ChatGPT問題範例:掌握2W1H原則向AI助理提問

ChatGPT問題範例在此分享實際工作個案,業務銷售資料如何快速上傳,請AI助理幫忙分析,過程中掌握2W1H的分類原則,精準提問再作筆記,內化成自己的技能。

一、應收帳款明細表

範例是一張簡化但是很具有普遍性的應收帳款明細表,欄位有地區、客戶、帳款、應收金額、應收款日。

這樣子的表格是已經很規範的資料庫格式,各個欄位都是一個特定的資料屬性,地區跟客戶分開,贊贊小屋以前有時候會看到把這兩個合在一起的報表。然後它是依照應收款日從最早到最近進行排序,如此先簡單瞭解報表結構,可以更精準地向ChatGPT提問,另外如果像贊贊小屋一樣有幫忙做Excel客製化專案,也是很有需要。

一、應收帳款明細表

二、提供範例資料

瞭解了範例資料之後,在先前贊贊小屋ChatGPT怎麼用教學文章基礎上,已經能夠體會為何它如此熱門,既然已經有公司將AI納入求職者技能評估,那麼就把它當做是工作小助理,直接把簡化假設過的虛構範例貼到提問框中。

Open AI公司這套模型進化到可以看得懂貼上的資料,會將它轉換成圖片,整理成純粹的表格資料。另外注意到在左邊的提問歷史中,自動為這次的提問學習之旅取好標題:「應收帳款統計表」,當然有需要也可以重新命名標題,便於自己歸納。

二、提供範例資料

三、請問要分析什麼?

AI助理接收到了我所傳送的資料,很快重新編製一份適合在ChatGPT討論的表格形式,體貼說了一句:

「請問你想要我幫忙分析什麼內容呢?例如依地區加總、依客戶統計、逾期應收帳款篩選等。」

很有職場萬能助理的架勢,都還沒有開口,它搶著說請問有什麼可以效勞的地方,我可以做這個、能夠做那個、可以做很多事情,就跟Excel ERP系統一樣多才多藝。

這樣的AI助理,能不愛嗎?

三、請問要分析什麼?

四、管理報表需求

既然AI開口要幫忙了,接下來先陳述一下實際工作所遇到的需求。

也許是小公司進銷存手工作業,有了先前第一步驟的明細表,作為原始資料想要編製管理報表,以地區客戶作為條件,列出來每組地區客戶的最晚收款日。

注意到Excel排序是最早到最近,所謂最近是在時間日期比較晚的意思,所以這裡的最晚收款日也能理解為最近收款日,只是剛好應收帳款是未來才會收款,用語感覺有點不太精準。

四、管理報表需求

五、ChatGPT問題範例

範例資料既然提供了,想編製的管理報表也非常清楚,接下來稍微思考一下ChatGPT提問技巧,應該要怎麼問會比較好?

其實既然AI是人類自然語言模型,經過三年漫長的機器時間學習,它已經很懂得怎麼聽話跟怎麼講話了,正常語言去思考應該要怎麼表達,適當陳述問題即可。

以這裡的ChatGPT問題範例而言,可以用比較經典的2W1H方式進行思考,是什麼WHAT、為什麼WHY、怎麼做HOW,先把所有問題分成三大類,而在這裡我要的是一個結果WHAT,就把我的結果是什麼清楚表述出來:

「想要得到一張分析表,依地區及客戶作為一組條件,得到每一組條件的最近的應收款日。」

五、ChatGPT問題範例

六、AI助理的報表

不愧是職場萬能助理。辦事情就是乾淨俐落:

「根據你的需求,我為你整理出一張依地區及客戶分組,取得每組最近的應收款日,分析表如下」。

仔細看那整理好的表格果然符合需求,而且跟職場優秀員工所提交的報告一樣,下方備註清楚的說明是如何編製,「這張表的邏輯是:」,總共有兩項,正是原本我這個主管下達的指示。

不僅學東西要請教ChatGPT,職場做人做事的道理,好像也該跟AI多學學。

贊贊小屋先前文章提到可以瞭解機器語言模式進行精準有效的提問,不過從這裡範例來看,似乎並不是那麼需要,它是100%聽懂了。

也許會覺得是因為範例簡單,沒什麼大不了,但即使沒有AI助理,自己設計Excel函數公式,甚至是上過VBA課程,寫程式代碼方式完成,同樣在一開始最好用簡單範例先測試看看,沒問題再用進行大量資料處理。而且所謂ChatGPT它本身也就是一個程式模型,因此函數公式跟VBA處理大量資料沒有問題,AI通常也是如此,只是生成式AI在下達指令的時候要特別說清楚。

六、AI助理的報表

七、如何設計公式

上個步驟提到已經很認可AI助理的能力了,但它畢竟是外部人士,基於資訊安全考量,不能真的把公司資料提交給ChatGPT。況且從最根本角度思考ChatGPT是什麼之後,贊贊小屋是把它當作跟Google一樣,是網路資料搜尋整理的學習工具,不是真的公司員工,是學習的助理,不是工作的助理。這麼講在用語上有點模糊,以具體的範例而言,我是要學習它如何做到的,而不是要它幫我做,因此進一步提問:

「想跟你一樣,根據需求整理出這樣一張表格,該如何設計Excel函數公式?」

七、如何設計公式

八、多條件最大值

ChatGPT完整的回答其實提供了三個方法,它稱之為三個步驟,其中的第三個步驟最符合贊贊小屋需求:「取得每組的最近應收款日」。

仔細看是使用MAXIFS函數,它有稍微解釋這個公式,不過讀者如果常常在設計Excel公式的話,應該對於SUMIF用法不會陌生,很容易能知道這裡的公式結構類似,同樣都是多條件求特定值,只不過它是會得到最大值,並不是加總值。

此外ChatGPT也有最終結果範例,和先前第六步驟提供的表格資料內容相同,所以只要複製這個公式,貼在我的Excel上面,應該就能夠跟AI一樣厲害了。

八、多條件最大值

九、MAXIFS函數用法

跟著ChatGPT完成了對話學習之旅,接下來是自己在Excel上的操作練習。

首先原本是分開的兩個工作表,為了簡單起見把兩張表格都貼到同一個工作表上面,先複製上個步驟的公式:

=MAXIFS(E2:E9, A2:A9, H2, B2:B9, I2)

然後再貼到自己的儲存格上面,適當調整參數,得到想要的計算結果:

=MAXIFS(E2:E9, A2:A9, G2, B2:B9, H2)

如果比較缺少Excel公式經驗的話,可能會覺得有點困難,公式重點是E2到E9是想要取得的範圍,而且要以G2地區和H2客戶作為一組條件,在A2到A9的地區、B2到B9的客戶進行查詢比對,在同時符合條件的E欄應收款中中取最大值。例如I2公式的條件是台北地區客戶甲,在明細表中是有第一筆跟第二筆都符合這一組條件,有2025/01/01跟2025/02/01,取最大值就是計算結果:「2025/02/01」,像這樣子的講解說明,也許可以考慮報名Excel教學課程,會有很多類似的工作範例。

九、MAXIFS函數用法

十、心得筆記整理

既然是用Excel整理資料,直接在Excel中整理自己的學習之旅。ChatGPT使用攻略的筆記可以簡單分成三個欄位:提問、回答、心得。

提問部分,就跟麥肯錫經典的30秒電梯理論一樣,如何能在坐電梯30秒時間讓主管滿意,提問也是如此的一門技巧,怎麼樣把自己的問題簡單一兩句話、精準扼要的提出來。

回答部分,回到ChatGPT的本質,它是去網路上尋找所有的網站網頁資料,幫忙整理好回覆。掌握了這一點,也許就能夠反過來思考:我會想要去影響AI怎麼找資料的過程。過程改變了,結果就會改變,回答就會不一樣。常見的有角色扮演,先指派它是一位律師,或者工程顧問,其實就是希望限縮模型查找範圍,在某個主題內去尋找比較相關的內容。另外一般對於網路資料會有真確性的疑慮,那麼可以進一步追問,你這些資料哪來的,說明一下你的資料來源。

心得部分,純粹個人學習筆記。AI尚未出現之前,大家從Google大神找到很多資料,學到很多。如今AI是升級版Google,更輕鬆、更有效率、更有深度的自然對話方式汲取網路知識。至於能學到什麼、能學到多少,每個人狀況需求都不同,關鍵在於自己手上那一本筆記,每次有值得記錄的心得都記下來,日積月累,站在AI的肩膀上成為小巨人。

ChatGPT問題範例:掌握2W1H原則向AI助理提問

ChatGPT可能侷限性

從這篇文章幾次問答,ChatGPT展現了自己的能力,同時看到也許它有侷限性,依照贊贊小屋心得,可能是剛好在兩個極端的時候,AI有所不足。

對於新手小白而言,就算AI的VLOOKUP用法都寫好給你了,但是自己完全沒有在Excel寫過公式的經驗,複製貼上勉強可以,如何稍微修改卻有點苦手,抓不到要領。

對於Excel高手而言,ChatGPT是找網路上資料,那如果是網路上沒有的東西,它應該就沒辦法回答。例如贊贊小屋自己在實際工作中、在準備Excel大全集3和VBA大全集3的時候,有些東西Google找不到線索,必須自己琢磨。又或者很多專門的學術性知識只有在封閉論文裡面才有,網路上也是搜尋不到。你可以問AI,但我認為這不應該問AI,學習路徑不對,只會迷路,在問與答之間繞來繞去,再三追問,想節省時間,卻是浪費了時間。

不過老實講,這兩個極端不會造成太大問題,因為大部分人都有一定的Excel使用經驗,也沒有要真的成為Excel大師,所以ChatGPT已經很夠用了。


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