Google試算表共用設定：設置權限邀請他人檢視編輯

Google文件提供分享共用的功能，可以和他人分享檔案，即時檢視協作。本文以Google試算表為例，介紹如何與他人共用、設定權限及邀請、進一步修改編輯權限。

一、Google試算表共用

打開Google試算表，本文以「會計傳票」為例，前往上方功能區，依序選取「檔案」「共用」，接著點選「與他人共用」。

出現『共用「會計傳票」』的視窗，在上方欄位輸入具有存取權使用者的Gmail電子信箱。視窗下方說明試算表預設「只有具備存取權的使用者才能透過連結開啟檔案」，若需要變動，可點選「限制」旁邊的下拉選單，調整成「知道連結的任何人」﹐這部份讀者有需要可自行嘗試，參考說明文字應該能理解其功能。

在使用者欄位右側有下拉選單能選擇編輯身分，試算表預設為「編輯者」，可視情況改為「檢視者」或「加註者」。確定使用者身分後，點選右下方的「傳送」，即可送出共同權限邀請的電子郵件；亦得點選左下方的複製連結，直接將試算表的網址提供給使用者。

對方會在自己的Gmail信箱收到試算表邀請郵件，點開後可以看到信件內文寫著：「贊贊小屋客服共用了1份試算表」、「贊贊小屋客服邀請您檢視以下這份試算表」，信件下方亦提供文件擁有者及編輯相關資訊。點選左下方的「開啟」，即可打開試算表。

依照前面的設定，假期共用使用者目前僅有「檢視者」的身分。試算表打開後，上方文件模式顯示「僅供檢視」，點選後會出現權限說明，若想進行變更，按「要求編輯權限」。

出現『要求擁有者授予「會計傳票」的編輯權限』視窗，可以在訊息欄位輸入要給文件擁有者的訊息，也能直接點選右下方「傳送」，送出要求訊息。

試算表擁有者會在Gmail信箱收到要求編輯權限的信件，打開郵件後，信件內文會出現「要共用1份試算表嗎? 」，以及使用者在上一步驟寫入的訊息、試算表名稱和編輯權限選單，可以使用系統預設的「編輯者」，也可以進一步修改設定，下方有給使用者的訊息欄位，調整好編輯權限，再點選左下方的「共用」。

同意「編輯者」權限後，試算表共用者即可對文件進行增修，試算表右上會出現編輯相關訊息，包含前次編輯時間和編輯者資訊，而且能即時看到他人編輯結果，滑鼠移到調整的欄位也會出現編輯者名稱。

Google試算表的共用和協同檢視編輯功能，降低了檔案往來可能產生的資料毀損及遺失風險，不論何時都能清楚掌握文件編輯狀態，讓版本維護輕鬆寫意。時至今日，工作型態和合作方式五花八門，善用Google試算表共用設定，得以消弭時空的障礙，增加團隊合作的效率，為各種樣態的工作，提供更多運用工具和創意。