ChatGPT Excel教學：7個AI數據分析應用範例

ChatGPT Excel教學帶你一次掌握生成公式、拆解說明、除錯優化與自動化設計，7個職場實用的AI數據分析應用範例，快速升級資料處理效率，每天的工作更輕鬆。

學Excel會卡關，多半不是不夠努力，而是函數太多、邏輯太繞，一個人慢慢試真的太耗時間。與其硬背語法，不如把ChatGPT當成隨時待命的Excel顧問。從生成公式、拆解說明，到除錯優化與自動化設計，以下七種情境，帶你一次掌握完整用法。

一、自然語言描述需求，ChatGPT生成公式

情境說明

很多人學Excel最大的痛苦，不是不想學，而是每次遇到複雜需求，就不知道該用哪個函數、條件該怎麼組。其實你不必記住所有語法，只要能把業務邏輯講清楚，ChatGPT就能幫你把商業邏輯轉成函數邏輯。

ChatGPT提示詞範例

「我的Excel表格：A欄是訂單日期（2024/1/1格式），B欄是客戶名稱，C欄是金額。我想在D欄標示出2024年1月且金額大於5000的訂單為『高額一月訂單』，否則顯示『其他』。」

AI回答解析

ChatGPT會回覆你在D2輸入以下公式，再向下複製：

=IF(AND(MONTH(A2)=1, YEAR(A2)=2024, C2>5000), "高額一月訂單", "其他")

這個公式用AND同時判斷月份、年份與金額三個條件，全部成立才標示為高額訂單，否則顯示其他。邏輯清楚，貼上就能用。

補充建議

描述需求時，記得一併說明你的Excel版本，例如Microsoft365或Excel2019。不同版本支援的函數差異不小，版本講清楚，ChatGPT才能給出真正相容的寫法，避免公式貼上卻無法執行。

二、請ChatGPT拆解複雜公式

情境說明

很多人最大的痛點，不是寫不出公式，而是看不懂別人寫的公式。尤其接手舊檔案，看到一整串函數套函數，只能硬著頭皮亂改，結果愈改愈亂。這時候，ChatGPT就像你的即時公式翻譯機。

ChatGPT提示詞範例

「請幫我解釋這個公式：=SUMPRODUCT((A2:A100="產品A")*(B2:B100="北區")*C2:C100)」

AI回答解析

ChatGPT通常會把公式拆成四層。第一層，(A2:A100="產品A") 產生TRUE/FALSE陣列，TRUE轉為1，FALSE轉為0。第二層，(B2:B100="北區") 同理處理。第三層，兩個條件陣列相乘，只有同時符合的列才得到1。第四層，再乘上C欄金額並加總，得到同時符合「產品A」且「北區」的總金額。

補充建議

拆解完之後，不妨再問一句：「這個需求還有其他寫法嗎？」很多時候，同樣目標可以用SUMPRODUCT，也可以用SUMIFS，甚至在Microsoft365裡用FILTER搭配SUM處理。多問一步，你對函數的理解會明顯升級。

三、用ChatGPT除錯，比自己猜快十倍

情境說明

當公式出現錯誤代碼時，很多人的第一反應是亂改。即使改好了，也不知道為什麼對。這種方式既耗時，又容易把原本正確的部分改壞。不如直接把公式與資料結構描述給ChatGPT，往往幾分鐘就能找到癥結。

ChatGPT提示詞範例

「我的公式 =VLOOKUP(D2, A:B, 2, FALSE) 一直出現#N/A，A欄有D2的值，為什麼？」

AI回答解析

ChatGPT通常會從幾個方向分析：D2與A欄資料格式不一致（文字vs數值）、A欄有隱藏前後空白需要用TRIM清理、查找值D2本身為空。它可能建議用 =VLOOKUP(D2&"", A:B, 2, FALSE) 強制轉文字比對，或改用語法更直觀的XLOOKUP。

補充建議

要特別注意，D2&"" 只在A欄資料也是文字時才有效。如果A欄是真正數值，還是會出現#N/A。更穩健的方式是依實際資料型態處理，強制轉數值用 VALUE(D2)，強制轉文字用 TEXT(D2,"0")。另外，查找範圍是否真的包含目標資料列，也常是被忽略的原因。

四、請ChatGPT提供更高效的替代方案

情境說明

當資料量增加到幾萬筆以上，原本可用的公式開始變慢，每次更新都要等待。這時你需要的不只是修公式，而是換一套更有效率的思維。這也是ChatGPT能幫你升級工具觀念的地方。

ChatGPT提示詞範例

「我現在用VLOOKUP從另一個工作表抓資料，但資料量很大，執行很慢，有沒有更好的方法？」

AI回答解析

ChatGPT可能建議改用XLOOKUP、INDEX+MATCH，或使用PowerQuery進行資料合併。如果資料規模更大，也可能建議資料模型或樞紐分析。

補充建議

有個常見誤解要釐清：INDEX+MATCH不一定比VLOOKUP快，在Excel2016之後兩者效能差異已不明顯。INDEX+MATCH真正的優勢在彈性，可以向左查找、欄位變動不影響結果。真正能明顯提升速度的通常是XLOOKUP或PowerQuery。但XLOOKUP只支援Microsoft365及Excel2019以上版本，使用前記得確認版本。

五、讓ChatGPT幫你設計整套公式架構

情境說明

更進階的用法，是把ChatGPT當成系統設計顧問，而不只是寫公式的工具。當你想建立一套自動化報表，卻不知道從哪裡開始，可以直接把需求說清楚，請它幫你規劃整體架構。

ChatGPT提示詞範例

「我想做一個自動排班表系統，需要自動記錄每位員工的出勤天數、自動判斷是否符合排班規則、自動統計每月各班別的人力配置，幫我規劃公式架構。」

AI回答解析

ChatGPT會幫你設計資料欄位，例如員工名單表、班別設定表與每月排班總表的對應關係，建議用哪些輔助欄做中繼計算，推薦COUNTIFS、SUMIFS或XLOOKUP等函數組合，並規劃整體資料流向。這已經不是單純寫公式，而是把管理邏輯轉化為可運作的資料系統。

補充建議

在專案規劃階段，不妨直接請ChatGPT幫你做一次工具評估。例如：「我的需求是多人同時線上編輯排班，還要有權限控管，繼續用Excel適合嗎？」這類問題其實很關鍵。很多人習慣什麼都用Excel撐到底，但工具選錯，後面只會愈做愈痛苦。

ChatGPT有時會很誠實地告訴你，這種情境可能更適合用GoogleSheets處理多人即時協作，或直接升級到微軟的PowerApps搭配SharePoint做權限與流程管理。與其在不適合的工具上硬蓋大樓，不如一開始就選對地基。這種「在動工前先問清楚」的習慣，往往比學會一個新函數還重要。例如，也許可以考慮贊贊小屋ERP系統付費服務。

六、善用ChatGPT掌握Excel最新函數

情境說明

有些問題不是你不會，而是用舊方法在繞遠路。如果你使用的是Office365或Excel2021以上版本，許多過去要寫長串公式的任務，現在一個新函數就能解決。

ChatGPT提示詞範例

「我有一欄資料像這樣：[急件2024-AB]台北市大安區_王大明，我想抽出訂單號碼2024-AB和姓名王大明，有什麼函數可以用？」

AI回答解析

ChatGPT可能建議使用REGEXEXTRACT，透過正規表示式精準萃取。例如抽出訂單號碼可用 =REGEXEXTRACT(A2,"\d{4}-[A-Z]{2}")，抽出底線後的姓名可用 =REGEXEXTRACT(A2,"_(.+)$")。面對格式不規則的字串，傳統LEFT、MID、RIGHT往往力不從心，REGEXEXTRACT能大幅提升資料清洗效率。

補充建議

正規表示式看起來複雜，其實你不必硬背。只要提供2到5筆真實資料範例，說明你要抽出什麼，ChatGPT就能幫你調整規則。記得提供有例外情況的資料，避免遇到少數特殊格式時公式失效。

除了Regex這類字串處理利器，也可以請AI帶你認識那些真正改變工作方式的新陣列函數。例如FILTER，可以一秒完成條件篩選；UNIQUE，快速抓出不重複清單；甚至是GROUPBY與PIVOTBY，用公式直接寫出類似樞紐分析表的彙總結果。

這些函數的價值不只是「語法比較新」，而是思維的轉變。以前要靠輔助欄、複製貼上或手動做樞紐分析，現在可能一個公式就能動態更新。與其自己慢慢摸索，不如直接請AI示範幾個實戰範例，理解一次之後，後面所有報表都會變得輕鬆很多。

七、請ChatGPT撰寫VBA自動化程式

情境說明

當公式已經無法滿足需求，例如要一鍵把總表拆成多個客戶檔案，或每月自動格式化報表並輸出PDF，這時就需要VBA。很多人對VBA卻步，其實有ChatGPT協助，你只要說清楚流程。

ChatGPT提示詞範例

「我有一個Excel總表，A欄是客戶名稱，B到F欄是訂單資料。我想用VBA依客戶名稱自動拆分，每個客戶存成一個獨立xlsx檔案，檔名用客戶名稱命名，存到D:\報表資料夾，請幫我寫完整程式碼。」

AI回答解析

ChatGPT會產生完整可執行的VBA程式碼，包括分組、建立新工作簿、貼上資料、命名存檔等流程，通常也會加入防呆設計，例如檢查工作表是否存在、處理空值、避免覆蓋檔案，並附上操作步驟說明。

補充建議

VBA程式碼不要直接套用到正式資料。建議先用小型測試資料試跑，確認邏輯無誤再正式使用。若出現錯誤訊息，直接回報給ChatGPT，通常能迅速定位問題。對初學者而言，它還能一步步教你開啟VBE、插入模組、執行巨集，入門門檻明顯降低。這部份可能需要更多的教學協助，可以參考贊贊小屋課程：用 ChatGPT + VBA打造你的 Excel 自動化神器。

心得

ChatGPT在Excel公式上的價值，遠不只是幫你產生語法。真正關鍵的是，它能理解你的業務需求，再轉化成可執行的解法。

從IF條件判斷、SUMPRODUCT多條件加總、XLOOKUP跨表查找、REGEXEXTRACT字串萃取，到VBA自動化腳本，它都能陪你走過不同層級。更重要的是，它會解釋原因，讓你從「能用」進步到「真的懂」。

以前學好Excel靠的是背函數、刷題目；現在更重要的能力，是把需求說清楚。當你能清楚描述資料結構與工作邏輯，AI就會成為你能力的放大器。

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