用 ChatGPT for Excel 編製會計試算表，不只是填入一份固定數字，而是能用 SUMIFS 公式連結原始傳票。贊贊小屋沿用上一篇建立的 10 張會計傳票，請 ChatGPT 編製試算表、檢查借貸平衡，並故意改錯金額，確認公式會不會跟著重新計算。
一、開啟傳票日記簿，認識 ChatGPT 側邊欄
贊贊小屋先開啟上一篇 ChatGPT for Excel 增益集教學中由 ChatGPT 建立的 Excel 活頁簿，切換到底部的「傳票日記簿」工作表。表格的欄位依序是「日期」、「傳票編號」、「會計科目」、「摘要」、「借方金額」與「貸方金額」，共有 10 張傳票、20 列會計分錄。畫面上可以看到從 JV-001 股東投入資本開始，接著是購買辦公設備、支付租金、提供服務收取現金等交易。這次不再重新產生交易資料，而是直接用這份既有的日記簿，作為編製試算表的來源。
Excel 右側的 ChatGPT 側邊欄也已經開啟，頂端顯示「新對話」，下方的「建議」區列出三個項目：「彙總各會計科目餘額」、「建立科目彙總表」與「稽核傳票資料完整性」。輸入框上方的標籤是「傳票日記簿 D8 selected」，表示 ChatGPT 目前讀到的位置是「傳票日記簿」工作表的 D8 儲存格；輸入框下方有「＋」按鈕，以及顯示為「GPT-5.6 Luna」的模型選單。這三個建議剛好和目前的會計案例有關，不過贊贊小屋沒有直接點選，而是準備自己輸入更詳細的要求。
日記簿和試算表是會計工作裡兩個不同階段的表。日記簿依照交易發生的時間順序，記錄每一筆分錄，例如 10 月 1 日股東投入資本 100,000 元，就會有「現金」借方 100,000 元與「股本」貸方 100,000 元兩列。試算表則依照會計科目彙總金額，把不同日期發生的現金、應收帳款、股本等交易整理在一起，協助確認各科目的餘額與整體借貸是否平衡，也是後續編製財務報表的基礎。整個流程是先把交易寫成分錄，記入日記簿，再依科目彙總，最後編成試算表。想先看看 ChatGPT 如何用對話說明試算表的格式與作用，可以參考試算表會計。
不直接使用建議功能，是因為這三個建議分別對應科目餘額彙總、報表製作與傳票資料檢查三種不同的需求，而且沒有說明要不要保留公式。如果只要求 AI 彙總各科目的金額，結果可能只是一份數值表格，原始傳票改了，表格也不會跟著更新。對需要持續使用的會計工作來說，公式連動比單次產生的結果更重要，所以提示詞要明確要求以 Excel 公式連結原始資料，避免試算表變成一份靜態報表。
二、查看 ChatGPT 設定選單與 Codex 控制
贊贊小屋接著點選側邊欄右上角「新對話」旁邊的「⋯」，開啟設定選單。選單最上方是帳號區，顯示帳號類型「Personal」與登入的電子郵件；往下依序有「先前的對話」、「應用程式」、「技能」、「外觀」與「自訂指示」，再往下是兩個開關：「允許 Codex 控制」與「自動套用編輯」。這次畫面中，兩個開關都處於開啟狀態。
「允許 Codex 控制」和 ChatGPT for Excel 平常在側邊欄讀取、修改活頁簿的基本功能，不是同一件事。依 OpenAI 說明中心的資訊，ChatGPT 桌面版的 Codex 可以搭配 ChatGPT for Excel 增益集，操作已經開啟的 Excel 活頁簿，說明中心也提醒，如果 Codex 找不到已開啟的活頁簿，要先到增益集的「⋯」選單確認「允許 Codex 控制」已開啟，所以這個開關就和這種外部控制有關。不過，這次贊贊小屋只確認了設定選項存在、而且已開啟，並沒有實際讓 Codex 從外部操作 Excel，所以這裡只介紹設定，不把它當成已經完成的功能測試。
「自動套用編輯」也只能依畫面確認它目前是開啟的，不宜據此認定所有變更都不需要使用者授權或檢查。對初次使用的讀者來說，比較穩妥的做法，是先在測試用的活頁簿裡觀察 ChatGPT 如何修改工作表，熟悉它的編輯行為，再決定正式檔案要不要沿用同樣的設定。OpenAI 說明中心也提醒，採用輸出結果之前，要檢查公式、計算與變更的儲存格；處理重要工作時，先複製檔案，需要時才能還原。
三、重新開啟活頁簿後，找不到先前的對話
贊贊小屋在使用 ChatGPT for Excel 時，發現一個不太習慣的地方。平常使用 ChatGPT 網頁版或 Codex，先前的對話通常可以重新開啟，繼續原本的工作。這份活頁簿原本已經有 ChatGPT 的對話，但關閉 Excel 檔案、重新開啟之後，從側邊欄「⋯」選單點選「先前的對話」，畫面只出現「返回」，以及一行「找不到此活頁簿的對話紀錄。」原本使用增益集的對話，已經無法從這裡找回。
贊贊小屋原本猜測，這可能與 Excel 檔案的儲存方式有關。像 VBA 巨集需要把活頁簿儲存為 XLSM 格式，才能保留巨集程式，因此也懷疑 ChatGPT 增益集的對話，是不是沒有儲存在一般的 XLSX 檔案裡。不過，VBA 巨集與 Office 增益集是不同的技術機制，這只能作為推測，不能據此確定對話紀錄消失的原因。
另外，依 OpenAI 說明中心的說明，Excel 裡的 ChatGPT 對話與 ChatGPT 網站上的主對話是分開運作的，內容不會互相同步；說明中心在隱私與資料處理一節還提到，資料儲存在產品本機端，使用者可以在「設定」中刪除或下載資料。但公開說明沒有明確交代「先前的對話」會保存哪些紀錄、會不會跟著活頁簿檔案保存，也沒有證實 XLSX 格式就是紀錄消失的原因。因此，這次實測只能確認：重新開啟活頁簿之後，贊贊小屋在這份活頁簿的「先前的對話」裡沒有找到紀錄，它不能證明 ChatGPT for Excel 完全不支援歷史紀錄。實際使用時，不要假設儲存 Excel 檔案就會同時保存 ChatGPT 對話；重要的提示詞建議另外備份，真正需要保留的公式與工作表，則應直接儲存在 Excel 檔案裡。
四、輸入提示詞，要求 ChatGPT 建立試算表
這是本篇最重要的操作步驟。贊贊小屋在側邊欄的輸入框貼上下面這段提示詞，輸入框上方的標籤仍然顯示「傳票日記簿 D8 selected」：
提示詞｜建立試算表請讀取「傳票日記簿」工作表的10張傳票，先逐張確認借貸金額相等，若有錯誤請列出，不要直接修改原始資料。接著新增一張名為「試算表」的工作表，列出所有出現過的會計科目，欄位包括：會計科目、借方發生額、貸方發生額、借方餘額、貸方餘額。必須使用Excel SUMIFS等公式參照「傳票日記簿」，不能直接填入固定計算結果。請在最後加入合計列，檢查借方餘額與貸方餘額是否平衡。保留原始傳票日記簿，不要修改任何交易內容。完成後說明你使用的公式及驗證結果。
這段提示詞其實同時交代了三件事。第一件是驗證：要求 ChatGPT 先讀取「傳票日記簿」的 10 張傳票，逐張確認借貸金額相等，若有錯誤只列出來，不要直接改原始資料。第二件是建立：新增名為「試算表」的工作表，列出所有出現過的會計科目，並包含「會計科目」、「借方發生額」、「貸方發生額」、「借方餘額」與「貸方餘額」五個欄位，最後加上合計列與平衡檢查。第三件是公式連動：必須使用 SUMIFS 等公式參照「傳票日記簿」，不能直接填入固定的計算結果，完成後還要說明使用的公式及驗證結果。
寫提示詞時，最需要明確的是「用公式」這一點。AI 要交出一份看起來正確的數字並不困難，但那份數字不會跟著原始傳票改變，日後要追查某個金額從哪裡來，也沒有線索可循。所以這段提示詞才特別寫上不能直接填入固定計算結果，並且要求保留原始日記簿、不修改任何交易內容，讓試算表只負責彙總，原始傳票仍然是唯一的資料來源。
五、ChatGPT 自動核對傳票並新增試算表
送出提示詞之後，側邊欄的對話標題變成「傳票日記簿驗算與試…」。ChatGPT 先顯示「Preparing for workbook operation」，接著回覆「我先核對10張傳票的借貸平衡，再建立公式化「試算表」。」稍後出現「思考了幾秒」，再回覆「傳票內容已核對完成；接著新增「試算表」，並以公式連結原始日記簿。」下方列出「建立試算表並驗證」與「新增試算表」兩個執行步驟。這些文字是 ChatGPT 自己產生的執行紀錄，不是贊贊小屋輸入的提示詞。
Excel 下方的工作表分頁，在「傳票日記簿」旁邊多了一個新的「試算表」。表格第一列是深色標題，欄位為「會計科目」、「借方發生額」、「貸方發生額」與「借方餘額」，往右還有「貸方餘額」。第 2 列到第 11 列依序列出現金、股本、設備、租金費用、服務收入、應收帳款、辦公用品、應付帳款、水電費，以及「業主往來／股東提款」共 10 個會計科目。第 12 列是合計：借方發生額 215,000 元、貸方發生額 215,000 元、借方餘額 146,000 元。第 14 列是「平衡檢查」，結果顯示為「平衡」。
試算表為什麼要同時有發生額與餘額，是這裡很值得補充的會計觀念。發生額是某個科目在統計期間內，所有借方交易或貸方交易的合計；餘額則是借貸互相抵銷之後所剩下的金額。以這次的「現金」科目為例，借方發生額是 128,000 元，貸方發生額是 54,000 元，兩者相抵之後，借方餘額就是 74,000 元，也就是 128,000 元減 54,000 元。需要注意的是，試算表的借方欄位不一定代表資產，貸方欄位也不一定代表負債，借貸只是記錄的方向，科目的性質要另外判斷；例如費用通常增加在借方，收入通常增加在貸方。另外，這次的模擬資料從零開始，所以發生額可以直接用來計算餘額；如果是已有期初餘額的正式帳簿，就不能忽略期初數。
建立報表之前先檢查傳票，也是會計工作常見的原則。試算表是從日記簿彙總出來的，如果傳票本身漏記，彙總結果也會跟著出錯。假設有一張購買設備的傳票，只記了設備借方 30,000 元，沒有記相對應的現金貸方，即使 SUMIFS 能正常執行，也無法補回漏掉的分錄。這次的提示詞要求保留原始日記簿，ChatGPT 也確實新增了獨立的工作表，沒有直接改寫傳票，之後想從試算表的金額回頭查原始交易，也比較方便。不過，畫面上只有 ChatGPT 回覆「傳票內容已核對完成」，並沒有逐張傳票的檢查報告，所以「ChatGPT 說已經核對」和「贊贊小屋已經自己逐張驗證」是兩件事。此外，試算表裡的「業主往來／股東提款」是 ChatGPT 自己選的科目名稱，要依公司的組織型態判斷；以股份有限公司來說，股東領取款項不一定能直接當作業主提款處理。AI 產生的會計科目，仍然需要由財會人員確認是否適用。
六、檢查 SUMIFS 與 MAX 公式
贊贊小屋接著選取「試算表」的 C3 儲存格，也就是「股本」的貸方發生額，Excel 上方的公式列顯示：
Excel公式｜試算表 C3=SUMIFS(傳票日記簿!$F$2:$F$21,傳票日記簿!$C$2:$C$21,$A3)
右側側邊欄也同步列出 ChatGPT 的說明：新增了「試算表」工作表，範圍是「試算表 A1:E14」，並分別寫出借方發生額公式與貸方發生額公式。借方發生額公式加總的是「傳票日記簿」E 欄的借方金額，貸方發生額公式加總的是 F 欄的貸方金額，兩者判斷科目的欄位都是 C 欄的會計科目，條件則是試算表同一列 A 欄的科目名稱。
SUMIFS 用法可以想成「依條件加總」：從「傳票日記簿」F2 到 F21 的貸方金額中，找出 C2 到 C21 的會計科目等於試算表 A3「股本」的那幾列，把金額加起來。股本在日記簿裡只有一筆貸方 100,000 元，所以 C3 顯示 100,000。公式裡的 $ 是絕對參照，把原始資料的範圍固定住，複製公式時範圍才不會跟著位移；$A3 只固定 A 欄、列號可以變動，因此同一套公式往下複製，就能算出其他科目。
查看活頁簿檔案可以發現，「借方餘額」與「貸方餘額」兩欄用的是 MAX 函數，例如第 2 列的 D2 是 =MAX(B2-C2,0)，E2 是 =MAX(C2-B2,0)。意思是借方發生額大於貸方發生額時，差額放在「借方餘額」，否則顯示 0；貸方餘額則反過來計算。以現金為例，借方大於貸方，所以 D2 顯示 74,000 元、E2 為 0；股本是貸方大於借方，所以貸方餘額顯示 100,000 元。這樣借方餘額與貸方餘額分別放在不同欄位，不用靠單一欄位的正負數表示方向，讀起來也更接近一般試算表的樣子。第 12 列的合計則是用 SUM 加總各欄。
七、檢查 IF 公式與試算表平衡
最後一個檢查的是「平衡檢查」那一列。贊贊小屋選取 B14 儲存格，公式列顯示：
Excel公式｜試算表 B14=IF(D12=E12,"平衡","不平衡")
D12 是借方餘額合計，E12 是貸方餘額合計，兩個金額相同時，B14 顯示「平衡」，不相同就顯示「不平衡」。右側側邊欄的「試算表驗證」也列出 ChatGPT 的檢查結果：借方發生額合計 215,000，貸方發生額合計 215,000，借方餘額合計 146,000，貸方餘額合計 146,000，差額 0，平衡檢查結果為「平衡」，範圍是「試算表 A12:E14」。第 14 列另外還有一個差額欄，檢查活頁簿檔案可以看到，它的公式是 =D12-E12，也就是借方餘額合計減貸方餘額合計。
這些數字可以自己用傳票金額逐科目加總來核對。例如現金的借方有 JV-001 的 100,000 元、JV-004 的 18,000 元與 JV-006 的 10,000 元，合計 128,000 元；貸方有 JV-002 的 30,000 元、JV-003 的 12,000 元、JV-008 的 5,000 元、JV-009 的 3,000 元與 JV-010 的 4,000 元，合計 54,000 元，和試算表的結果相同。其他科目也能用同樣方式核對，確認試算表上的借貸發生額各為 215,000 元，借貸餘額各為 146,000 元。
不過，這份公式有兩個限制要先知道。第一，ChatGPT 建立的 SUMIFS 使用固定範圍，例如 $E$2:$E$21，只涵蓋「傳票日記簿」第 2 列到第 21 列。依公式範圍判斷，超出第 21 列的新分錄不會被自動納入，這次沒有實際新增分錄來測試。如果日後要持續新增傳票，應該另外檢查公式範圍能不能自動擴充，例如改用 Excel 表格的結構化參照。第二，借貸平衡只能證明帳面上兩邊的金額相等，不能證明科目分類與交易內容完全正確；即使借方和貸方都記錯了科目，只要金額相同，試算表還是可能顯示「平衡」。
八、修改傳票金額，驗證試算表公式連動
公式有沒有真的連動，最直接的方法就是改改看。贊贊小屋回到「傳票日記簿」，選取 E2 儲存格，也就是 JV-001 股東投入資本的「現金」借方，把原本的 100,000 元改成 10,000,000 元，公式列顯示的內容是 10000000。同一張傳票的「股本」貸方 F3 仍然保留 100,000 元，所以這張傳票借方與貸方相差 9,900,000 元。
複式簿記要求每張傳票的借貸金額必須相等，其中一方被修改而另一方沒有跟著調整，就會產生不平衡。這次是刻意製造錯誤，目的是驗證試算表的公式能不能偵測到異常。
接著贊贊小屋切換到「試算表」。畫面上沒有開啟 ChatGPT 側邊欄，選取的 B2 儲存格公式列仍然是前面看到的 SUMIFS，它加總的是「傳票日記簿」E 欄的借方金額。現金的借方發生額已經自動變成 10,028,000 元，借方餘額變成 9,974,000 元；借方發生額合計變成 10,115,000 元，貸方發生額合計維持 215,000 元；借方餘額合計變成 10,046,000 元，貸方餘額合計維持 146,000 元。第 14 列的「平衡檢查」從「平衡」變成「不平衡」，差額欄顯示 9,900,000。
| 檢查項目 | 修改前 | 修改後 |
|---|---|---|
| 現金借方發生額 | 128,000 | 10,028,000 |
| 借方發生額合計 | 215,000 | 10,115,000 |
| 貸方發生額合計 | 215,000 | 215,000 |
| 借方餘額合計 | 146,000 | 10,046,000 |
| 貸方餘額合計 | 146,000 | 146,000 |
| 借貸差額 | 0 | 9,900,000 |
| 平衡檢查 | 平衡 | 不平衡 |
這次最有價值的觀察，是整個重新計算的過程，不需要再請 ChatGPT 處理。原始傳票的金額一改，Excel 就用原本建立好的公式更新試算表，IF 函數也把檢查結果改成「不平衡」，這證明 ChatGPT 建立的不只是一次性的報表，而是一份可以持續運算的工作表。不過，這個檢查也有界線：它能發現借貸總額不相等，卻找不出所有的會計錯誤。例如借方與貸方同時多記了相同金額，或兩邊都記到錯誤的科目，試算表仍然可能顯示平衡。每張傳票的逐張核對，以及會計科目是否合理，還是需要額外檢查。
ChatGPT 建立公式化試算表，會計工作仍需要人工覆核
上一篇贊贊小屋讓 ChatGPT 從空白活頁簿建立 10 張傳票，這一次往前走了一步：同一份傳票交給 ChatGPT，請它用 SUMIFS 彙總各科目的發生額，用 MAX 算出借方與貸方餘額，再用 IF 自動檢查試算表是否平衡。實測下來，最讓人放心的並不是 215,000 元這個一次性的結果，而是把 JV-001 改成 10,000,000 元之後，試算表自己重新計算，並且清楚標出「不平衡」，想追查時也有公式可以一格一格往回看。
不過，公式建立成功只是第一步。這次沒有找回的對話紀錄，提醒贊贊小屋重要的提示詞要自己另外保存；固定範圍的 SUMIFS，意味著新增傳票時必須回頭確認公式範圍；平衡的試算表，也不代表每個科目都用對。把 ChatGPT 當作能快速打好底稿、而且保留公式線索的助手，再由財會人員檢查資料來源、科目性質、公式範圍與最後數字合不合理，ChatGPT for Excel 才會成為會計工作裡實用的幫手。
