明細分類帳Excel：2個ChatGPT樞鈕應用方法
明細分類帳Excel是會計工作很常用的報表，利用AI工具學習更有效率，除了直接詢問該如何進行，還可以反過來操作，本文以範例分享2個ChatGPT樞鈕應用方法。
一、ChatGPT提問學習
隨著Excel報表的資料量越來越大，如何有效進行匯總分析會非常重要，這方面公認最好用的工具是樞紐分析表，但也許不知該如何使用？可以直接請ChatGPT幫忙，對於最好的會計AI工具實際提問如下：
「介紹一下Excel樞紐分析表」
ChatGPT首先介紹這個工具是什麼，說明為什麼它是一個很好用的工具，因為可以「用來快速整理統計與比較大量資料」。
觀念講解之後，AI實際提出建立的四個階段的操作方法，只要跟著指示操作，能夠做出一份自己的樞紐分析表。
二、建立樞紐分析表
在上個步驟說明書的幫助之下，在此已經做好了符合需求的樞紐分析表，剛開始建立應該沒有困難，就跟一般的Excel指令差不多操作。
樞紐分析表欄位是比較要用心的地方，只要稍微有點變化，整個分析報表看起來全然不同。這裡主要是把會計科目代碼、借貸方向跟金額都放在列標籤，借貸方向放在欄標籤，要加總的金額放在值區域裡面。在實際操作中能體會到樞紐最強大之處，不僅快速建立報表，而且是可以快速切換、符合不同需求的報表。
一般新手會遇到麻煩的可能是版面設置，有許多細節要調整的地方，這些其實也是會計AI應用可以派上用場的地方。
三、貼上圖片與資料
先前步驟是傳統學習方式，先有教科書解說其性質，這個主題的功能是什麼？為什麼要學習？它有什麼好處？然後是如何操作的部分。不僅僅是樞紐分析表，其他的Excel技巧、程式設計、甚至比較觀念性的過帳是什麼的問題，皆是如此的模式。
除了將傳統的學習方式AI化，其實現在ChatGPT已經很厲害了，可以試著倒著來！
例如上個步驟的樞紐其實是別人做的，看起來很好，但是自己也許做不出來，不知如何調整，想要求助於AI，可以直接複製這個報表，在ChatGPT提問框中貼上，此時會同時貼上圖片跟資料，然後提出問題如下：
「請問這份樞紐分析表如何做出來的？」
四、反推作業流程
接下來是ChatGPT展現本領的時刻。首先它提出這是用Excel樞紐分析表製作的，屬於公司作帳流程中「會計分錄明細」的範例，然後一步步說明製作方法，保證完全能按照指示做出相同的結果。
第一步是通常樞紐分析表剛開始會有的原始資料，在此AI直接根據產生的結果，回推應該會包含哪些欄位。
五、AI操作說明書
接下來是AI操作說明書，分成三個階段，包括建立樞紐分析表、顯示總計欄與列、版面與格式設定。每個階段有很詳細的指示，只要確實按部就班，能夠做出一模一樣的樞紐分析，過程中也會熟悉相關的Excel技巧，算是很好的ChatGPT會計應用範例。
六、瞭解正面作法
先前步驟是逆向，想知道特定的樞紐分析表如何編製，假設透過AI協助已經成功編製好了，接下來，希望從樞紐產生延伸資料，是和AI會計科目整理同樣的正向提問，具體內容如下：
「如何從這張樞紐分析表，產生各個會計科目的明細帳。」
ChatGPT經驗老到，同樣一副老會計口吻：這個需求在Excel中很常見，維持它一貫大師風格，提出三種做法，可以依照需求選擇最合適的方法。
第一種也是最簡單的方法，只要直接在樞紐匯總的數字連按兩下，就能快速產生這個數字的明細資料，而就目前的樞紐分析而言，剛好就是各個會計科目的明細帳。
七、明細分類帳Excel
明細分類帳Excel是最實用的會計管理工具之一，能快速依科目、日期或對象彙整交易明細，清楚掌握每筆收支來源與去向。範圍可大可小，透過Excel公式與篩選功能，不僅可即時查帳、對帳，也很方便延伸製作試算表與財報，是大公司或中小企業帳務分析的核心資料。
以本篇文章範例而言，重點是放在帳冊已經彙總好的基礎上，如何快速產生特定科目的明細帳，算是技巧型問題，而不是像發票辨識系統那樣複雜的需求，對於AI通常並不是太難的任務。依照ChatGPT建議，在樞紐分析表某個數字連按兩下，例如這裡是銀行存款，果然如同AI所說，自動新增了一個詳細資料的工作表。有個簡單標題表示是會計科目「銀行存款」的加總金額，內容是這個科目的所有傳票分錄明細。
究其本質，是原始資料針對會科進行篩選，把篩選後的內容複製到新增的工作表，如此確實可以達到想要的效果，只要簡單的樞紐簡單操作，便能快速得到某個科目的明細帳。
兩種AI使用方式比較
本文介紹兩種利用AI學習Excel的方法，相較於傳統方式，兩種方法都有特別的地方。
首先，以正面的方式學習如何編製樞紐分析表，雖然以前借助Google關鍵字搜尋也有可能找到答案，可是一來，Google提供很多相關網站可以選擇，而網站不一定有完全相符的範例或者答案，有的話，也許分散在幾個不同網站，必須自己進行整合。這部分AI好處是同樣進行搜尋，會先整理分析之後，提供完全相關的答案，過程中不需要自己整理，非常有效率。而且依照這種個別化的任務導向，對於ChatGPT Excel數據分析的應用有更大的想像空間。
第二種方法反過來，先有想要得到的結果，詢問ChatGPT該如何操作，而且是很方便的直接提供結果截圖。這部分是傳統搜索引擎沒辦法做到的，因此是AI很好的應用方式。
以上個人心得提供讀者參考，希望對於讀者在運用AI工具有所幫忙。
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