ChatGPT提問技巧在此分享Excel實際範例，教你如何把AI工具當作老師，先將一個複雜大問題仔細分析，拆解成5個小任務，小提問累積知識，學習工作更有效率。
一、存貨入庫明細帳
範例是一個簡單的Excel庫存管理中的存貨入庫明細帳，只有四個欄位：入庫日、料號、入庫數、金額，這篇文章分享其中料號的部分如何資料處理。
仔細看，料號如同身分證號碼，似乎有一定規則，長度都是五個位數，第一碼是英文字，第二個以後是數字，依照一般公司情況，每個位數通常有特定意義，尤其是前面的首碼次碼，也就是這裡看到的A1、A2、B2、B3、C3、C1，接下來會再更詳細說明。
二、料號編碼原則
瞭解了實際報表中的編號之後，接下來再來看每個料號所代表的分類，也就是所謂的料號編碼原則。這裡的編碼原則是依照第一碼和第二碼進行分類。第一碼是會科碼，A是製成品、B是半成品、C是原料，第二碼則是存貨性質的分類，A1一層櫃、A2是二層櫃、B2是夾層、B3是外板、一直到C3是合板。
注意到雖然第二碼(次碼)都是數字，但是會隨著第一碼(首碼)是哪個會科而有所不同，同樣都是3，A3是三層櫃，B3則是外板。
這是蠻常看到的公司分類方式，符合實際需求。因為所有的存貨異動都要記載成傳票，都會以公司記帳軟體某種形式呈現在財務報表中，所以第一碼必須是會計科目相對應的代碼。另外在產銷流程中，不管是業務、採購、生管、製造，都希望能夠從料號能快速判斷是屬於哪種存貨，因此第二碼是性質分類。
三、VLOOKUP用法
文章範例是贊贊小屋多年以前的教學文章，利用實際上有遇到的狀況，分享如何利用IF跟VLOOKUP函數做個搭配，希望直接從料號得到相對應的分類：「=IF(LEFT(B2,1)=”A”,VLOOKUP(VALUE(MID(B2,2,1)),’2.編碼原則’!C:D,2,0),IF(LEFT(B2,1)=”B”,VLOOKUP(VALUE(MID(B2,2,1)),’2.編碼原則’!E:F,2,0),VLOOKUP(VALUE(MID(B2,2,1)),’2.編碼原則’!G:H,2,0)))」。
公式非常長，實際上真的在設計的時候，其實是分成好幾個階段，最後才組合起來的。依照贊贊小屋經驗，工作中也很常拿到像這樣子Excel高手設計好的公式，可能不知道到底是怎麼設計出來的，可能會覺得是否該去報名Excel教學課程。
現在有了ChatGPT，看到高手達人的複雜公式，也許不用那麼緊張了。
四、ChatGPT提問技巧
直接把一長串公式貼上去給ChatGPT，沒有特別說明用意，心裡是希望它能夠做個小老師，幫我好好講解這每個字都看得懂、拼湊在一起很難看的東西。AI機器人的回答很妙，簡單一句話解釋這個公式大概在做什麼，後面接了一個：「不過」。
它的意思是公式邏輯對，但寫的不好，並且具體給出它的方法，把公式依照有用到的函數拆解成好幾行，每一行只做一件事情，還用了在Python課程裡經常看到的空白縮排，特意在前面加上有秩序的空格，讓整個公式結構跟程式文件一樣具有可讀性，稍後會介紹把這種思惟應用於ChatGPT提問技巧，把一個大問題折解成5個小提問。
贊贊小屋公式：
=IF(LEFT(B2,1)=”A”,VLOOKUP(VALUE(MID(B2,2,1)),’2.編碼原則’!C:D,2,0),IF(LEFT(B2,1)=”B”,VLOOKUP(VALUE(MID(B2,2,1)),’2.編碼原則’!E:F,2,0),VLOOKUP(VALUE(MID(B2,2,1)),’2.編碼原則’!G:H,2,0)))
ChatGPT公式：
=IF(
LEFT(B2,1)=”A”,
VLOOKUP(VALUE(MID(B2,2,1)),’2.編碼原則’!C:D,2,0),
IF(
LEFT(B2,1)=”B”,
VLOOKUP(VALUE(MID(B2,2,1)),’2.編碼原則’!E:F,2,0),
VLOOKUP(VALUE(MID(B2,2,1)),’2.編碼原則’!G:H,2,0)
)
)
五、Excel公式整理
ChatGPT果然厲害，將他所提供的公式複製到Excel上面，結果一模一樣，長得確實比較好看！
贊贊小屋其實早就知道可以這樣子設計公式，但還是習慣劈哩啪啦一直寫下去，反正是自己看的又沒給別人看，就算Excel客製化也是只看成果如何，不過對於ChatGPT還是深感佩服。
神奇歸神奇，總不能全部照抄，畢竟要有一些自己想法，因此在H2儲存格是直接複製AI公式，到了H3，依照自己喜歡的版面編排稍微調整。總之，在這裡學到了或者溫習了一個小技巧，設計長串組合公式的時候，可以適當換行和空格，函數公式更具有可讀性，重點是更容易偵錯。
六、拆解工作任務
有時候是像文章剛開始一樣拿到Excel高手的現成公式，更多情況是Excel小白，但工作上就遇到了像文章那樣的難題，雖然說ChatGPT整理Excel很方便，但是狀況有些複雜，複雜到都不知道該怎麼開口提問。
這種情況，應該向AI學習。先前第四步驟它的意思是避免公式都混雜在一起，適當的分段分行，每一行做一件事，如此脈絡清楚有邏輯結構。
實際上就是遇到了混雜在一起的大問題，可以延用跟ChatGPT相同思維，把問題拆解成一小段一小段，也就是這裡看到的任務清單表格，不但會讓我的整個大問題有個輪廓，也更加方便針對每一項小任務小問題著手解決。
七、精準提問知識點
既然有了方向跟規劃，立刻著手進行！
首先第一個任務：取得料號首碼和次碼，再次ChatGPT官網登入，用自己的實際範例精準提問：
「如何在Excel把A1001用函數公式取得第一個字元跟第二個字元？」
果然將問題拆解了，答案也變得簡單，關鍵是更容易學習。這裡很清楚的學到了如何取得一串文字中的某個特定位置字元，想得到料號首碼和次碼，不再是難題。
八、學習心得筆記
做筆記最高原則是隨手記，有值得記錄的東西趕快寫下來，向ChatGPT學習也是如此。既然在先前第六步驟都已經用Excel列出任務表格了，而上個步驟第一任務成功解鎖，趕快把記在同樣的表格中，簡單新增一個欄位，寫下兩個解鎖關鍵字LEFT、MID函數，等於是自己在Excel學習的路上，多了兩個實用的知識點。
同樣的方法，同樣的流程，接下來是第二項任務，可能要開始接觸VLOOKUP用法了，又要跟萬能的ChatGPT學習，贊贊小屋在此不再多作介紹，讀者有興趣請自行嘗試看看
Excel高手與ChatGPT大師
本篇文章介紹的是兩個極端狀況，第一個是Excel很強，老實說不怎麼需要ChatGPT，設計好的公式提交到AI那邊踼館，AI不是很滿意，但老實講也沒有提出更好方法，只是做了一下版面編排。
極端的另外一邊是Excel實在有點一竅不通，於是想瞭解ChatGPT怎麼用，把AI當作是最好的老師，但就算跟著最好的老師了，也要一步一步紮實練起來，才有可能解決複雜的問題。
箇中技巧是這篇文章所介紹的重點：拆解問題。過程中會發現到ChatGPT確實是很好的老師，它背後可是整個網際網路全世界最大圖書館，因此每一個小問題它都能夠回答得很好，加起來，解決了一個大問題。
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