試算表會計：ChatGPT給的1個自動化Excel範本

試算表會計是許多中小企業與個人創業者常用的記帳方式，透過ChatGPT生成的自動化Excel範本，可以快速建立基本帳務架構，從分錄輸入到報表整理一次完成，讓日常作帳流程更有效率。

一、試算表格式作用

假設整個月的傳票都已經編製入帳，依照一般會計作業流程，要開始準備編製財務報表。過程中，通常會有一份試算表，想要具體瞭解其作用，可以提問ChatGPT如下：

「請問試算表的格式及作用。」

因為要實際作業，提問時已經包含了希望有格式，AI回答也是如此：試算表用來檢查帳務正確性、為準備進一步財報的工具，有提供範例格式，將滑鼠游標移到格式範例的右上角，可以輕鬆「複製表格」。

二、期初與期末餘額

直接把上個步驟的表格複製貼上到Excel，同時進行適當的擴充。由於會計科目會隨著傳票交易而有所變動，因此加入「期初餘額」跟「期末餘額」，如此便是基本的變動表結構：期初餘額＋借方金額－貸方金額＝期末餘額。

再看一下目前活頁簿中的工作表，有會科清單、會科對照、日記簿、分類匯總，加上這篇文章主要介紹的試算表，如此是會計流程最基本的帳務部分。

三、ChatGPT提交圖片

回到ChatGPT的說明，有提示表格的格式重點，其實也就是試算表的主要作用，有會計科目、借方、貸方，而且借方跟貸方的借貸合計必須相等，表示帳務平衡無誤。所以常常聽到會計人說「不平」，代表借方沒有等於貸方，違背了最基本的借貸法則：有借必有貸，借貸必相等。

另外這裡精簡扼要提出試算表三大作用：檢查帳務平衡、整理帳戶餘額、提供報表基礎，這些都是會計學原理的基本概念，很有參考價值。不過在此還是希望回歸到Excel操作，所以直接將上個步驟的表格複製成圖片，在提問框中貼上。

四、AI解讀報表結構

從ChatGPT的回答得知：現在AI不僅可以輕鬆「看到」圖片，厲害的是還能看得懂！

首先它會知道這其實是先前提供過的試算表，格式做了修改的進階版，目前整個活頁簿已是相當完整的電子帳系統結構，有會計清單、日記簿、分類匯總、試算表等工作表，然後開始進行詳細的說明。

五、Excel自動化版本

ChatGPT提出試算表有四個主要作用，前三個偏向於觀念性說明，第四項是本篇文章比較希望達到的目的：自動化應用，能夠隨時更新，形成一個半自動的ERP試算流程。

接著ChatGPT貼心建議是否希望設計成自動化版本，重點是帶有公式，可以達到三個作用：借貸合計對比、期末餘額帶出、期初自動帶入。對於這麼一個令人心動的提議，回應當然是「好的」。

六、欄位公式設計

ChatGPT果然依照報表結構，提供精準的儲存格公式，例如在E欄的期末餘額：「=IF(SUM(B2:D2)=0,””,B2+C2-D2)」，還有C5的借方合計：「=SUM(C2:C4)」、在D5的貸方合計：「=SUM(D2:D4)」。

仔細看公式，AI完全依照所提供的截圖設計表格公式，除了簡單的SUM加總之外，還會依照情況進行IF邏輯函數的判斷。所以確實是有了AI之後，不用再擔心Excel函數苦手，只要截圖，幫你把公式設計到好。

七、工作表進階整合

上個步驟的公式是試算表資料本身的編輯，接下來，報表編製完成之後要進行資料檢查，例如借貸是否平衡：「=IF(C5=D5,”✅ 試算平衡”,”⚠ 借貸不符”)」，又或者是帶入其它工作表資料：「=IFERROR(VLOOKUP(A2,’分類彙總’!A:E,3,0),0)」。

這些通常是Excel函數入門之後會設計的常見公式，並不會太複雜，但是非常實用，不僅在目前的試算表很適合，在其它報表也是很大的發揮空間。

八、試算表會計範本

試算表會計是AI應用很好的一個方向，可以建立基本知識，瞭解相關實用技能，還能進一步直接得到範本。在本篇文章前述基礎上，既然AI知道要在哪個地方輸入公式，也知道工作表的結構，如果能夠直接提供檔案，省去自己複製貼上的動作，豈不更好！

目前AI確實能做到如此，可以看到ChatGPT真的做好了「下載試算表自動化範本.xlsx」，點一下便能取得Excel檔案。不過生成Excel檔案會耗費較多的計算資源，免費帳戶要等待一段時間，甚至可能沒辦法順利完成。贊贊小屋當時是Plus付費會員，也許因此相當順利，這正是支付AI費用的好處。

九、試算平衡檢查

開啟下載的檔案，在這個試算表工作表中，看起來很像是贊贊小屋所提供的截圖報表，包括外觀樣式、表格結構、欄位資料，完成度至少有八成。重點是，確實寫好了公式，例如在期末餘額的最後一列，有檢查試算平衡的IF判斷函數：「=IF(C5=D5,”✅ 試算平衡”,”⚠ 借貸不符”)」。

AI聊天機器人的進階應用

這篇文章可說是AI聊天機器人的進階應用，剛開始，以文字問答方式與AI互動，現在隨著相關技術不斷推陳出新，如同本文範例直接截圖作為提問，完全不用再斟酌文字。另一方面，ChatGPT則是直接提供檔案，不用再複製貼上，方便許多。

這樣的發展進化，不過是短短幾年，由此，對於未來可能的進一步飛躍，有了更多的想像與期待。

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