Word目錄怎麼做是很值得學習的技巧,可以為文件建立導覽大綱,方便快速索引連結。本文以稅務法規為例,介紹如何利用3種不同AI工具,輕鬆完成設定。
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Toggle一、全國法規資料庫
範例來自「全國法規資料庫」網站的「所得稅法」,這部法規完整規範了個人綜所稅和企業營所稅的相關內容,條文豐富且全面。從其修正條文到了126條,可以想見整部法規的文字量相當龐大。
儘管在正式網站上可以輕鬆查找像這樣的法規,但網頁僅能顯示瀏覽檢視,無法進行筆記標示備註。因此很多時候,這類文件希望能儲存到自己的電腦,最理想方式是儲存為Word文件,許多諸如Word目錄連結的技巧都可以派上用場。

二、AI協助標題設定
經常使用Word的話,應該知道目錄大綱非常實用,然而為了設置像所得稅法這樣長文件的標題,必須手動設定每一章每一節的樣式,光是想像就非常耗時,因此會希望請最強AI工具ChatGPT幫忙。
具體方式是先輸入想要執行的操作,然後按住Shift鍵換行,接著貼上所得稅法全文內容,最後發送整個提問。如此依照ChatGPT問問題技巧進行,能將提問和資料合併,避免只有提問而沒有資料,或只有資料而無提問的情況。
實際提問如下:
「將以下內容有第幾章的部份設定為標題2,有第幾節的部份設定為標題3」

三、自動更改樣式
一如既往,ChatGPT理解需求並進行了處理,提供預期的結果:第一章標題設為標題2,第一節設為標題3,並且它還貼心將整篇文章的首行「所得稅法」設為標題1。
然而問題是,所得稅法內容很多,ChatGPT怎麼用好像很方便,卻只處理了前面一小段,雖然它表示將繼續處理其餘部分,實際上並沒有。最終是問我是否要將全文整理好,還是僅提供標題格式範例。對此贊贊小屋的回覆是當然要「全文都整理好」,可是結果不如預期。


四、ChatGPT限制
經過多次溝通後,ChatGPT終於解釋了原因,原來是全文篇幅過長,超出其處理限制。此時,AI就像一個真人助理,努力想幫忙完成工作,但又有自身的限制無法完成。這是贊贊小屋第一次覺得ChatGPT如同虛擬助手,雖然沒有成功,但是ChatGPT使用攻略的互動過程中,讓人感覺到它的耐心與努力。

五、提問訊息太長
正如上個步驟所示,ChatGPT是會嘗試處理長文件,但往往只能處理一小部分,有先天的功能限制。最後當贊贊小屋再次把完整的所得稅法丟過去,ChatGPT直接霸氣回覆:「你提交的訊息太長,請編輯後重新提交」,不囉嗦的紅框紅底紅字,前面加個圓圈驚嘆號,好像,這憤怒指數是有的了。
到了這時候,贊贊小屋體會到AI也是有所謂的耐性,越過底線後機器人便不再客氣了,如此對於ChatGPT是什麼有更進一步的瞭解。

六、改用Gemini測試
既然ChatGPT因為訊息長度的限制無法處理,贊贊小屋考慮改用Google的Gemini。這款AI工具推出時強調其模型能處理更大容量的長文件。於是,向Gemini提出和ChatGPT相同的問題,同樣提供所得稅法全部內容。
然而,在回答過程中,Gemini顯示結果的步伐緩慢,比ChatGPT更慢。即便如此,其實也不介意,就讓它慢慢處理好了,可是最終,它停在第79條,無法繼續進行,且沒有任何提示,真的讓人對於Gemini好用嗎有點小問號。
相比之下,Gemini的冷冰冰和ChatGPT的親切互動有很大差異,後者即使未完成工作,仍然讓我感覺像是在與一位人類助理互動,會嘗試用其它方法,會說明受到限制。

七、Claude VBA範例
測試過ChatGPT和Gemini後,失敗之餘,贊贊小屋轉向了Claude這款擅長程式設計的AI工具。
這次我決定使用改變方向,讓Claude來寫一段Word VBA程式,將所有的「第幾章」設為標題2,所有的「第幾節」設為標題3,確保其中的數字使用國字,提問如下:
「如何設計Word VBA程式,將所有的「第幾章」樣式設定為標題2,所有的「第幾節」設為標題3,其中的「幾」是「一、二、三、」等國字數字。」
果然,Claude立刻開始進行並且順利完成了任務,中間是有經過幾次追問修改,並非程式碼本身的問題,可以執行程式,只是沒有完全合乎需求,因此細部調整,況且Claude在理解所提出的狀況之後,很快修改程式完成了任務。
贊贊小屋其實也嘗試讓ChatGPT編寫Word VBA程式碼,但卻是根本無法執行,而且這次失敗,先前有過兩次的Word VBA提問,皆以失敗告終,從個人經驗而言,Claude寫程式不愧是這方面最厲害的AI高手。

八、Word目錄怎麼做?
如同在Excel VBA編輯器中的操作方式,將Claude生成的程式碼貼入Word中執行。短短一秒鐘,所有章節的標題樣式都被設置完成。如此一來,功能窗格中能清楚看到整篇文章目錄,而且能快捷方便地進行跳轉,因此Word目錄怎麼做?手工建立當然也是可以,但是文件量很大而且有一定規則的時候,VBA程式是最快速的方式。
左下角有顯示文件資訊,總共有97頁,4萬多字,對Word來說是輕而易舉的內容,執行VBA程式也僅僅是一閃而過的事,但對於AI來說,這樣的處理量卻顯得相當沉重,由此可以瞭解到雖然AI很厲害,程式還有其獨到之處。

AI工具與程式並用
文章範例中的需求其實並不複雜,希望為章節加上標題樣式,但是在操作過程中,ChatGPT和Gemini都未能完全實現,最終是Claude AI使用完成了這項任務。擴大而言,這不僅是針對本文的範例,其實是更加了解不同AI工具的特性與限制,學會如何根據任務選擇合適的方式完成工作,
另外,從最後是借助VBA程式碼執行來看,傳統方法仍然有其用處,不是有了AI就不用寫程式,反而應該兩者並用,或者是更進一步的兩者合用。
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