Excel樞紐分析表更新:重新整理與變更資料來源

Excel樞紐分析表可以快速彙總資料,但往往報表編製好了,來源資料卻有變動。本文以子公司會計報表為例,介紹重新整理與變更資料來源,輕鬆同步更新。

上一節介紹如何建立樞紐分析表。實際操作過,應該能理解樞紐分析表,就是把特定範圍的明細資料,依據某些欄位將數字彙總起來。實務上,常常會遇到這個特定範圍的明細資料,有更新或者補充,這時候樞紐分析表已經架好,所需要的欄位格式都設定好了,再重新建立一次,只是重工浪費時間。針對這種情形,Excel其實有提供快速作法,以下介紹:

一、子公司會計報表

總公司拿到的報表,有各個子公司各個會科的本期發生金額。

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二、建立樞紐分析表

依照原始報表跑出樞紐分析表。

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三、來源資料更新

後來發現子公司提供的資料有點問題,紅字部份為更正後金額。

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四、報表重新整理

像這種狀況很簡單,只需要「重新整理」。按下箭頭的圖案拉下程式清單,可以發現這個區塊的程式集單純,而且第一個就是正常的「重新整理」程式,所以不一定要拉出清單,把滑鼠移到「重新整理」區塊,直接點選即可。

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五、樞紐分析表更新

不錯吧,一鍵更新樞紐分析表。

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六、原始資料新增

還有一種情況,原始報表的資料筆數有新增或減少,等於已經是一份新的報表。例如,新增了一家D子公司。

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七、變更資料來源

這時候有兩種方案,第一種是老方法,重新抓新的報表,完整再跑一次樞紐流程;第二種是新方法,在原有樞紐分析表的基礎上,直接改變所抓取的範圍,具體作法為:「樞紐分析表工具」、「選項」、「變更資料來源」。

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八、樞紐更新範圍

按下「變更資料來源」,Excel會跳出一個視窗,閃閃發亮的框是原來彙總範圍,功能視窗裡面是範圍的儲存格字串:「六!$A$1:$C$11」,可以直接修改這個字串成:「六!$A$1:$C$13」,也可以按一下有紅色箭頭的功能鍵,以滑鼠圈選想要重新彙總的範圍。

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九、樞紐快速更新

更改範圍後,按「確定」,原來的樞紐分析表馬上更新了,非常方便。

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善用樞紐分析表工具

這一節介紹了更新和變更樞紐分析表,有一點補充值得一提,變更範圍不侷於原來工作表,可以點選切換到另外一張工作表、甚至可以是另一個Excel檔案活頁簿上的工作表,這個大大提升了樞紐分析表的靈活性。最後,如果是拿到別人的檔案,發現裡面有樞紐,可以先把「變更資料來源」打開,瞭解這個樞紐是怎麼跑出來,有助於理解別人的編製流程。