AI會計科目整理：1份ChatGPT做的會科代碼表
AI會計科目整理是實務可行的應用之一，因為財務作業流程中，會科代碼表是最根本的參照資料。本文介紹如何運用ChatGPT幫忙整理，得到1份規範的基本檔。
一、原始檔案資料
範例是Excel檔案上已經有的會計科目資料，來源自營所稅申報書表。這份資料經過初步整理，仍然不是很規範，無法直接作為方便引用的會科代碼清單。希望藉助ChatGPT幫忙整理，同時也藉此瞭解會計AI工具應用的可能性。
二、複製資料貼上
將上個步驟會計科目的表格部分複製後，在ChatGPT新聊天的提問框中直接貼上，AI會同時接收到複製區域的圖片及資料。
由於ChatGPT在處理圖片素材時需要較多的計算資源，而免費帳戶有額度限制，以本篇文章範例而言，其實只需提交資料部分即可，想節省額度，可以將圖片點掉，這也是算ChatGPT提問技巧的小撇步。
三、確認需求與格式
ChatGPT回覆很專業，提到上傳的圖片是一份完整的會計科目對照表，可見得目前AI已經能分析圖片內容並進行處理，這個功能也能應用在公司作帳流程的其他階段，不過本篇文章並沒有要探討這個部分，而是專注於會科資料的整理。
接下來繼續解讀ChatGPT的回答，它能夠進行Excel、Word、HTML等格式的轉化。贊贊小屋最終確實是希望獲得Excel檔案，不過還有些要修改的地方，因此接著提出具體需求：
「先幫我整理成一般表格，直接呈現在對話中，可能會修改，確認之後再輸出。」
四、表格欄位形式
依照上個步驟的請求，聰明的ChatGPT會計應用開始啟動，瞭解到接下來可能需要多次修改與討論，因此它聰明地建議先以一小部分資料作為確認範例，避免來來回回篇幅過長，這種方式符合一般大量資料處理的實務方法。
重新整理需求後，期望最終表格有三個欄位：會科、分類、代碼。最重要的是希望代碼具有統一規範，以財務報表的科目類別作為編碼原則，因此提出具體說明：
「希望有三個欄位：財報分類、科目名稱、編號/代號，財報分類是依照1資產2負債3權益4收入5成本6費用7其它收入8其它支出9所得稅這九個項目歸類。」
五、統一會科代碼
反應迅速的ChatGPT立刻明白需求，重新敘述了財報九大分類，並且附上範例，確實就是贊贊小屋所希望的格式。不過，欄位名稱和編碼原則仍有可優化之處，因此酙酌ChatGPT問問題技巧之後，再進一步提出修改意見：
「這樣可以，但是幫我將「編號/代號/」改成「會科代碼」，並且統一將會科代碼設定為四碼，例如：營業收入總額4100、銷貨退回4200、薪資支出6110。」
六、命名與編碼規則
這裡的回答維持一貫風格，內容既符合上下文也具有延續性，首先正面肯定：「非常好，你的規劃非常清楚。」依照贊贊小屋的經驗，只要問題沒有太離偏主題，通常都會正面回應，甚至主動補強內容， 這應該是AI內定的回應機制，如此對於ChatGPT怎麼用也會更有心得。
為了慎重起見，ChatGPT再度整理目前需求重點，以清楚的方式呈現最終表格格式、命名規則與代碼範例，列出九大分類的對應項目，例如資產、負債、權益等，整體規劃有條有理、脈絡清楚。
七、AI會計科目整理
AI會計科目整理不僅僅是單純的資料轉化，更可以進行很有啟發性的問答。因為編碼原則的訂定，其實並沒有那麼容易，要考慮在分類上是否能涵蓋通常範圍，也要衡量公司實際會遇到的狀況，更要保留未來可預見的變化空間，因此實際在設定的時候，通常都要有充分的討論跟規劃。
本文跟AI的對話如同在開會，AI提出來有兩個可以酙酌的地方：是否要自動連續編號，是否要跟原始資料有所對應，這是屬於ChatGPT使用攻略中協助方案擬定的部份。
雖然這只是草擬階段的對話，沒有打算正式的深入研究，但是已能感受到AI的專業與投入。同樣地，贊贊小屋也認真回應，確認要連續編號，也要保留原始資料的對應性。此時整體討論已接近完成，具體向ChatGPT提出如下：
「1.希望自動連續編號。2.是要相對應，不過因為費用科目很多，請設置成10→6110、11→6111，避免到6190就編不下去了。請生成所有科目表格」
八、生成資料來源
定稿前，ChatGPT再次確認資料來源，是要採用標準會計科目表，還是以贊贊小屋提供的資料檔案為主。
AI顯然理解財報與稅報之間的差異，一般情況會建議使用財報的標準會計科目。然而贊贊小屋這裡是以稅報為主，因此堅定回覆要以自行提供的資料為準，不需要加入其他參考資料，而且希望生成Excel檔案，這是屬於ChatGPT檔案下載的應用，具體提問內容：
「依照之前給的資料來源生成，不要自己加入其它來源的科目，請生成完整表格，同時提供Excel檔案。」
九、問題回饋修改
終於，有了Excel檔案。不過實際開啟後，發現只有費用科目，因此再根據AI的回答進行補充與修正，希望ChatGPT整理Excel的部份能更加完善。這部分在文章中不再詳述，在先前多次對話的基礎上，讀者應該能瞭解會是如何進行。其中的補充提問之一如下：
「怎麼只有費用科目？還是我再給你一次資料？」
十、完整會計科目表
最終得到了完整的會計科目Excel檔案，分為財報分類、科目名稱、會科代碼三個欄位。稍微檢視內容，可見分類如資產（現金、銀行存款）、負債（短期借款、應付票據）等，皆是符合預期。
進一步利用篩選功能檢查代碼設計，確實符合原先設定的編碼原則，成功完成這次ChatGPT任務，過程中也會對於公司作帳流程有更具體的領悟。
如何讓AI參與協作
其實最終得到的資料並不複雜，不透過ChatGPT，直接在Excel中整理也許更快。然而最大的收穫不在結果，是過程中AI展現的理解與協作能力。
ChatGPT如同一位經驗老到的會計人員，不僅具備基本會計觀念，瞭解財務分類邏輯，也懂得在生成前充分討論確認需求。整個過程如同實際的工作流程，有條不紊、專注細節，令人驚嘆AI的成熟與強大，更期待它在其他領域的應用，例如發票辨識系統便是蠻不錯的可行方案。
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