會計AI應用：以日記簿為主的3大AI會計使用術
會計AI應用可以有三個不同層面：學習觀念、範例模板、操作技巧。本文以日記簿為主要範例，介紹3大AI會計的使用術，讓ChatGPT成為你職場工作最佳助手。
一、會計日記簿格式
想瞭解一般會計流程中最基本的日記簿如何進行？可以直接詢問ChatGPT：
「會計日記簿的格式為何？」
AI很清楚的說明，它是「記錄公司每日經濟交易的原始帳簿」，「依時間順序記錄每一筆交易的日期、摘要、借方科目、貸方科目及金額」，言簡意賅，同時有提供一目瞭然的會計日記簿格式，包括這部份公司作帳流程的相關範例。
二、單一與複合分錄
上個步驟只是ChatGPT部分回答的截圖，其實還有提供其他很豐富的相關資訊，其中一項是關於複合分路，假設對這個很感興趣，想要進一步了解，因此繼續提問如下
「複合分錄是什麼？」
AI會提供基本概念，透過單一分錄與複合分錄的比較，很容易理解兩者的差別，而且還有附上複合分錄的格式範例，如此完全清楚了複合分錄是什麼這個問題，這算是ChatGPT會計應用中觀念介紹的層面。
三、ChatGPT生成Excel
ChatGPT通常會根據當時的問答做出補充，例如這裡是提供單一分錄與複合分錄的對照表。瞭解了這部份之後，還是回到本篇文章主題，希望得到會計日記簿範本，因此提出正式需求如下：
「最前面加一個「傳票編號」欄位，然後製作成Excel版的「會計日記簿範本」。」
AI也不囉唆，經過稍微一點時間的思考處理，馬上提供了一份Excel檔案可以直接下載：「會計日記簿範本.xlsx」，有簡單說明包含的欄位資料。最後還有個蠻不錯的提示：「可直接使用或擴充為完整帳簿格式」，代表這一份檔案算是基本格式，可以依照自己或公司的需求再進行修改，這個跟發票辨識系統一樣，已經是實際作業層面的AI協助了。
四、Excel日記簿範例
開啟上個步驟所得到的Excel檔案，確實和先前ChatGPT所提出來的格式完全相同，有一般日記簿必要的基本欄位，其實也就是會計傳票的內容，同時也有三筆簡單、但是很具有代表性的傳票分錄。
依照前面學到的關於單一分錄與複合分錄的觀念，目前是屬於單一分錄，報表格式也是比較適合單一分錄的使用。有需要的話，也許可以將它改成複合分錄型態的輸入表格，這正是上個步驟AI提到可以擴充的可能性。
假設就是以單一分錄為主，在實際輸入的時候會遇到一個狀況，資料中比較重要的是會計科目，而且通常公司是有既定政策規範，也許同樣是AI會計科目整理好的資料表，應該要依照清單規則輸入會計科目，所以像這裡看到的把相關工作表移到這個活頁簿中，亦即「會科主檔」，方便在輸入的時候作為參考。
五、設定下拉清單
上個步驟遇到的狀況是工作中常見需求，網路上有蠻多的相關分享，這個就很適合請AI協助，因為它就是匯集所有網路資料的超級電腦。自己遇到了問題，AI時代唯一需要的做的，是把自己的案例以文字形式表達出來：
「謝謝，我現在有日記簿了，Excel檔案同時還有個會科清單工作表，希望在輸入分錄的時候，可以下拉選擇另一個工作表上的會科項目，該如何設置？」
ChatGPT馬上回應很適合使用資料驗證，具體提出範例資料與操作步驟。由於在先前詢問的過程中，AI對於自己的活頁簿工作表狀況很清楚了，因此它的教學範例跟實際狀況類似，非常的方便。
從這裡可以體會到一個原則，想要瞭解某件事情的做法，在詢問過程中，不管是詢問會計AI工具或者是詢問其他人，最好都能把自己的狀況描述清楚，如此對方容易理解，也更容易提出貼切的回答。
六、資料分析上限
現在的ChatGPT除了文字說明Excel操作步驟，如同這裡看到的，還能直接生成一份包含這些設定的Excel檔案範例。如此可以直接開啟，觀看實際下拉的效果，其實也就補充了AI無法提供操作圖片的不足，在此非常高興的回覆：「好的」。
不過這類操作較耗用資源，依照贊贊小屋經驗，嘗試一段時間後，ChatGPT提示「暫時無法生成檔案」，建議升級為Plus或者稍後再試。這是AI使用上限的自然情況。
不過這部分應該非常耗費計算資源，因此在經過一段時間的嘗試之後，ChatGPT很有禮貌的說明，目前暫時無法直接生成所需要的檔案，然後有應該很常看到的免費試用PLUS建議：「你已達到資料分析的使用上限」，要試用PLUS或者是等一段時間之後再使用，才有可能完成ChatGPT檔案下載的任務需求。
七、動態公式名稱
既然AI都說了要自己依照步驟操作，接下來說明一下具體方法。
首先，在目前的活頁簿是有「會計清單」跟「日記簿」兩張工作表，在「會計清單」這裡有要作為選單資料來源的會計科目名稱及代碼，在上方功能區「公式」頁籤中的「已定義之名稱」點選之後，在對話方塊中的「參照到」輸入公式作為名稱的參照。
公式看起來比較複雜，不過就是複製ChatGPT AI Excel所提供公式再貼上即可，可能要依照自己的狀況稍微修改。記得要在對話方塊中修改的時候，要按快速鍵F2進入編輯模式，這部分實際操作之後會比較清楚。
八、資料驗證準則
接下來先選取想要設定下拉選單的範圍，例如D欄第二列到第十列，然後上方功能區依序選擇「資料>資料工具>資料驗證」。
在跳出來的「資料驗證」對話框中，預設的第一個索引標籤是「設定」，其中「資料驗證準則」的來源選擇「清單」，然後在「來源」的欄位中輸入上個步驟設定好的名稱，也就是「=會科清單」。
注意到這裡還有一些其它選項，例如「忽略空白」和「儲存內的下拉式清單」這些可以大概看一下，通常保留預設值就好了，真有的可以再詢問AI瞭解相關知識，這也是ChatGPT Excel應用之一。
九、會計科目選單
設定好了之後，選取上個步驟一開始設定設定範圍內的任何一個儲存格，例如「D5」，會出現想要的下拉清單，內容就是會計科目，對應到另外一張工作表「會科清單」上的表格資料，而且還會自動更新。
借方科目沒問題合乎需求的話，依照同樣方式再設定貸方科目，也是透過資料驗證建立下拉清單，如此在ChatGPT怎麼用的幫助之下，學會了一項很好用的Excel技巧。
會計AI應用3大面向
會計AI應用3大面向涵蓋了理論、模版、實作，例如本文在操作的過程中，瞭解到了日記簿格式、取得Excel範本、認識單一分錄跟複合分錄的差別、還學到了資料驗證這個好用的Excel技巧，所以涵蓋了AI會計應用的許多層面，算是一個蠻完整的範例。會計工作有很多大大小小的任務，都可以參考這個案例，藉助ChatGPT AI應用更有效率的完成。
具體而言，文章涵蓋了以下三個層面，這些都是將 AI 應用於會計工作時非常關鍵的要素：
1. 建立觀念 (Conceptual Framework)
- 學到了什麼： 認識單一分錄跟複合分錄的差別、瞭解日記簿格式。
- AI 的價值： AI 可以幫助使用者快速理解和定義會計原則、概念和術語，是建立正確會計思維的起點。
2. 作業範本 (Operational Templates)
- 學到了什麼： 取得 Excel 範本。
- AI 的價值： AI 可以直接生成或優化標準化的工作文件（如日記簿、財務報表草稿等），大幅減少從零開始建構的時間。
3. 操作技巧 (Practical Techniques)
- 學到了什麼： 學到了資料驗證這個好用的 Excel 技巧。
- AI 的價值： AI 不僅能提供會計知識，還能指導使用者學習與會計相關的軟體工具或自動化技巧，提升工作效率和數據準確性。
這個案例說明了 AI 不僅是一個知識來源，更是一個實戰幫手，能協助會計人員從理論到實務全面提升工作效率。
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