會計AI工具：NotebookLM合併2份會科PDF檔

會計AI工具有很多的應用場景，其中之一是文件的重組整合。本文以營所稅申報書表為例，介紹如何利用NotebookLM合併2份會科PDF檔案，幫忙建立會計科目清單。

一、建立新的筆記本

假設現在有兩份含有資料的PDF文件，都是稅報的申報表格，依照公司作帳流程想要進行整合，雖然也有其他工具可以使用，但是像這種情況，第一個想到的是NotebookLM，它剛好符合這樣的特性：以使用者所提供的多個來源進行AI資料處理。

登入NotebookLM網頁，上方是公開分享的筆記本，下方是自己建立整理的個人筆記本，這篇文章要進行的操作是左下角的「建立新的筆記本」。

在「新增來源」頁面會很清楚瞭解選取NotebookLM是什麼的特性，不像一般AI工具是以整個網路作為資料庫，它是完全以自己選擇的來源進行資料整合，包括電腦內部檔案、自己所擁有的文件，還有外部的網站、YouTube影片，還可以來自於Google雲端硬碟，或者是直接複製貼上。

如同前面所述，目前已經有自己的PDF文件，因此選擇「請將檔案拖曳到這裡」。另外也有比較方便的做法，直接點選「選擇檔案上傳」，兩者目的相同，都是要將檔案提交給AI。

延續上個步驟，出現檔案總管視窗，在此選擇文件所在位置，本文範例是電腦桌面，可以用滑鼠圈選範圍，一次選擇「第一頁」和「第三頁」兩份營所稅結算申報的PDF文件，接著按一下右下角的「打開」。

會計AI工具需求之一是希望以自己的來源為主，因為大部份會計作業都是以原始憑證為基礎，傳票和財報都是以自己的資料來源進行編製，而NotebookLM的特性正是如此，它完全以自行選擇的來源為範圍，運用強大的AI運算進行處理，因此有許多會計工作表可以借助這個工具。

以文章範例而言，有了稅務申報書表作為來源之後，於是NotebookLM台灣稅法的應用開始，會立即依照來源狀況建立筆記本，並且在左上角看到已經幫筆記本取好了名稱：「營利事業資產負債科目編號」。左邊的欄位是目前的資料來源，右邊則是AI對話框，有先幫忙自動做了內容摘要。

前置作業好了之後，在此提出實際需求：

「整理一份會計科目清單。」

雖然提問很清楚，想要一份會計清單，但也許是原本就有兩個PDF資料來源，每份文件裡面又分成不同類別性質的表格，所以NotebookLM仍然是將回答分成幾個表格提供。

為了能夠得到更理想的結果，所以稍微運用ChatGPT問問題技巧的策略，在此進一步提出需求：

「你現在這些科目分散在幾個不同表單，可以把它們都整合成同一張表格嗎？」

即使已經進一步提出需求說明，NotebookLM再次整理後的資料仍不理想，光看它的說明就知道事情不太妙，並沒有乾淨利落完成我的願望。

這就是所謂的AI提問失敗，可能是資料內容本身較為複雜、提問不夠精準充分，也有可能是AI原本就無法處理，或者選錯了適當的AI工具，也許可以考慮ChatGPT寫程式的方法，改用不同角度切入。

雖然初步使用NotebookLM沒有百分之百得到結果，至少也有七八成了，點選回答內容左下角的「複製」，把目前資料先複製起來。

另外，這裡贊贊小屋有試著從另一個方向整理資料，參考ChatGPT使用攻略的作法，先前是將兩份表格的所有內容合併在一起，現在是依照特定規則取得部分資料再組合起來。具體提問如下：

「將所有表格的科目名稱跟編號/代碼提取出來，整合一個只有兩欄的表格」

從NotebookLM的回答和部分整理好的的資料可以見得，雖然並不是周全的方法，但同樣能達到七八成效果。

最後，將兩種提問方法得到的資料分別複製，逐一貼上到Excel不同的工作表。由於是複製AI某次回答的全部內容，會有一些生成時的說明段落，這部分在Excel不難處理，刪除或篩選掉都可以，甚至也可以嘗試ChatGPT整理Excel繼續進一步的操作。

這篇文章希望透過NotebookLM把兩份申報書表整合起來，過程中並不完美，最後還是必須回到Excel手工處理。於是可能會想，本來就只有兩份資料，而且已經是表格形式，要在Excel直接整合也不是太複雜，只是要花點功夫，那又何必繞這麼一圈。

使用AI的好處，就像程式設計一樣，它可以執行大量重複工作、處理大量資料。所以不只是兩份，五份、十份，都可以照這篇文章的流程，讓AI先幫忙處理較麻煩的初步整合，最後再手工優化。更有經驗之後，甚至再嘗試不同方法讓AI進行最後優化，勢必能有效縮短作業時間，因此仍然值得學習與參考。

再換句話說，AI都是多功能的通用型工具，同時又各有特色，因此學了一項AI，等於多了一把不同的瑞士刀，例如NotebookLM語音摘要便是很好用的特色功能，讀者有興趣可以試看看。

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