ChatGPT提問技巧:大問題拆解成5個小提問

ChatGPT提問技巧在此分享Excel實際範例,教你如何把AI工具當作老師,先將一個複雜大問題仔細分析,拆解成5個小任務,小提問累積知識,學習工作更有效率。

一、存貨入庫明細帳

範例是一個簡單的Excel庫存管理中的存貨入庫明細帳,只有四個欄位:入庫日、料號、入庫數、金額,這篇文章分享其中料號的部分如何資料處理。

仔細看,料號如同身分證號碼,似乎有一定規則,長度都是五個位數,第一碼是英文字,第二個以後是數字,依照一般公司情況,每個位數通常有特定意義,尤其是前面的首碼次碼,也就是這裡看到的A1、A2、B2、B3、C3、C1,接下來會再更詳細說明。

一、存貨入庫明細帳

二、料號編碼原則

瞭解了實際報表中的編號之後,接下來再來看每個料號所代表的分類,也就是所謂的料號編碼原則。這裡的編碼原則是依照第一碼和第二碼進行分類。第一碼是會科碼,A是製成品、B是半成品、C是原料,第二碼則是存貨性質的分類,A1一層櫃、A2是二層櫃、B2是夾層、B3是外板、一直到C3是合板。

注意到雖然第二碼(次碼)都是數字,但是會隨著第一碼(首碼)是哪個會科而有所不同,同樣都是3,A3是三層櫃,B3則是外板。

這是蠻常看到的公司分類方式,符合實際需求。因為所有的存貨異動都要記載成傳票,都會以公司記帳軟體某種形式呈現在財務報表中,所以第一碼必須是會計科目相對應的代碼。另外在產銷流程中,不管是業務、採購、生管、製造,都希望能夠從料號能快速判斷是屬於哪種存貨,因此第二碼是性質分類。

二、料號編碼原則

三、VLOOKUP用法

文章範例是贊贊小屋多年以前的教學文章,利用實際上有遇到的狀況,分享如何利用IF跟VLOOKUP函數做個搭配,希望直接從料號得到相對應的分類:「=IF(LEFT(B2,1)=”A”,VLOOKUP(VALUE(MID(B2,2,1)),’2.編碼原則’!C:D,2,0),IF(LEFT(B2,1)=”B”,VLOOKUP(VALUE(MID(B2,2,1)),’2.編碼原則’!E:F,2,0),VLOOKUP(VALUE(MID(B2,2,1)),’2.編碼原則’!G:H,2,0)))」。

公式非常長,實際上真的在設計的時候,其實是分成好幾個階段,最後才組合起來的。依照贊贊小屋經驗,工作中也很常拿到像這樣子Excel高手設計好的公式,可能不知道到底是怎麼設計出來的,可能會覺得是否該去報名Excel教學課程

現在有了ChatGPT,看到高手達人的複雜公式,也許不用那麼緊張了。

三、VLOOKUP用法

四、ChatGPT提問技巧

直接把一長串公式貼上去給ChatGPT,沒有特別說明用意,心裡是希望它能夠做個小老師,幫我好好講解這每個字都看得懂、拼湊在一起很難看的東西。AI機器人的回答很妙,簡單一句話解釋這個公式大概在做什麼,後面接了一個:「不過」。

它的意思是公式邏輯對,但寫的不好,並且具體給出它的方法,把公式依照有用到的函數拆解成好幾行,每一行只做一件事情,還用了在Python課程裡經常看到的空白縮排,特意在前面加上有秩序的空格,讓整個公式結構跟程式文件一樣具有可讀性,稍後會介紹把這種思惟應用於ChatGPT提問技巧,把一個大問題折解成5個小提問。

贊贊小屋公式:

=IF(LEFT(B2,1)=”A”,VLOOKUP(VALUE(MID(B2,2,1)),’2.編碼原則’!C:D,2,0),IF(LEFT(B2,1)=”B”,VLOOKUP(VALUE(MID(B2,2,1)),’2.編碼原則’!E:F,2,0),VLOOKUP(VALUE(MID(B2,2,1)),’2.編碼原則’!G:H,2,0)))

ChatGPT公式:

=IF(

  LEFT(B2,1)=”A”,

  VLOOKUP(VALUE(MID(B2,2,1)),’2.編碼原則’!C:D,2,0),

  IF(

    LEFT(B2,1)=”B”,

    VLOOKUP(VALUE(MID(B2,2,1)),’2.編碼原則’!E:F,2,0),

    VLOOKUP(VALUE(MID(B2,2,1)),’2.編碼原則’!G:H,2,0)

  )

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ChatGPT提問技巧:大問題拆解成5個小提問

五、Excel公式整理

ChatGPT果然厲害,將他所提供的公式複製到Excel上面,結果一模一樣,長得確實比較好看!

贊贊小屋其實早就知道可以這樣子設計公式,但還是習慣劈哩啪啦一直寫下去,反正是自己看的又沒給別人看,就算Excel客製化也是只看成果如何,不過對於ChatGPT還是深感佩服。

神奇歸神奇,總不能全部照抄,畢竟要有一些自己想法,因此在H2儲存格是直接複製AI公式,到了H3,依照自己喜歡的版面編排稍微調整。總之,在這裡學到了或者溫習了一個小技巧,設計長串組合公式的時候,可以適當換行和空格,函數公式更具有可讀性,重點是更容易偵錯。

五、Excel公式整理

六、拆解工作任務

有時候是像文章剛開始一樣拿到Excel高手的現成公式,更多情況是Excel小白,但工作上就遇到了像文章那樣的難題,雖然說ChatGPT整理Excel很方便,但是狀況有些複雜,複雜到都不知道該怎麼開口提問。

這種情況,應該向AI學習。先前第四步驟它的意思是避免公式都混雜在一起,適當的分段分行,每一行做一件事,如此脈絡清楚有邏輯結構。

實際上就是遇到了混雜在一起的大問題,可以延用跟ChatGPT相同思維,把問題拆解成一小段一小段,也就是這裡看到的任務清單表格,不但會讓我的整個大問題有個輪廓,也更加方便針對每一項小任務小問題著手解決。

六、拆解工作任務

七、精準提問知識點

既然有了方向跟規劃,立刻著手進行!

首先第一個任務:取得料號首碼和次碼,再次ChatGPT官網登入,用自己的實際範例精準提問:

「如何在Excel把A1001用函數公式取得第一個字元跟第二個字元?」

果然將問題拆解了,答案也變得簡單,關鍵是更容易學習。這裡很清楚的學到了如何取得一串文字中的某個特定位置字元,想得到料號首碼和次碼,不再是難題。

七、精準提問知識點

八、學習心得筆記

做筆記最高原則是隨手記,有值得記錄的東西趕快寫下來,向ChatGPT學習也是如此。既然在先前第六步驟都已經用Excel列出任務表格了,而上個步驟第一任務成功解鎖,趕快把記在同樣的表格中,簡單新增一個欄位,寫下兩個解鎖關鍵字LEFT、MID函數,等於是自己在Excel學習的路上,多了兩個實用的知識點。

同樣的方法,同樣的流程,接下來是第二項任務,可能要開始接觸VLOOKUP用法了,又要跟萬能的ChatGPT學習,贊贊小屋在此不再多作介紹,讀者有興趣請自行嘗試看看

八、學習心得筆記

Excel高手與ChatGPT大師

本篇文章介紹的是兩個極端狀況,第一個是Excel很強,老實說不怎麼需要ChatGPT,設計好的公式提交到AI那邊踼館,AI不是很滿意,但老實講也沒有提出更好方法,只是做了一下版面編排。

極端的另外一邊是Excel實在有點一竅不通,於是想瞭解ChatGPT怎麼用,把AI當作是最好的老師,但就算跟著最好的老師了,也要一步一步紮實練起來,才有可能解決複雜的問題。

箇中技巧是這篇文章所介紹的重點:拆解問題。過程中會發現到ChatGPT確實是很好的老師,它背後可是整個網際網路全世界最大圖書館,因此每一個小問題它都能夠回答得很好,加起來,解決了一個大問題。


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