Word教學:如何建立自動目錄頁面,超連結索引

Word建立標題導覽的大綱之後,利用參考資料中的自動目錄工具,可以快速建立目錄頁面,同時還具有超連結索引功能,本文以稅法文件具體介紹如何操作。

一、Word插入空白頁

參考先前贊贊小屋Word導覽大綱的相關文章,在所得稅法文件已經建立好了標題導覽,想要進一步建立目錄。先將位置移到文件第一頁開始的地方,上方功能區中依序選擇「插入>頁面>空白頁」。

Word教學:如何建立自動目錄頁面,超連結索引 1

二、分頁符號及導覽

果然新增了一個空白頁,並且有一行「分頁符號」,注意到在導覽窗格中會多出一列的空白,這是對應連結到上個步驟所新增的空白頁面。

Word教學:如何建立自動目錄頁面,超連結索引 3

三、文件開始標題

在新增的空白頁輸入「目錄」兩個字,可以看到它會同時出現在導覽窗格中,等於是自動成為整個文件一開始的導覽標題。

Word教學:如何建立自動目錄頁面,超連結索引 5

四、目錄參考資料

接下來要準備建立自動目錄了,上方功能區依序選擇「參考資料>目錄>自動目錄1」。

一張含有 桌 的圖片

自動產生的描述

五、自動建立目錄

果然產生了和導覽標題一致的目錄頁面,並且每個標題目錄都自動建立了超連結,例如在第1章第11條這裡,「按住CTRL鍵再按一下滑鼠以追蹤連結」。

Word教學:如何建立自動目錄頁面,超連結索引 8

六、目錄超連結追踪

超連結跳到文件的「第11條 執行所業務者及營利事業」,有需要的話可以點選導覽窗格中的「目錄」,快速回到上個步驟的目錄頁面。

Word教學:如何建立自動目錄頁面,超連結索引 10

七、多餘段落刪除

回到目錄頁面,可以看到它自動產生了一個多餘的空白段落,而且還在左側的標題導覽窗格中佔了一行位置,直接Delete刪除鍵刪除即可。

Word教學:如何建立自動目錄頁面,超連結索引 12

八、顯示格式化標記

建立好了目錄之後,如果整份文件都已經編輯好了,可以進入「Word選項」中的「顯示」頁面,取消勾選「顯示所有的格式化標記」,按「確定」回到Word,便是乾淨的文件狀態,沒有多餘的編輯標記,上個步驟截圖所看到的直角段落標記還有分頁符號,現在都已經不再顯示。

Word教學:如何建立自動目錄頁面,超連結索引 14

Excel與Word VBA

微軟Office中的Word其實跟Excel一樣有算是相當完整的VBA功能,可是在實務上卻不是那麼常用,因為Excel通常會有很多報表數字資料,需要進行繁複的處理分析,善用VBA可以很大程度的自動化作業,然而Word主要是進行文件編輯,所以一般的作業狀態是不太需要VBA自動化的。進一步而言,在很情多狀況如果需要自動大量產生的話,如同先前贊贊小屋合併列印相關文章,以及這篇文章所看到的自動目錄,其實Word本身已經有提供許多非常好用的指令工具了,這個也是贊贊小屋後續系列文章會跟讀者介紹的重點。

每天學習,每天充電:Word文章合集