ChatGPT怎麼用是剛開始接觸時會有的問題,在此以Excel核對資料作為範例,介紹如何以程式語言的角度思考,增加人機對話互動的效率,讓你的AI助理更為聰明。
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Toggle一、應收帳款明細
文章範例是兩份有關聯的報表,一份是這裡看到的應收帳款明細表,另外一份是接下來待會看到的傳票明細帳。這兩份報表雖然資料不同、目的不同,但是都有一個相同的:「傳票編號」,並且都有一個最重要的金額欄位,工作中可能有需要進行兩者的資料比對。
通常會需要比對是因為兩份報表之間有實質的關聯性,並不是湊巧都有傳票編號跟金額就要檢查。以文章範例而言,公司作業流程是業務出貨給客戶,有一筆應收帳款,要把相關資料拿給會計,在公司記帳軟體中入帳,最後才會出現在財務報表中的收。因此這裡會做個註記,表示做好傳票了,將傳票號碼填入到應收帳款明細表中的「傳票編號」欄位,通常有導入系統就會自動回寫。

二、拋轉會計傳票
上個步驟提到應收帳款都要做成傳票,因此在帳款明細表會有傳票編號的記錄,現在實際來看會計所編製的傳票明細帳,會發現到在裡面完全看不到應收帳款來源資訊,因為對於公司會計而言,只要每一筆傳票都是有憑有據,到最後呈現的報表資料不一定要有應收帳款原始資料。
即使看不到來源資料的訊息,不代表報表就不需要檢查,或者沒辦法檢查。依照贊贊小屋工作經驗,不管是Excel ERP系統自動拋轉或者是手工作業記帳,不同作業流程階段的資料都有可能出問題。
例如在此很簡單可以看出來「JA-2502002」這筆傳票金額異常,業務人員那邊是「2500」,會計這邊是「2000」。姑且不論誰對誰錯,至少一定要有個方法能夠比對這兩份報表的差異情形,畢竟實際的工作資料可能是好幾百筆好幾千筆,不會是文章的簡單範例。

三、提問錯字修正
對於工作情境和文章範例資料有所瞭解之後,接下來ChatGPT官網登入尋找解決方法。一開始是以贊贊小屋自己直覺的想法輸入問題:「兩份不同的Excel工作表都一個相同欄位,如何核對兩份報表的差異?」
由於要打很多的字,難免會有筆誤,贊贊小屋送出問題之後仔細看,發現自己其實少打了一個字,本來是想要打「都有一個相同的欄位」,少了一個「有」,但是從ChatGPT的回答來看,其實並不影響,因為它就跟Google搜索引擎一樣,即使輸入一兩個錯別字,也是基於AI語言模型的Google會發現並自動幫忙修正。況且話說回來,文字收集、識別、整理,本來就是ChatGPT強項,錯別字只是小意思。
另外,回到ChatGPT的回答,方法中的VLOOKUP函數提到重點,已經是正確答案了,但是如果是一般比較沒有Excel經驗的人,看到這樣子的回答也許還是不知道該怎麼做。

四、ChatGPT怎麼用
所謂的程式語言意思是程式聽得懂的話,程式編譯器幫忙把聽得懂的話再翻譯給機器聽,ChatGPT是一台超級AI機器,雖然它最厲害的地方是很能夠聽懂人話,也很能夠講人話,但從程式語言的角度思考,如果能用它比較聽得懂話講的話不是更好,它應該會更聰明。
那麼ChatGPT的語法是什麼呢?很簡單,既然我是跟它對話,從對方講的話能夠瞭解對方的思維模式,回到根本問題:ChatGPT怎麼用,要儘量用AI聽得懂的話提問,這其實是基本道理,不管對方是自然人或者AI機器人都是相同原則。
這裡的線索是上個步驟ChatGPT整理Excel的回答,於是贊贊小屋問了同樣的問題,但是嘗試用比較接近對方的口吻:「Excel工作表1和工作表2都有一個相同欄位A,想以工作表1的欄位為查找條件,找出工作表2中符合欄位條件的資料中,另一個欄位的值。」
還沒看到AI的具體方法,先瞭解其假設:工作表1、工作表2,A欄都是產品編號,工作表2想要取出的對應欄位是B欄,例如產品名稱,依照這個類似於小公司進銷存的假設,我覺得ChatGPT真的聽懂我的話了。

五、VLOOKUP公式
其實跟大部分的教學一樣,範例對了,教學會更貼近需求。上個步驟ChatGPT的假設符合需求,再來看它實際所提出的「方法一:使用VLOOKUP」,果然就是我想要得到的答案。
如何以同一個欄位作為查找條件,找到另一個報表中其他欄位的值呢?答案就是這裡所介紹的公式,它列出了VLOOKUP用法中四個參數的說明,這樣更加瞭解了公式意義之後,也能夠進一步用自己的語言說出來它的功能。

六、實際套用公式
複製ChatGPT所提供的公式,貼到文章一開始的實際範例中,果然在會計傳票明細帳可以依照傳票編號進行比對,結果是二筆金額不同,而且同時還幫忙找出第一筆是有異常情形,這樣關於ChatGPT使用攻略又多了一項實務驗證。
這裡的「#N/A」是Excel公式常見的錯誤信息,意思是Not Available(無法取得)。以目前範例而言,G3儲存格公式會依照A3儲存格的傳票編號「JA-2502001」查找在應收帳款明細表是否有這張傳票,有的話傳回相對應資料的金額,但是很明顯並沒有這一筆記錄,因此公式計算後顯示「#N/A」,表示找不到。
也就是說,不知道為什麼會計有做這筆傳票,但是在應收帳款裡面卻沒有,有必要進一步追查原因。以範例所看到的狀況,應該是業務人員忘了維護傳票編號,經確認之後趕緊修正,避免發生衍生問題。這正是為何要比對資料的重要性,防範風險於未然,工作上必須如此嚴謹。

七、新增照片和檔案
ChatGPT回答中還有提供更進一步的範例資料,以接近表格形式呈現,因此是非常的周到全面,最後補了一句:「如你提供樣本,我也可以幫你寫好範例公式或直接改好。需要這樣的幫忙嗎?」
當然是要。
贊贊小屋很高興,馬上依照指示做好了兩個檔案,點了一下提問框左邊的加號,上傳第一個檔案成功!但是要上傳第二個檔案的時候,直接顯示要升級到ChatGPT Plus,而且從此以後提問框的加號按鈕都是反灰狀態,沒有辦法再使用,所以這個是付費用戶比較能夠享受到的功能,如此對於ChatGPT是什麼會更有概念。
原來AI機器也有點那個呀,要付費應該早點講,怎麼先說可以,最後再補上一句請付錢!


ChatGPT情境式對話
這篇文章有用到了ChatGPT受人喜愛的功能之一:情境式對話,在同一次會話中,AI能根據上下文或者說是先前的對話記錄,納入思考計算中再作回覆,類似於生活中再三追問的場景。
通常用法是針對問題的細項再做深入提問,例如這個部分再說清楚一點,文章範例是從另一個角度思考,在對話中了解AI的邏輯語言模式,因此同樣的問題嘗試以AI講話的方式提問,人機雙方有效溝通,像這樣有時候能得到比較好的回答,在此提供給讀者參考
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