會計傳票電子化：會計傳票一定要印出來嗎？

會計傳票電子化是企業無紙化的可行方案，不少人疑問「會計傳票一定要印出來嗎？」本文說明合適作法，提供法規內容，幫助公司有效優化流程與效率。

一、會計傳票一定要印出來嗎？

會計傳票一定要印出來嗎？其實不用了，只是有三個要特別注意的地方：仍然要遵守會計處理程序、必須有適當的資料儲存方式、符合憑證保存年限管理，以下分別說明：

1.會計處理程序

取得原始憑證後，將相關資料輸入系統並驗證正確性，再依序編製記帳憑證、會計帳簿及財務報表。輸入會計資料須經書面或電子授權，可用密碼權限控制取代簽章。發現錯誤，應經審核並保留紀錄，確保會計資料的真實與可追溯性。這些實務流程，也是公司會計懂這些就夠了的基本程序。

2.資料儲存方式

商業得以電子方式輸出或儲存會計憑證、帳簿及財務報表等資料。採用電子媒體時，應確保儲存安全與完整性，包括建立內部控制制度、權限分工及資料備份機制。財務報表之編製仍須依《商業會計法》辦理，以維持法定一致性與可比性。

3.憑證保存年限

依規定，資料儲存媒體內的會計憑證除需永久保存或涉及未結會計事項外，應於年度決算終了後至少保存五年；至於會計帳簿與財務報表，則應保存十年以上，這等於是公司作帳流程的最後階段。若涉及尚未結清之會計事項，則不受保存期限限制，以確保查核與追蹤所需的完整資料可供調閱。

二、會計傳票電子化

會計傳票電子化是財務數位轉型最基本方案，只要建立完善內控、授權與備份機制，傳票可全程電子化處理，既符合法規，也能提升會計作業效率。所以會計人不僅要具備基本的會計恆等式概念，也要瞭解目前企業實務的操作流程。

相關的法律規範是《商業使用電子方式處理會計資料辦法》，在此列表簡述條文內容：

三、法規全文內容

法規名稱：商業使用電子方式處理會計資料辦法

公發布日：民國 85 年 09 月 11 日

修正日期：民國 108 年 06 月 13 日

發文字號：經商字第10802412800號 令

法規體系：經濟部商業發展署

第1條 本辦法依商業會計法第四十條第一項規定訂定之。

第2條 本辦法用詞定義如下：

      一、會計資料：指會計憑證、會計帳簿、會計科目及財務報表等。

      二、資料儲存媒體：指採用電子方式處理時，存放會計資料所使用之磁碟、磁片、磁帶、

          光碟片、積體電路晶片、電腦、自動化機器設備或其他媒介物。

      三、會計軟體：指用於處理會計資料之電子應用程式。

第3條 商業使用電子方式處理會計資料，應建立內部控制，以確保電子硬體、軟體、資料儲存

  媒體及會計資料之安全、正確、完整性。

      前項內部控制應以書面規範下列事項：

      一、組織適切分工。

      二、會計軟體及資料檔案使用權限之管理監督。

      三、會計軟體變更之授權與監督。

      四、會計資料輸入、處理及輸出之核驗。

      五、資料備份之儲存及維護。

第4條 電子方式處理會計資料之程序如下：

      一、取得或給予原始憑證。

      二、輸入及驗證會計資料。

      三、編製記帳憑證、會計帳簿、財務報表等。

第5條 使用電子方式處理會計資料之商業，其會計資料輸入之授權，應以書面或電子方式為之；

  記帳憑證及會計帳簿，得經由權限密碼設定之控制程序替代負責人、經理人、主辦及經辦會計

  人員之簽名或蓋章。

第6條 使用電子方式處理會計資料，如發現錯誤應經審核後輸入更正之，並作成紀錄。

第7條 商業之會計憑證、會計帳簿及財務報表等，得以電子方式輸出或以資料儲存媒體儲存。

第8條 使用電子方式處理會計資料之商業，其財務報表應依商業會計處理準則之規定辦理。

第9條 資料儲存媒體內所儲存之各項會計憑證，除應永久保存或有關未結會計事項者外，應於年

  度決算程序辦理終了後，至少保存五年。

      資料儲存媒體內所儲存之各項會計帳簿及財務報表，應於年度決算程序辦理終了後，至少

  保存十年。但有關未結會計事項者，不在此限。

第10條 使用電子方式處理會計資料之商業，應編定會計資料處理作業手冊，並配合處理作業之

   變動隨時更新。

       會計資料處理作業手冊應妥為保管，有關之經辦或主辦會計人員如解除或變更職務時，

   應列入移交。

第11條 前條會計資料處理作業手冊應載明下列事項：

       一、以電子方式處理會計資料之操作程序。

       二、輸入、輸出資料之格式。

       三、會計資料控制之方法，包括會計資料之輸入、

           處理、輸出及存取之控制。

       四、會計項目代號與其中文名稱對照表。

       五、錯誤資料之處理程序。

       六、資料備份及復原之程序。

第12條 商業使用會計軟體之基本功能應包括下列內容：

       一、會計項目之建檔。

       二、記帳憑證之登錄。

       三、會計資料之檢查及控制。

       四、會計分錄之過帳。

       五、各種帳冊、表單與財務報表之顯示及列印功能。

第13條 使用電子方式處理會計資料之商業，應定期對其會計處理系統進行稽核。第14條 本辦法自發布日施行。

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