄寬,也就是依照欄位內最大的文字資料長度調整各欄的欄寬。

五、單一欄寬設定
自動調整欄寬雖然方便,可是常常會遇到某一個特定儲存格的文字內容非常多,因此會把欄位拉得很寬,為了解決這個極端值的問題,常常會需要針對某一個特定欄位比較精準的調整欄寬。
在欄位代號(「B」)上滑鼠右鍵,點選快捷操作選單中的「欄寬」就可以直接輸入數值大小去設定這一整欄的寬度。

六、新增報表欄位
除了將空白欄刪除和調整欄寬之外,也有可能遇到像這裡看到的狀況,原始資料是將兩個類別合併起來,這個時候就要進行欄位拆分。首先在想要拆分欄位的位置選取一整欄,滑鼠右鍵在快捷選單中點選「插入」。

七、原始資料整理
沿續上個步驟,新增一個空白欄之後,把原來合併兩個標題都剪下貼上到新增的欄位上,然後再以相同操作方式,先插入欄位再剪下貼上,就可以拆解新增一個大類別跟一個小類別的欄位了。
欄位新增好了之後,可以直接向下拉就可以快速複製填滿相同資料,這部份操作可以參考贊贊小屋文章或影片,在此不再詳細說明。
補充閱讀:2024行事曆Excel教學範例:如何建立全年度月份天數。

八、空白儲存格填滿
由於原始報表的合併儲存格通常是將相同類別的資料合併起來,而且依照Excel的特性,實際的文字資料是在合併範圍內的第一個儲存格,因此取消儲存格合併之後通常會看到這裡截圖的狀況,在整個類別資料的第1筆是類別文字,接下來都是空白
依照這個資料特性,可以另外新增一個空白欄,設計函數公式:「=IF(B4=””,C3,B4)」,如此就可以將空白儲存格填滿適當的類別資料,方便針對整份報表進行篩選或分析。
這部分操作可以參考贊贊小屋相關文章:

九、選擇性貼上值
Excel公式有個特性,它預設是會自動重算,當活頁簿裡面任何一個儲存格有變動的時候,整個活頁簿所有的工作表的所有儲存格,只要有公式都會自動再重新計算。
這個在一般的情況是很方便沒錯,可是如果是像上個步驟所設計的公式,有可能會因為報表結構或者資料變動,整個欄位公式都會跑掉,不再是原本的內容。為了避免這種情況,既然已經得到想要的結果了,不再需要公式在裡面計算,會希望就是公式計算之後的值,純粹的值,如此不會再自動重算,不會再變動。
想要達到這樣子的效果,在操作上並不會很複雜,只要選擇原本有公式的欄位範圍,按Ctrl+C複製,接著在相同的範圍滑鼠右鍵,快捷選擇中點選有個代表貼上值的「123」圖標,作用是要只貼上值的選擇性貼上,如此就會把原本的函數公式轉換為單純的值,不會再變動了,報表資料更加穩定。

十、Excel資料整理術
最後完成的報表可以參考看看,它是從本篇文章第一步驟的原始資料整理而來的,實際的操作步驟會比較多,不過用到的都是文章裡面有介紹到的技巧。

具有普遍性的實際個案
本篇文章的範例雖然是很有特定性的固定資產折舊年限表,不過依照贊贊小屋的實際經驗,每次有需要整理原始資料的時候,幾乎都會用到這些技巧,在此做個分享,讀者有需要的話也可以直接下載。
下載連結:固定資產耐用年數表Excel:1個查詢折舊的檔案。
微軟相關說明頁面:編輯儲存格內容。
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