ChatGPT問題範例在此分享實際工作個案，業務銷售資料如何快速上傳，請AI助理幫忙分析，過程中掌握2W1H的分類原則，精準提問再作筆記，內化成自己的技能。
一、應收帳款明細表
範例是一張簡化但是很具有普遍性的應收帳款明細表，欄位有地區、客戶、帳款、應收金額、應收款日。
這樣子的表格是已經很規範的資料庫格式，各個欄位都是一個特定的資料屬性，地區跟客戶分開，贊贊小屋以前有時候會看到把這兩個合在一起的報表。然後它是依照應收款日從最早到最近進行排序，如此先簡單瞭解報表結構，可以更精準地向ChatGPT提問，另外如果像贊贊小屋一樣有幫忙做Excel客製化專案，也是很有需要。
二、提供範例資料
瞭解了範例資料之後，在先前贊贊小屋ChatGPT怎麼用教學文章基礎上，已經能夠體會為何它如此熱門，既然已經有公司將AI納入求職者技能評估，那麼就把它當做是工作小助理，直接把簡化假設過的虛構範例貼到提問框中。
Open AI公司這套模型進化到可以看得懂貼上的資料，會將它轉換成圖片，整理成純粹的表格資料。另外注意到在左邊的提問歷史中，自動為這次的提問學習之旅取好標題：「應收帳款統計表」，當然有需要也可以重新命名標題，便於自己歸納。
三、請問要分析什麼？
AI助理接收到了我所傳送的資料，很快重新編製一份適合在ChatGPT討論的表格形式，體貼說了一句：
「請問你想要我幫忙分析什麼內容呢？例如依地區加總、依客戶統計、逾期應收帳款篩選等。」
很有職場萬能助理的架勢，都還沒有開口，它搶著說請問有什麼可以效勞的地方，我可以做這個、能夠做那個、可以做很多事情，就跟Excel ERP系統一樣多才多藝。
這樣的AI助理，能不愛嗎？
四、管理報表需求
既然AI開口要幫忙了，接下來先陳述一下實際工作所遇到的需求。
也許是小公司進銷存手工作業，有了先前第一步驟的明細表，作為原始資料想要編製管理報表，以地區客戶作為條件，列出來每組地區客戶的最晚收款日。
注意到Excel排序是最早到最近，所謂最近是在時間日期比較晚的意思，所以這裡的最晚收款日也能理解為最近收款日，只是剛好應收帳款是未來才會收款，用語感覺有點不太精準。
五、ChatGPT問題範例
範例資料既然提供了，想編製的管理報表也非常清楚，接下來稍微思考一下ChatGPT提問技巧，應該要怎麼問會比較好？
其實既然AI是人類自然語言模型，經過三年漫長的機器時間學習，它已經很懂得怎麼聽話跟怎麼講話了，正常語言去思考應該要怎麼表達，適當陳述問題即可。
以這裡的ChatGPT問題範例而言，可以用比較經典的2W1H方式進行思考，是什麼WHAT、為什麼WHY、怎麼做HOW，先把所有問題分成三大類，而在這裡我要的是一個結果WHAT，就把我的結果是什麼清楚表述出來：
「想要得到一張分析表，依地區及客戶作為一組條件，得到每一組條件的最近的應收款日。」
六、AI助理的報表
不愧是職場萬能助理。辦事情就是乾淨俐落：
「根據你的需求，我為你整理出一張依地區及客戶分組，取得每組最近的應收款日，分析表如下」。
仔細看那整理好的表格果然符合需求，而且跟職場優秀員工所提交的報告一樣，下方備註清楚的說明是如何編製，「這張表的邏輯是：」，總共有兩項，正是原本我這個主管下達的指示。
不僅學東西要請教ChatGPT，職場做人做事的道理，好像也該跟AI多學學。
贊贊小屋先前文章提到可以瞭解機器語言模式進行精準有效的提問，不過從這裡範例來看，似乎並不是那麼需要，它是100%聽懂了。
也許會覺得是因為範例簡單，沒什麼大不了，但即使沒有AI助理，自己設計Excel函數公式，甚至是上過VBA課程，寫程式代碼方式完成，同樣在一開始最好用簡單範例先測試看看，沒問題再用進行大量資料處理。而且所謂ChatGPT它本身也就是一個程式模型，因此函數公式跟VBA處理大量資料沒有問題，AI通常也是如此，只是生成式AI在下達指令的時候要特別說清楚。
七、如何設計公式
上個步驟提到已經很認可AI助理的能力了，但它畢竟是外部人士，基於資訊安全考量，不能真的把公司資料提交給ChatGPT。況且從最根本角度思考ChatGPT是什麼之後，贊贊小屋是把它當作跟Google一樣，是網路資料搜尋整理的學習工具，不是真的公司員工，是學習的助理，不是工作的助理。這麼講在用語上有點模糊，以具體的範例而言，我是要學習它如何做到的，而不是要它幫我做，因此進一步提問：
「想跟你一樣，根據需求整理出這樣一張表格，該如何設計Excel函數公式？」
八、多條件最大值
ChatGPT完整的回答其實提供了三個方法，它稱之為三個步驟，其中的第三個步驟最符合贊贊小屋需求：「取得每組的最近應收款日」。
仔細看是使用MAXIFS函數，它有稍微解釋這個公式，不過讀者如果常常在設計Excel公式的話，應該對於SUMIF用法不會陌生，很容易能知道這裡的公式結構類似，同樣都是多條件求特定值，只不過它是會得到最大值，並不是加總值。
此外ChatGPT也有最終結果範例，和先前第六步驟提供的表格資料內容相同，所以只要複製這個公式，貼在我的Excel上面，應該就能夠跟AI一樣厲害了。
九、MAXIFS函數用法
跟著ChatGPT完成了對話學習之旅，接下來是自己在Excel上的操作練習。
首先原本是分開的兩個工作表，為了簡單起見把兩張表格都貼到同一個工作表上面，先複製上個步驟的公式：
=MAXIFS(E2:E9, A2:A9, H2, B2:B9, I2)
然後再貼到自己的儲存格上面，適當調整參數，得到想要的計算結果：
=MAXIFS(E2:E9, A2:A9, G2, B2:B9, H2)
如果比較缺少Excel公式經驗的話，可能會覺得有點困難，公式重點是E2到E9是想要取得的範圍，而且要以G2地區和H2客戶作為一組條件，在A2到A9的地區、B2到B9的客戶進行查詢比對，在同時符合條件的E欄應收款中中取最大值。例如I2公式的條件是台北地區客戶甲，在明細表中是有第一筆跟第二筆都符合這一組條件，有2025/01/01跟2025/02/01，取最大值就是計算結果：「2025/02/01」，像這樣子的講解說明，也許可以考慮報名Excel教學課程，會有很多類似的工作範例。
十、心得筆記整理
既然是用Excel整理資料，直接在Excel中整理自己的學習之旅。ChatGPT使用攻略的筆記可以簡單分成三個欄位：提問、回答、心得。
提問部分，就跟麥肯錫經典的30秒電梯理論一樣，如何能在坐電梯30秒時間讓主管滿意，提問也是如此的一門技巧，怎麼樣把自己的問題簡單一兩句話、精準扼要的提出來。
回答部分，回到ChatGPT的本質，它是去網路上尋找所有的網站網頁資料，幫忙整理好回覆。掌握了這一點，也許就能夠反過來思考：我會想要去影響AI怎麼找資料的過程。過程改變了，結果就會改變，回答就會不一樣。常見的有角色扮演，先指派它是一位律師，或者工程顧問，其實就是希望限縮模型查找範圍，在某個主題內去尋找比較相關的內容。另外一般對於網路資料會有真確性的疑慮，那麼可以進一步追問，你這些資料哪來的，說明一下你的資料來源。
心得部分，純粹個人學習筆記。AI尚未出現之前，大家從Google大神找到很多資料，學到很多。如今AI是升級版Google，更輕鬆、更有效率、更有深度的自然對話方式汲取網路知識。至於能學到什麼、能學到多少，每個人狀況需求都不同，關鍵在於自己手上那一本筆記，每次有值得記錄的心得都記下來，日積月累，站在AI的肩膀上成為小巨人。
ChatGPT可能侷限性
從這篇文章幾次問答，ChatGPT展現了自己的能力，同時看到也許它有侷限性，依照贊贊小屋心得，可能是剛好在兩個極端的時候，AI有所不足。
對於新手小白而言，就算AI的VLOOKUP用法都寫好給你了，但是自己完全沒有在Excel寫過公式的經驗，複製貼上勉強可以，如何稍微修改卻有點苦手，抓不到要領。
對於Excel高手而言，ChatGPT是找網路上資料，那如果是網路上沒有的東西，它應該就沒辦法回答。例如贊贊小屋自己在實際工作中、在準備Excel大全集3和VBA大全集3的時候，有些東西Google找不到線索，必須自己琢磨。又或者很多專門的學術性知識只有在封閉論文裡面才有，網路上也是搜尋不到。你可以問AI，但我認為這不應該問AI，學習路徑不對，只會迷路，在問與答之間繞來繞去，再三追問，想節省時間，卻是浪費了時間。
不過老實講，這兩個極端不會造成太大問題，因為大部分人都有一定的Excel使用經驗，也沒有要真的成為Excel大師，所以ChatGPT已經很夠用了。
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