發票自動記帳：用 Gemini AI 產生 VBA，把發票整理成會計分錄

發票自動記帳是透過 Gemini AI 產生的 VBA，把整理好的發票明細表自動轉換成會計日記簿分錄的做法。本文會從資料表設計、Prompt 撰寫方式，到第一次執行失敗後的修正過程，完整整理這套流程，讓讀者理解 AI 產生 VBA 的關鍵，不是程式能力，而是有沒有把資料結構講清楚。

一、發票自動記帳怎麼做？先把資料結構設計清楚

發票自動記帳並不是打開 Excel 就直接請 AI 寫一段程式碼，而是要先把資料流程設計清楚，VBA 才有辦法穩定運作。贊贊小屋這次實測的做法，是先在 Excel 裡建立三張工作表：發票明細表、會科主檔、日記簿。這三張表分別扮演不同角色：發票明細表是原始交易資料，把每一張發票的日期、金額、費用類別整理進去；會科主檔是分類規則，負責把「汽油費」「文具用品」這類原始類別，對應到正式的會計科目與科目代碼；日記簿則是最終輸出結果，也就是 VBA 執行完成後，實際寫入的會計分錄。

這種先定義資料結構、再進行自動化設計的方式，可以讓後續流程更加穩定。當資料來源、分類規則與輸出結果都有清楚定義後，AI 才能依照這些條件協助產生適合的 VBA 程式，這也是這篇文章從頭到尾最重要的一個觀念。

二、先把 Google 試算表下載成 Excel 檔

如果發票資料已經透過 發票自動辨識 的方式整理成 Google 試算表，第一步就是先把這份試算表下載成 Excel 檔，因為 VBA 必須在 Excel 環境才能執行。操作方式是在 Google 試算表裡點選「檔案」，接著選擇「下載」，再選「Microsoft Excel（.xlsx）」，系統就會把整份發票明細表匯出成一個 .xlsx 檔案，下載完成後用 Excel 開啟即可。

這裡有一個容易被忽略的細節：如果之後要在這個檔案裡保留 VBA 程式碼，必須另存成 .xlsm 格式，一般的 .xlsx 檔案是無法儲存巨集的。贊贊小屋建議下載完成、確認資料完整之後，就先做這個另存動作，避免後面寫完 VBA 才發現存不進去，還要重新來一次。

三、先建立 3 張工作表，VBA 才能運作

檔案準備好之後，接下來要在同一個活頁簿裡整理出三張工作表，VBA 才有明確的讀寫對象。第一張是發票明細表，欄位依序為「日期」「發票號碼」「賣方名稱」「統編」「摘要」「金額」「費用類別」「備註」，畫面上已經先填入六筆範例資料，方便對照後續 VBA 執行的結果，這張表可以作為 VBA 讀取的來源資料。

第二張是會科主檔，欄位是「原始類別」「會計科目」「科目代碼」，另外還帶有「財報類別」「財報項目」「說明」欄位補充。這張表的功能是建立費用類別與正式會計科目之間的對照規則，例如「汽油費」對應到「旅費」，科目代碼是 6113；「雜項費用」對應到「其他費用」，科目代碼是 6188，這部分的欄位規劃可以參考 AI 會計科目整理 這篇文章的做法。

第三張則是日記簿，欄位包含「傳票日期」「傳票編號」「會計科目」「科目代碼」「傳票摘要」「借方金額」「貸方金額」，這張表在還沒執行 VBA 之前是完全空白的，是整個流程最後要被寫入資料的地方。

發票明細表、會科主檔、日記簿三者缺一不可，來源資料、分類規則、輸出結果各自獨立，AI 產生的 VBA 才知道該去哪裡讀資料、依照什麼規則轉換、又該把結果寫到哪裡，少了任何一張表，後面的程式邏輯都無法完整運作。

四、不是叫 AI 寫 VBA，而是把需求講清楚

很多人問 AI 寫程式時，只會說「幫我寫一個發票自動記帳 VBA」，這種問法資訊量太少，AI 只能用猜的。贊贊小屋這次實際下的 Prompt，先明確設定角色「你是一位 Excel VBA 與會計自動化專家」，接著說明情境「我要建立一個小公司簡易記帳工具」，並依序列出目前 Excel 裡的工作表與欄位，例如發票明細表列出「日期、發票號碼、摘要、金額、費用類別」，會科主檔列出「原始類別、會計科目、科目代碼」，同時也一併帶到日記簿這張表，讓 Gemini 一次掌握三張表的全貌，這部分的提問方式其實跟 Prompt engineering 範例 這篇文章示範的結構是一致的。

依照這個 Prompt，Gemini 回覆了「VBA 完整程式碼，請按 Alt + F11 開啟 VBA 編輯器，點選選單插入 -> 模組，並將以下程式碼完整貼上」，並附上一段完整程式碼，開頭註解寫著「程式名稱：發票明細自動轉日記簿分錄」「適用版本：Excel 2013 及以上」，主體是一個名為 AutoGenerateJournalEntries 的巨集。

一個真正有效的 Prompt，至少要包含四個要素：角色、工作表、欄位、輸出要求。角色決定 AI 用什麼專業角度回答；工作表與欄位讓 AI 知道資料實際長什麼樣子，不用憑空猜測；輸出要求則是明確講清楚需要一份完整、可執行、適用特定 Excel 版本的 VBA 程式碼。不過這份看似完整的 Prompt，欄位描述其實還不夠細，這個問題會在後面兩節逐漸顯現出來。

五、實際操作 4 步驟，把 Gemini 產生的 VBA 放進 Excel

拿到 Gemini 產生的 VBA 之後，贊贊小屋按下 Alt + F11 開啟 VBA 編輯器，在專案總管裡對著「VBAProject（發票明細表.xlsm）」按右鍵插入模組，把完整程式碼貼進 Module 視窗。接著點選選單「執行（R）」，選擇「執行 Sub 或 UserForm」，快速鍵是 F5，選好 AutoGenerateJournalEntries 這個巨集名稱後執行。

執行完成，畫面卻跳出一個「成功」的提示視窗，內容寫著「轉入完成！共成功產生 0 筆發票的分錄（共 0 行日記簿資料）。」，底下的日記簿工作表裡，「傳票日期」「傳票編號」「會計科目」「科目代碼」「傳票摘要」「借方金額」「貸方金額」這些欄位標題都還在，但整個表格是空的，一筆資料都沒寫進去。

程式確實有執行、也沒有跳出任何錯誤訊息，這一點反而讓人更容易誤以為問題出在 Excel 版本或設定上。然而，執行沒有出錯跟結果是否正確，其實是兩件事，真正的原因要從上一節那份 Prompt 重新檢視才找得到答案。

六、為什麼第一次執行失敗？關鍵是欄位沒有講清楚

AI 不怕使用者不會寫程式，怕的是使用者沒有把欄位講清楚。贊贊小屋重新檢視上一節的 Prompt，發現發票明細表的欄位描述只寫了「日期、發票號碼、摘要、金額、費用類別」，漏掉了「賣方名稱」跟「統編」這兩欄，於是把 Prompt 修正成「你是一位 Excel VBA 與會計自動化專家。我要建立一個小公司簡易記帳工具。目前 Excel 有三張工作表：1. 發票明細表 欄位：日期、發票號碼、賣方名稱、統編、摘要、金額、費用類別 2. 會科主檔 欄位：原始類別、會計科目、科目代碼」，並接續列出日記簿的欄位，把三張表的完整欄位順序一次交代清楚。

依照補齊後的 Prompt，Gemini 這次回覆的 VBA 程式碼裡多了一段註解「2. 逐行讀取發票明細表（從第 2 列開始，第 1 列為標題）」，並且明確寫出「讀取資料欄位（依序為：A 日期，B 發票號碼，C 賣方名稱，D 統編，E 摘要，F 金額，G 費用類別）」，逐欄用 wsInvoice.Cells(i, 1) 到 Cells(i, 7) 讀取對應資料，還加了一段「組合摘要內容（結合賣方名稱與原始摘要，提升備查效益）」的邏輯，把賣方名稱跟原始摘要串在一起。

原因其實很單純：AI 完全看不到 Excel 實際畫面，它能依賴的只有文字說明，一旦欄位描述有落差，寫入邏輯自然對不上，程式即使能執行，也找不到對的資料可以寫。同一個需求，只差在欄位描述完不完整，第一次是 0 筆、第二次就能對上所有欄位，這正是這篇文章最想讓讀者理解的一件事：AI 產生 VBA 能不能用，關鍵不是 AI 聰不聰明，而是使用者有沒有把資料結構交代清楚。

七、自動記帳完成後，要檢查 4 件事

拿著修正後的 VBA，贊贊小屋回到 Module2 重新確認程式碼，這次的巨集改用 GenerateJournalEntries 這個名稱，一開始就宣告了 wsInvoice、wsAccount、wsJournal 三個工作表物件，以及 invDate、invNum、invVendor、invSummary、invAmount、invCategory 這些對應發票明細欄位的變數，確認宣告無誤後，同樣從「執行（R）」選單選擇「執行 Sub 或 UserForm」執行。

這次跳出的視窗變成「執行成功」，內容寫著「日記簿分錄已成功轉換並寫入！共處理 6 筆發票。」，日記簿裡也確實出現了從 2026/08/01 到 2026/08/06 共 6 張發票、12 筆分錄，例如傳票編號 V0001 對應「旅費」科目代碼 6113 借方 1,023 元、同一張傳票的「現金」科目代碼 1101 貸方 1,023 元，其餘幾筆分別對應到「旅費」與「其他費用」科目，每張發票都是一借一貸成對出現。

VBA 執行成功、日記簿也寫入資料之後，並不代表可以直接拿去用，贊贊小屋建議至少檢查四件事：第一，每張發票是否都產生了 2 筆分錄，一借一貸才能形成一張完整的傳票；第二，借貸是否平衡，也就是借方金額加總要等於貸方金額加總，這部分的基本邏輯可以參考 會計分錄怎麼寫 這篇文章；第三，科目是否正確，發票明細表裡的費用類別，是否都依照會科主檔的規則對應到正確的會計科目與科目代碼；第四，日記簿本身是否完整寫入，傳票日期、傳票編號、傳票摘要與金額有沒有缺漏。AI 能幫忙加快記帳整理的速度，但最後的驗收與判斷，仍然需要人工把關。

從資料結構到自動記帳，AI 協作的關鍵是什麼

整理完這次的實測過程，會發現自動記帳能不能成功，不是取決於 VBA 寫得多複雜，而是取決於資料結構有沒有先講清楚。發票明細表、會科主檔、日記簿三張表的分工先確立好，Prompt 裡把角色、工作表、欄位、輸出要求四件事交代完整，AI 才有辦法產生真正可以執行的程式碼；第一次因為欄位描述不夠完整而寫出 0 筆分錄，正好說明了這一點。對小公司或個人工作室來說，這種方式雖然還稱不上正式的 ERP 系統，但已經是一個實用、低門檻的自動化練習，讀者若手邊也有整理好的發票明細，不妨照著這篇文章的順序，自己試著讓 AI 幫忙產生第一版 VBA。

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