Notion權限設定是使用必學的基本技巧，本文以行事曆活動項目為範例，介紹有哪些不同層次的分享和權限種類，邀請1位工作成員加入，開始協助專案進行。
一、留言提及人員
建立專案行事曆的時候，如果需要團隊協同工作，針對某個項目可以進一步做這方面的操作。例如文章範例是事務所查帳行程，拜訪客戶之前需要準備相關資料，因此行事曆中有個「準備客戶資料」的行程，在Notion工作流中代表是某個頁面中的行事曆資料庫項目，可以理解為是具有特定結構的頁面，其中的結構之一是可以進行「留言」。
在留言區塊的右邊有三個功能小圖標，選擇中間的「@」，有一行簡短說明：「提及人員、頁面或日期」，點選之後進行接下來的操作。
二、邀請或連結頁面
延續上個步驟會跳出一個視窗，分成日期、人員、連結到頁面個部分，可以進行例如連結到「1-1-3 查帳行程」的操作，也可以依照這篇文章的主題，點選人員中的「邀請」，準備請團隊其他成員準備資料。
注意到在輸入框中會自動出現「@」，它其實是一個很方便的快速鍵，等同上個步驟的提及按鈕的操作，所以其實也可以直接輸入一個「@」，作用完全相同。熟悉像這樣的快速鍵操作，也是Notion快速上手的方法之一。
三、Notion權限設定
想邀請其他人，最重要的是輸入電子信箱，Notion會透過電子郵件傳送邀請。在電子信箱的右邊有個權限設定的功能，下拉之後可以看到設定權限可以看到分成四種：全部權限、可以編輯、可以評論、可以查看。
「全部編輯」和「可以編輯」差別在於能否與他人分享，而且「可以編輯」只有付費PLUS版才能使用。此外，還有比較符合這篇文章目的的「可以評論」，也就是只可以留言但不能編輯。最後一項是「可以查看」，不能做任何操作，但可以看到這個項目的頁面內容，這樣其實也能達到資料共享，例如Notion PDF匯入的文件可以提供團隊成員共同參考。
四、僅加入到頁面
除了共同協作一定會有人員信箱跟參與權限之外，這裡跟Notion月曆小工具同樣會有些比較特別的功能。例如這裡可以先加入一些要傳送給對方的備註摘要：「請準備審計委任書」。同時可以看到分成兩種層級：加入到整個工作空間，或者僅加入到單一頁面。對此，Notion分別用了簡短的一句話精準描述：「以成員身分邀請和計費」或者「以訪客身分邀請」，在此選擇「僅加入到頁面」，然後按下「邀請」。
五、Gmail邀請通知
送出邀請之後，對方立即會在自己信箱收到通知，例如這裡是Gmail信件，主旨是贊贊小屋準備要一起共同協作。
信件內文會看到上個步驟輸入的備註「請準備審計委任書」，同時也可以看到目前「Notion教學」這個工作空間有一個成員，沒問題的話，就按下「Accept Invite」接受邀請，就跟Notion表格寬度的調整一樣的簡單，直覺的操作體驗正是這款工具受歡迎的原因之一。
六、輸入臨時登入碼
這裡會遇到一個狀況，也許對方從來沒有用過Notion，當然也沒有Notion帳號。解決方法很簡單，如同這裡所看到的，有個臨時登入碼寄到被邀請者的信箱，輸入驗證之後就能臨時使用Notion，所以沒有帳號也可以。
除此之外，也有提供Google、Apple帳號等不同的驗證方式，非常方便。從這裡也可以看到，Notion不愧是很好的團隊協作平台，因為它大可跟ChatGPT官網登入一樣，要求所有使用者都必須註冊帳號，其實也不會太麻煩，可是卻為了臨時使用的需求，特地設計了這麼一套簡單機制，使用體驗非常良好。
七、建立個人檔案
既然是Notion臨時帳戶，不需要正式的註冊流程和複雜操作，如同這裡所看到的，只要簡單輸入顯示名稱即可。
八、回覆留言訊息
進入之後，會看到跟先前第一步驟完全相同的畫面，因為所謂的Notion頁面，本來就是一個網頁，在這個網頁上可以有像Notion日曆這樣的特殊工具，其特性在於預設只有自己才可以看得到，而所謂的邀請其他人，就是讓特定的其他人也能看得到。
在此，簡單以珊珊身分在留言處回覆贊贊小屋，表示已經「收到」了。
九、Notion收件匣
當邀請的對方進行留言之後，原本創立頁面的Notion使用者在收件匣會收到通知，提示有其他人在自己頁面上留言了。而且在頁面上會看到對方的留言：「收到」，表示已經收到通知。以專案工作而言，進度是珊珊會開始準備客戶資料，等於是以團隊層級進行Notion時間管理的同步開展。
團隊專案的協作平台
這篇文章是介紹留言的權限設定，操作過程中可以認識到，Notion提供了非常全面而且豐富的權限設定，分成工作空間或頁面不同內容，也包括編輯或查看等不同層級，的確可以實現團隊專案的協作平台功能。雖然像Google表單很早就有類似機制功能，但顯然Notion更為全面，在這方面是處於領先地位了，因此值得嘗試使用看看。
學會計、學Excel、學習AI工具，歡迎加入贊贊小屋社群。
AI工具大全：8種不同功能用途和30個應用清單
ChatGPT怎麼用？、Gemini是什麼？、Notion教學。
