Power Automate 教學可以從一個小流程開始：贊贊小屋用桌面版的「從 PDF 擷取資料表」動作，讀取台北富邦銀行的 PDF 交易明細，再查看擷取後的清單與資料表。本文依實際操作，帶你認識流程、動作、變數、List 與 DataTable。
一、準備要擷取的銀行對帳單 PDF
這次要處理的檔案，是贊贊小屋在 2026 年 11 月 4 日從台北富邦銀行網路銀行的「存款／外匯／轉帳」、「存款交易查詢」、「臺外幣交易明細查詢」列印出來的 PDF。在 PDF 檢視器裡打開，右上方寫著「列印時間：2026/11/04 16:58:08」，頁首是台北富邦銀行的標誌，「查詢項目」是「交易明細」，「查詢期間」是「2026/10/01~2026/11/01」。左側的縮圖顯示這份文件共 2 頁，下方的「查詢結果」是一張表格，表頭由左到右是「帳務日期」「交易時間」「摘要」「支出金額」「存入金額」「即時餘額」與「附註」，每一列是一筆交易，例如 2026 年 10 月 5 日的「電費」支出 598.00 元，餘額 66,982.00 元，10 月 6 日的「ＣＤ轉收」存入 21,888.00 元，餘額 88,870.00 元。附註欄與部分個人資訊在截圖中已經遮蔽。
台北富邦銀行的網路銀行其實也能下載 Excel 格式的交易明細，之前用 VBA 自動輸入處理銀行日報表的範例，用的就是那種檔案。但並不是每一家銀行都提供 Excel，有些銀行只提供 PDF；工作上也常常遇到只能拿到 PDF 的情況，例如收到供應商寄來的對帳資料，或是國外客戶傳來的 Invoice（發票、請款單）PDF。這些文件的格式不由自己決定，想整理成可以計算的資料，就得想辦法把 PDF 裡的表格讀出來，這正是「從 PDF 擷取資料表」派得上用場的地方。這次拿銀行對帳單當範例，是因為它貼近會計與日常行政的需求：資料量大、格式固定，而且人工整理很費時間。檔名 20261104165808.pdf 其實就是列印時間 2026/11/04 16:58:08 的數字寫法，後面設定動作時只要認得檔名，就不容易指錯檔案。另外要注意，從網站列印出來的 PDF 保存的是版面的呈現，原本在網頁上整整齊齊的表格，到了 PDF 裡不一定還保有原本的列與欄結構，不能像 Excel 那樣直接逐列逐欄讀取。這也是為什麼後面需要專門的「資料表擷取」動作，而不是複製貼上就好。
二、Power Automate 建立新流程
開啟 Power Automate 桌面版之後，首頁左側有「首頁」「流程」「範例」三個選單，左上角是「新流程」，右上角則是「設定」與「說明」。中間的「以範例開始」列出「Excel 自動化」與「Web 自動化」兩組現成範例，分別標示 5 個與 3 個範例，下方的「教學課程」還有「建立第一個電腦版 Power Automate 流程」這類初級課程。贊贊小屋這次不套用範例，直接點選左上角的「新流程」，從空白流程開始建立。安裝與登入的部分，Power Automate 下載那一篇已經整理過，這裡就從已經登入的首頁接著往下做。
點選「新流程」之後，畫面中央跳出「建立流程」視窗。贊贊小屋在「流程名稱」欄位輸入「取得銀行對帳單表格」，下方有「順序模式」與「流程圖模式」兩種建立方式：「順序模式」標示為「預設」，說明是「將您的流程建立為一系列步驟並進行視覺化。」，並且已經勾選；「流程圖模式」標示為「預覽」，說明是「將您的流程建立為分支圖表並進行視覺化。」。贊贊小屋維持預設的「順序模式」，按下右下角的「建立」。
Power Automate 桌面版做的事情，一般稱為 RPA（Robotic Process Automation，機器人流程自動化），意思是讓軟體代替人去重複原本要手動完成的操作。拿銀行對帳來說，人工的做法通常是先打開 PDF，一筆一筆複製交易日期與金額，再貼進 Excel 整理成表格；如果把每個步驟交給軟體，就可以先定義好動作，之後依序執行。這次的範例只處理最前面的一小段，也就是把 PDF 裡的交易資料表讀出來。
初學者容易混淆的另一件事，是 Power Automate 有雲端流程與桌面流程兩種形式。雲端流程通常由事件、排程或其他雲端服務觸發，例如收到郵件就自動處理；桌面流程則在 Windows 電腦上操作應用程式、檔案與網頁，也就是本文使用的桌面版。「順序模式」與「流程圖模式」則是同一條流程的兩種呈現方式：前者由上到下一步一步排列，比較容易看出資料是怎麼流動的，對初學者較友善；後者以分支圖表呈現，適合流程變複雜之後再使用。
三、從 PDF 擷取資料表
建立完成後，就進入流程編輯器。視窗標題變成「Power Automate | 取得銀行對帳單表格」，上方有「檔案」「編輯」「偵錯」「工具」「檢視表」「說明」等選單；左側是「動作」面板，最上方有「搜尋」欄位，下方以「所有」與「我的最愛」兩個頁籤列出動作分類；中央是名為「Main」的主流程分頁，上方工具列有儲存、執行、停止等圖示，目前還沒有任何動作，所以中央顯示「您在這裡目前沒有任何動作」，並提示要把動作拖曳到此窗格，或使用錄製程式擷取動作。要找 PDF 相關的動作，在動作面板的分類中往下找到「PDF」，點開之後有五個動作：「從 PDF 擷取文字」「從 PDF 擷取資料表」「從 PDF 擷取影像」「將 PDF 檔案中的頁面擷取至新…」與「合併 PDF 檔案」。銀行對帳單要取出的是一筆一筆的交易明細，需要列與欄的資料，所以贊贊小屋選擇「從 PDF 擷取資料表」。
加入這個動作之後，會開啟同名的設定視窗。在「一般」區塊的「PDF 檔案」欄位，指定剛才那份 20261104165808.pdf 所在的路徑；「要擷取的頁面」選擇「全部」，讓兩頁都納入擷取；「進階」選項裡還可以設定 PDF 密碼、第一行是否為欄名稱，以及是否合併跨頁的表格，這次沒有展開調整。視窗下方的「變數已產生」顯示 ExtractedPDFTables，這就是動作執行後用來存放結果的變數。確認之後按下「儲存」。
這裡有兩個名詞值得先分清楚。Flow（流程）是完整的工作程序，Action（動作）則是流程中的一個具體步驟；整個流程就是由一個一個動作從上到下排列起來。以銀行對帳單為例，一個完整的流程大致會是讀取 PDF、擷取資料、檢查結果、再寫入 Excel；本文實際做到的是前面的讀取、擷取與查看結果，寫入 Excel 並沒有在這次操作中完成。
為什麼要特別選「擷取資料表」，而不是「擷取文字」？因為 PDF 保存的主要是文件的版面呈現，也就是每個字出現在頁面上的位置，並不像 Excel 或資料表那樣原本就有列與欄。擷取文字得到的是一串文字內容，列欄的關係需要自己另外整理；擷取資料表則是由動作從頁面內容中辨識出表格，並整理出哪些內容屬於同一列、同一欄，直接產生可以逐列逐欄讀取的結構，後續處理會省事很多。
另一個需要留意的是 PDF 的來源。本身含有文字內容的 PDF，程式可以直接讀取；掃描型 PDF 本質上是整頁圖片，依 Microsoft 官方的 PDF 動作文件，「從 PDF 擷取資料表」動作不使用 OCR（光學文字辨識），所以無法讀出掃描型 PDF 裡以圖片呈現的文字，這類文件需要改用其他辨識方式。Power Automate 的動作面板中另外有「OCR」分類，也說明文字辨識與 PDF 擷取是不同的功能。再加上不同銀行的版面各異，表格是否一定能被正確辨識成資料表，也沒有保證，擷取之後仍然需要檢查結果。Microsoft 官方文件也提到，這個動作背後的函式庫偶爾會把不是表格的資料一併擷取出來，目的是降低漏掉真正表格的風險，所以結果裡多出看起來不像交易明細的項目，並不罕見。
四、執行 PDF 資料表擷取
儲存設定之後，「Main」分頁裡出現第一個步驟，標題是「從 PDF 擷取資料表」，下方一行文字說明從哪一份 PDF 將資料表擷取到 ExtractedPDFTables 變數。畫面上方的工具列有儲存、執行、停止等按鈕，贊贊小屋按下「執行」，讓流程實際跑一遍。在這個步驟上按滑鼠右鍵，會出現操作選單，常用的有「編輯」「重新命名動作」「以預設值從這裡執行」「復原」「重做」「剪下」「複製」「貼上」「上移」「下移」「停用動作」「停用記錄功能」與「刪除」，需要修改設定或調整順序時，都可以從這裡進行。
建立流程與執行流程是兩個不同的階段。前面的操作只是把「要做什麼」寫成動作，按下「執行」之後，Power Automate 才會真的去開啟 PDF、辨識表格並產生結果，所以流程設計、執行與檢查結果，是三件分開的事。還有一點必須記住：執行成功只代表動作沒有出錯，並不表示資料內容一定正確。PDF 表格擷取仍可能出現欄位錯位、辨識不完整，或把不是表格的區域也當成表格的情況，所以執行之後一定要打開結果看一遍。
五、檢視 Power Automate 變數
流程執行完之後，要在哪裡看到擷取的結果？答案在畫面右側的「變數」面板。面板上方有「搜尋」欄位與「全域」「區域」兩個頁籤，下方分成「輸入」「輸出」與「流程」三個分類，數字分別是 0、0 與 1：「輸入」與「輸出」沒有任何變數，「流程」分類中則有一個變數，名稱是 ExtractedPDFTables。在這個變數上按滑鼠右鍵，選單有「編輯」「尋找使用方式」「標記為敏感」「釘選」與「重設為預設值」，贊贊小屋選擇「編輯」，準備查看裡面到底存了什麼。
變數可以想成程式在執行期間用來存放資料的容器：每個容器有名字，裝著一個值，後面的動作只要引用這個名字，就能取得它存的內容。Power Automate 把變數分成幾種角色。依 Microsoft 官方的變數管理文件，輸入變數與輸出變數是流程對外交換資料的窗口，例如別的流程把參數傳進來，或流程把結果傳回去；流程變數則是在流程執行過程中，由動作自動產生或手動建立、只在流程內使用的變數。這次的 ExtractedPDFTables 是「從 PDF 擷取資料表」動作產生的，所以出現在「流程」分類，輸入與輸出沒有變數是正常的，因為這個流程沒有跟其他流程交換資料。
變數存的也不一定只是單一的數字或文字，它可以是一整份清單，甚至是結構更複雜的資料。ExtractedPDFTables 就是這樣：它不是單一個值，而是一組擷取結果。還要特別提醒，這個變數是流程執行時使用的資料，並沒有被寫成 Excel 檔案或存到任何外部位置；想把結果留下來，後面還需要另外的動作處理。
六、PDF 擷取結果的清單結構
按下「編輯」之後，開啟「編輯流程變數」視窗。「變數名稱」是 ExtractedPDFTables，「預設資料類型」顯示為「清單」，「預設值」欄位寫著「未設定」，「變數值」欄位則以一行文字顯示目前的內容，開頭是「第 1 頁，有 2 列及 2 欄的 PDF 資料表 #1」，接著是「第 1 頁，有 10 列及 7 欄的 PDF 資料表 #2」，後面還有更多項目。這串文字太長，欄位放不下，所以右側有一個「檢視表」按鈕，可以用表格的方式把整份清單展開來看；下方的「標記為敏感」維持關閉。
為什麼擷取結果是「清單」？因為一份 PDF 可能不只有一個表格，Power Automate 把每個辨識出來的表格各當成一個項目，依順序放進同一個清單。List（清單）就是用來存放一組有順序的資料的資料型態，每個項目都有一個索引，而索引是從 0 開始計算的，所以第一個項目是 [0]，第二個是 [1]。在流程裡要引用清單中的某一項時，寫法是 %ExtractedPDFTables[1]%，意思是取得清單中索引為 1 的項目。
七、檢視 DataTable 表格資料
按下「檢視表」，出現「變數值」視窗，標題寫著 ExtractedPDFTables（清單 PDF 資料表資訊），內容分成「#」與「項目」兩欄。贊贊小屋這次的 PDF 一共擷取出三個項目：索引 0 是「第 1 頁，有 2 列及 2 欄的 PDF 資料表 #1」，索引 1 是「第 1 頁，有 10 列及 7 欄的 PDF 資料表 #2」，索引 2 是「第 2 頁，有 9 列及 7 欄的 PDF 資料表 #1」。從描述就可以看出，第 1 頁辨識出兩個表格，第 2 頁辨識出一個；索引 1 與索引 2 的右側各有一個「其他」可以點選，贊贊小屋選擇索引 1，也就是第 1 頁那份 10 列 7 欄的表格。
這裡的索引與 PDF 頁碼不是同一件事，很容易搞混。「#1」「#2」是同一頁內的表格順序，並不是整份 PDF 的編號；索引 1 的項目來自第 1 頁，索引 2 的項目來自第 2 頁，但如果某一頁辨識出三個表格，就會在清單中占三個位置。同樣地，這次交易明細剛好在索引 1，並不代表所有銀行 PDF 的交易明細都在索引 1：每份 PDF 的版面、頁數與辨識結果都不一樣，清單裡的項目與順序也會跟著不同，使用之前一定要先看過清單內容。
點選之後，畫面顯示 ExtractedPDFTables [1]（PDF 資料表資訊），下方是「屬性」與「值」兩欄：「.DataTable」的值是「10 列, 7 欄」，「.TableStartingPage」與「.TableEndingPage」都是 1，表示這個表格從第 1 頁開始，也在第 1 頁結束。清單裡的每個項目，其實是一份「PDF 資料表資訊」，除了實際的表格，還帶有起始頁、結束頁這些屬性。贊贊小屋再點選 .DataTable 那一列右側的「其他」，展開這個屬性的內容，才能看到真正的表格資料。
畫面標題變成 ExtractedPDFTables [1].DataTable（資料表），這就是前面一直提到的 DataTable。表頭的欄位有「帳務日期」「交易時間」「摘要」「支出金額」「存入金額」與「即時餘額」，列號從 0 到 9，一共 10 列，每一列是一筆交易，可以看到不同的日期與交易時間，有的是收入、有的是支出，最右邊則是交易後的即時餘額。畫面下方有橫向捲軸，資料表共有 7 欄，目前畫面上看得到的是前面六個欄位；對照 PDF 查詢結果的表頭同樣是 7 個欄位，欄數相符。這代表 Power Automate 已經把 PDF 裡的部分交易明細，轉換成可以逐列逐欄讀取的結構化資料。
DataTable 與前面的「PDF 資料表資訊」要分清楚：資料表資訊是外層的包裝，除了表格本身，還有起始頁、結束頁等屬性；DataTable 才是真正由列與欄組成的資料，它具有列、欄與儲存格的結構，可以供後續動作使用。在流程裡引用它的寫法是 %ExtractedPDFTables[1].DataTable%，意思是取得清單索引 1 的項目中的 DataTable 屬性。
拿到資料之後，第一件事不是急著往下處理，而是先確認資料對不對。銀行明細有一個很好用的檢查方式，就是餘額勾稽。以 2026 年 10 月 16 日的幾筆交易為例：「行動跨轉」支出 18,168.00 元之後，即時餘額是 71,582.00 元；接著「ＣＤ轉收」存入 11,884.00 元，餘額變成 83,466.00 元；再有一筆「行動跨轉」支出 910.00 元，餘額成為 82,556.00 元。這兩次加減，與畫面上顯示的餘額完全吻合；表中相鄰各列的金額與餘額，也符合同樣的加減關係。需要說明的是，這只是檢查畫面上這些列的前後餘額是否連得起來，並不等於完成整份銀行對帳。會計資料自動化不能只看有沒有擷取成功，還要看資料是否完整、數字之間的邏輯是否合理。
後續若要在 Excel 裡進行計算，還有兩件事要留意。第一，金額欄位看起來是 21,888.00 這樣含有千分位符號的內容，需要先確認它是可以運算的數值，而不是只看起來像數字的文字。第二，這次只檢視了索引 1 的表格，也就是第 1 頁的交易明細；第 2 頁的資料位在另一個項目，是否要把不同頁的表格合併，需要依實際資料結構判斷，這次檢視成功，並不代表所有頁面都已經處理完。
從銀行對帳單開始認識 Power Automate 自動化
這次只用了一個「從 PDF 擷取資料表」動作，就把準備檔案、建立流程、設定動作、執行流程、查看變數，到打開資料表檢視交易明細的整個過程走了一遍。對初學者來說，這比一開始就挑戰複雜的自動化更容易理解：每一步都有看得到的畫面，每一個結果也都能打開來檢查。
銀行 PDF 只是這次選用的示範案例。真正值得帶走的，是 Power Automate 怎麼把不同的動作與資料串在一起：動作負責做事，變數負責存放結果，List 用索引把一組項目排好，DataTable 則把資料整理成列與欄。弄懂這幾個概念之後，不論是接著學 Excel 自動化、整理文件，或處理會計資料，都有一個比較清楚的基礎可以依靠。
贊贊小屋的做法是先讓一個小動作確實跑成功，再仔細看它產生了什麼，而不是急著把整套流程一次做完。畢竟自動化最怕的不是做得慢，而是結果看起來成功，內容卻是錯的。先弄清楚每一步的結果，再往下接上下一個動作，路才會走得穩。
