過帳是什麼？ChatGPT的3種方法學會過帳範例

過帳是什麼？它是會計作業流程的關鍵步驟，把交易紀錄依照科目匯總，作為編製財報的基礎。本文介紹分錄自動過帳的3種方法，利用ChatGPT學會過帳範例。

一、傳票分錄明細表

想利用AI瞭解特定的Excel技巧，必須稍微思考如何有效傳達訊息，為避免文字敘述不夠精確或過於冗長，最快速最直接的方法：複製貼上。例如這裡是一部分具有代表性的會計傳票分錄，直接貼上到ChatGPT提問框中，這算是最基本的會計AI工具操作。

不過在此補充，雖然AI都有帳號登入的機制，本質上仍然是網路空間，因此要避免上傳真實的公司資料，這是在使用AI和複製貼上時要特定留意的地方。

二、公司作帳流程

將傳票明細提供給AI之後，ChatGPT如同搜尋引擎優化SEO一樣，會嘗試理解提問者的搜尋意圖。當使用者提出問題，它會先推測提問的重點與目的，因此會先簡單說明：「這是一份標準的會計分錄明細表」，接著列出常見的延伸應用。

從AI回答可以反過來推知，通常使用者希望能製作成Excel會計日記簿、各科目明細帳、試算表、簡易損益表與資產負債表等，這些都是公司作帳流程的一部份。不過，在此並不是要ChatGPT直接幫忙製作，而是希望知道如何更有效進行Excel相關操作，因此提問如下：

「將各筆分錄中的科目，分別過入各自的分類帳（如現金帳、應收帳款帳等），以便後續彙整與查詢。這個作業如何透過Excel比較有效率的進行。」

三、過帳是什麼？

過帳是什麼？簡單說是從傳票到帳冊的操作，把每天依照原始憑證所紀錄的資料，審核無誤，正式搬移過到科目分類帳簿的流程。上個步驟提出這方面需求之後，AI總結非常精確：「這正是會計從日記簿->總分類帳的關鍵步驟」，還幫這個主題取了一個簡潔標題：「分錄自動過帳」，整理出三種從簡單到進階的實用方法。

其中的「方法一」確實最簡單，只要有基本Excel操作經驗的都會：先篩選再複製貼上。這其實也不用AI特別說明，不過這裡的ChatGPT會計應用仍然貼心列出方法的優缺點。對新手而言，簡單直覺的優點很容易理解，至於缺點，正好當作是瞭解其它方法更好的原因。

四、Excel Filter公式

第二種方法是使用公式自動過帳，正如AI所述，這是常見的自動化做法，有一定Excel經驗的使用者最常用方式。

在此ChatGPT先提供範例資料，再介紹所使用的公式：「=FILTER(Journal!B:G, (Journal!D:D=”銀行存款”) + (Journal!F:F=”銀行存款”))」。即使自己的案例與AI範例不同，只要稍微修改，應該就能套用。如果一開始比較沒有經驗，可以先複製此處會計AI應用所提供的範例公式，先把工作表名稱修改跟AI的「Journal」一樣，然後貼上公式，模擬操作一遍，有了心得之後，再應用到自己實際的案例。

這個方法好，但是有個很大缺點，如同ChatGPT所述，Office 365才能支援FILTER函數。對一般公司或個人使用者而言，沒有365版本，這個方法就沒辦法使用。

五、樞紐分析表彙總

第三種方法是利用樞紐分析表，它是Excel非常強大的工具，不過前提是資料要先整理成規範化的格式，這個本來就很必要，另外還需要熟悉操作，這個也不會是太大問題，樞紐是蠻容易上手。

在此，厲害的ChatGPT是用表格方式進行整理，可惜沒有詳細說明操作步驟，而其實這很好解決，AI問答的好處是可以動態延伸，有需要請求提供更清楚的步驟即可。

這裡同樣有列出方法三的優缺點。優點很明確：「不需寫公式， 資料新增後只要重新整理即可」，就能輕鬆同步、即時更新，還能快速切換各科目的明細帳，進一步分析報表，包括試算表、總分類帳與科目分析等。

至於所謂的缺點，倒也沒那麼嚴重。只要熟悉Excel基本操作，樞紐分析表是很好上手的工具，況且在如今的AI時代，想學也非常方便，不懂就問，很快能掌握。即使是稍微複雜的AI會計科目整理的工作，ChatGPT也能幫忙。

六、日記簿格式優化

雖然先前步驟AI有提出Power Query進行資料和報表的處理，但也許對於Power Query不熟悉，或者不想要使用這個相對複雜的工具，但還是想達到ChatGPT Excel自動化的效果，因此單獨詢問AI如下：

「如何設計公式將借方與貸方資料「合併為一筆」？」

ChatGPT在此充分展現記憶與延續能力，雖然在提問中沒有特別說明資料狀況，但它會記得之前的相關問答，直接指出目前報表是一筆分錄有兩列(這裡的列應該是指報表的欄)，後續的分析或樞紐分析、FILTER公式都會有問題，所以要先進行格式調整。

AI提出的目標格式：不論借方貸方，維持相同結構。仔細比較，關鍵是在於新增一個「借貸方向」欄位，如此就能用一個金額欄位表示借貸，不需要再分成借方金額跟貸方金額兩欄了。

七、IF函數應用

先前步驟中，雖然ChatGPT AI Excel提供了幾種方法，不過可能都比較複雜，在此介紹一個更簡單直覺的方式。

觀察原始表格結構，借方和貸方是分開的兩個欄位，只要是借方，貸方就會是空白；只要是貸方，相對的借方就會是空白。利用這個會計分錄特性，可以設計IF函數進行判斷：

「=IF(D2=””,F2,D2)」

如此便能得到想要的會計科目、會科代碼、借貸方向與金額，原本分開的借方與貸方合併成單一筆資料。

善用AI的學習心法

從這篇文章的操作過程中可以見得，ChatGPT通常會提供多種做法，詳細說明每種方法的優缺點。雖然AI解法很豐富，但每個人情況不同，相同的是如果能有一定的Excel基礎，能更快判斷哪種方式最適合自己，而且參考AI提供的方法之後，稍有經驗，也許會自己可以用更簡單方式達到同樣效果。

一言以蔽之，使用ChatGPT不該本末倒置，雖然AI很強大，甚至能做到發票辨識系統的任務，但不能完全依賴它而不再學習。最好反過來，把AI當作學習與提升效率的工具，讓自己更紮實、持續進步，與時俱進。

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