WORD文件導覽:標題樣式大綱,功能窗格快速瀏覽

Word文件將大綱目錄設置標題樣式,配合功能窗格可以快速導覽檢視。本文以《會計人的Excel小教室》三本電子書的書稿為例,介紹具體如何操作及相關工具。

一、建立標題樣式

以《會計人的Excel小教室》的書稿為例,首先想設定標題樣式。先選取「第一章 Excel基礎操作」,滑鼠右鍵,在跳出來的快捷工具視窗中,將「樣式」下拉,點選設定為「標題1」。

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二、上方功能區樣式

設定好了第一章作為主標題後,接著選取「第一節 新增活頁簿」,上個步驟是滑鼠右鍵快速操作,這裡以上方功能區執行,依序前往「常用」➔「樣式」將整個版塊下拉,可以看到目前預設為「內文」,在此選擇「標題2」。

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三、顯示功能窗格

設定完成標題一與標題二文字樣式後,想要快速瀏覽文件中的大綱標題,請於上方功能區的「檢視」➔「顯示」,將「功能窗格」打勾,這裡可以查看浮窗的說明文字,先大致瞭解其作用。

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四、導覽快速前往

上個步驟勾選「功能窗格」後,Word介面左邊會出現「導覽」窗格,分別有「標題」、「頁面」與「結果」三種方式可呈現,其中的「標題」會看到建立好的標題樣式文字,等於是可以導覽整份文件的大綱架構,並且點選任何標題會迅速前往文件中的位置。

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五、選取標題內容

建立標題及功能窗格除了可以快速超連結導覽,可以選擇該標題後滑鼠右鍵,會看到有很多其他工具,例如點選其中的「選取標題及內容」,Word便迅速選取包含該標題的所有文件內容,有需要能直接複製整個內容,或者是在功能窗格內拖曳移動該標題,會以標題區塊的方式調整他們在文件中的前後位置。

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六、全部展開摺疊

為了更方便瞭解整份文件大綱目錄,可點選標題後滑鼠右鍵,選擇「全部展開」或「全部摺疊」,有需要時只要操作過一次,便能瞭解非常的好用。

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七、顯示標題階層

右鍵工具箱最後一個是「顯示標題階層」,以《會計人的Excel小教室》為例,有標題1、標題2、標題3,對應該是章、節、步驟,截圖表示目前是「顯示標題3」的戕態,如果點選設定「顯示標題2」,便會變成是只看得到標題1及標題2,也就是只有章及節,步驟會被統一摺疊起來。當然後續可以再調整為不同的顯示階層。

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《會計人的Excel小教室》電子書

這篇文章可以看到建立好了標題導覽,可以非常快速地瀏覽檢視整個文件,這是數位文字的強大之處,尤其是在Excel使用為主的工具書更是如此。贊贊小屋出版《會計人的Excel小教室》三本電子書合輯,初衷便是讓各位讀者可以更有效率地在工作中使用Excel,在有需要的時候快速找到目前工作所需的指令函數。雖然贊贊小屋電子書並不是Word文件,但是會提供PDF及ePub檔案,因此不管是在電腦、平板、手機、閱讀器,同樣都能像這篇文章快速導覽,希望能成為最佳幫手。