樞紐分析表教學：5個層面上手Excel強大工具

樞紐分析表教學讓你熟悉Excel這個最強大的工具，它可以快速彙總資料，一鍵產生各種分析報表，在此提供5個職場經典範例，實際個案上手職場必備技能。

一、樞紐分析表是什麼？

樞紐分析表是什麼？它又稱之為交叉分析表或數據透視表，是試算表內建的強大工具，不管是Excel或者Google試算表都有這個功能。它能將龐雜的原始資料，依照不同維度條件進行計算與彙總，再以互動表格的方式呈現，使數據脈絡與趨勢一目瞭然，讓資料顯示出價值，進而成為決策依據。

樞紐分析表英文

樞紐分析表正式英文為Pivot Table，意思是以樞紐為中心連結起來的表格。另外也會稱之為Data Pivot Table或Pivot Report，其中Data Pivot Table是強調它在資料處理分析的強大之處，Pivot Report則是反映它能夠因應管理需求快速建立分析報表。簡體中文是叫數據透視表，因為它可以從簡單的版面配置操作，輕輕鬆鬆從各個層面剖析透視大量數據的內涵。

樞紐分析表Excel

本文稍後也會介紹，樞紐在主流資料處理工具都有，例如Google試算表及WPS，不過樞紐分析表Excel最先開始，也是功能最為完備的軟體。這項工具廣泛應用於許多場景，如銷售分析Excel、採購進貨概況、費用成本分析、員工加班統計，都能藉由樞紐分析表快速完成整理與彙總，因此以下以Excel介紹基本的操作步驟。

Excel建立樞紐分析表

準備原始資料，通常是包含日期、品項、數量等欄位的表格。
插入樞紐分析表，選擇要分析的資料範圍。
拖曳欄位到「列」「欄」「值」等區域，決定分析的角度與方式。
根據需求調整格式，立即得到清晰的彙總結果。

簡單例子

例如，一家電商記錄每日銷售明細，數字看似雜亂難以理解全貌，更不要用洞察判斷。透過樞紐分析表，只需簡單拖曳欄位，立刻看出哪件衣服最暢銷、哪種顏色最受歡迎。原本繁複資料，瞬間成為清晰的統計報表，方便快速調整進貨與銷售策略。

二、樞紐分析表技巧

樞紐分析表技巧有很多，其中最重要的是原始資料規範化，因為唯有如此，才能順利建立樞紐，生成了分析表之後，接下來的大部份操作都是蠻直觀的，具體說明如下：

在數據分析的世界裡，乾淨而結構化的資料是基石。所謂「垃圾進，垃圾出（Garbage In, Garbage Out）」並非空談，許多樞紐分析表的困境，往往源自原始資料的凌亂，而非工具本身的限制，因此Excel整理不規則資料很重要。唯有資料正確，分析才能呈現價值。

所謂資料庫格式，有四項黃金法則：

每列一筆資料讓每筆記錄保持獨立性，方便篩選、排序和統計。例如銷售記錄中，每一列代表一筆交易，而非將同一天的多筆交易合併在一列。

每格一個資料避免在單一儲存格中塞入多個資訊。例如不應將「蘋果、香蕉、橘子」放在同一格，而應分成多列或多欄。這樣才能進行精確的計數和分類。

頂端有欄位名稱提供清晰的資料定義。好的欄位名稱應簡潔明瞭，避免空格或特殊符號，例如使用「訂單日期」而非「日期（下單時間）」。

欄位格式統一確保系統能正確識別資料類型。常見問題包括日期格式不一（2024/1/1 vs 2024-01-01）、數字被當成文字儲存（前面有單引號’），或是金額欄位混雜了文字符號。

實際操作時，常常是從系統匯出的報表，往往帶著合併儲存格或多餘註解，難以直接使用。此時必須先清理與標準化，包括刪除不必要欄位、翻譯標題、取消合併，並補齊缺漏資料，才能讓樞紐分析表發揮最大效用。常用Excel技巧如下：

Excel尋找與取代：快捷鍵Ctrl+H，統一將空格或多餘資料替換或刪除。

Excel取消合併儲存格：快捷鍵Ctrl+1，對齊方式>文字控制>合併儲存格。

三、樞紐分析表範例

由於樞紐是很強大的資料分析工具，不僅能快速彙總與比較數據，還能靈活套用於各種實際場景，例如人數統計表格的彙總，以下舉出十個常見樞紐分析表範例，幫助更清楚了解它的多元應用。

#	分析範例	簡短說明
1	銷售總額分析	依月份統計各產品銷售額
2	產品銷量排行	找出最熱銷與最冷門商品
3	區域業績比較	比較不同地區或分店業績
4	客戶貢獻度分析	統計客戶購買總額，找出重要客戶
5	部門費用控管	檢視各部門的支出狀況
6	員工績效統計	統計員工業績金額作績效比較
7	產品毛利分析	計算毛利率，分析產品獲利能力
8	時間趨勢分析	依週或月檢視業績變化趨勢
9	庫存進銷存分析	分析存貨是否過剩或不足
10	問卷調查數據	統計各選項的回答分布

瞭解了樞紐應用之後，接下來簡單介紹三種不同工具的建立方式，介面與選單路徑略有差異，但是核心操作是共通的，一旦掌握其中之中，其它工具很容易就可以上手，如此也更能體會它已經一套標準必學的分析工具了。

Excel:
1. 選取要分析的資料，確保是單一標題列的表格。
2. 點擊功能區「插入>樞紐分析表」。
3. 視窗中選擇新工作表或現有工作表作為生成位置，按「確定」。
Google試算表:
1. 選取包含所需資料的儲存格，每欄應該都有欄位名稱。
2. 點選工具列的「插入>資料透視表」。
3. 自動出現側邊面板，在此拖曳或選擇欄位。
WPS:
1. 選取資料範圍。
2. 依序選擇「插入>數據透視表」。
3. 對話方塊中設置完成後按「確定」。

四、樞紐分析表篩選

在資料分析的世界裡，篩選是最細緻的藝術。在此整理了Excel樞紐分析表篩選中五種常用方式，從報表到時間軸，從整體到細部，讓報表不只是數字的排列，更是洞察與結論並存的探索旅程。

篩選方式	主要用途	優點
報表篩選	全域性、整體性的篩選	簡單，適合最高層級的維度（如年份、季度）
標籤篩選	篩選特定類別項目	直覺，適合項目不多或需要精確選擇時
值篩選	根據績效或數值條件篩選	強大，快速找出前幾、達標或未達標的項目
交叉分析篩選器	互動式的儀表板篩選	能連動多張樞紐分析表，美觀、清晰、直覺
時間軸	針對日期欄位進行篩選	視覺化控制，適合時間序列報表與趨勢分析

在此簡單說明五種篩選操作方式，讀者有需要可以參考本文最後的具體範例分享。

1. 報表篩選

在樞紐分析表欄位列表中，將你想要全域篩選的欄位拖曳到「篩選」區域。
在產生的報表篩選下拉式選單中，點擊向下的箭頭。
你可以選擇單一項目，或多選（勾選「選取多個項目」），然後點擊「確定」

具體操作說明：樞紐分析表多重篩選：2種欄位模式和1個絕招。

2. 標籤篩選

點擊行標籤或列標籤旁的下拉箭頭。
你會看到該欄位所有的唯一值清單。
你可以手動勾選或取消勾選特定項目。
或者，使用「搜尋」框來快速找到特定項目。

3. 值篩選

同樣點擊行或列標籤旁的下拉箭頭。
選擇「值篩選」。
你會看到多種條件選項，例如：
- 前10項：顯示排名前N的項目（也可以改成後N項）。
- 大於、小於、等於：設定數值條件。
- 介於：設定一個數值範圍。
選擇條件後，設定比較的數值和比較的欄位（哪個數據欄位的總和或平均值）。

4.交叉分析篩選器

點選你的樞紐分析表。
在功能區的「樞紐分析表分析」索引標籤中，點擊「插入交叉分析篩選器」。
選擇你想要建立交叉分析篩選器的欄位（例如「地區」、「銷售人員」、「產品類別」）。
點擊交叉分析篩選器上的按鈕即可篩選。按住 Ctrl 鍵可以多選。點擊右上角的「清除篩選」圖示即可取消篩選。

具體操作說明：交叉分析篩選器連動：ChatGPT連線2個樞紐。

5.時間軸

點選你的樞紐分析表。
在「樞紐分析表分析」索引標籤中，點擊「插入時間軸」。
選擇包含日期的欄位。
你可以按年、季、月、日來縮放時間層級，並拖動滑桿來選定時間範圍。

五、樞紐分析表更新

在Excel建立好分析報表之後，常常會有原始來源資料變動或新增的情況，如果要重新再建立一次顯然很沒有效率，樞紐分析表也是如此，它預設不會自動更新，因此如何快速操作很值得學習。

總結而言，樞紐分析表更新有幾種方法，包括基本的手動操作和開啟檔案更新，也有比較進階的表格工具、函數公式動態範圍、Power Query等，以下介紹基本技巧，進階方法可參考文章《樞紐分析表自動更新》。

基本手動更新操作

右鍵選單更新：
- 在樞紐分析表的任意位置滑鼠右鍵。
- 選單中選擇 「重新整理」。
- 快捷鍵： 選取樞紐分析表後，鍵盤快捷鍵 Alt + F5。
功能區按鈕更新：
- 先點選樞紐分析表中的任意儲存格。
- 上方功能區會出現 「樞紐分析表分析」 的頁籤。
- 在該頁籤中，找到並點選 「重新整理」 按鈕。