選單
Word合併列印可以大量產生同樣格式的文件，在此以邀請函為例，介紹如何新增Word範本，引用Excel檔案，將收件人資訊依序寫入特定位置，自動產生多份文件。
Word在「新增」文件頁面可以使用office範本，如同截圖所示輸入「邀請函」，選擇其中比較合適的範本，例如「新生兒派對邀請函（男孩）」。
建立範本之後，前往上方功能區「郵件」頁籤，將「啟動合併列印」指令工具箱中的「啟動合併列印」下拉，選擇清單中的「逐步合併列印精靈」。
首先是「選取文件類型」，在此配合本篇文章的範例選擇「目錄」，接著點選最下方的「下一步：開始文件」。
「選取開始文件」這裡選擇「使用目前文件」，表示是用現在正在編輯中的word文件，接著按下方的「下一步：選取收件者」。
「選取收件者」這裡，打算引用在Excel已經編輯好的清單，因此選擇「使用現有清單」，然後按一下中間的「瀏覽」。
選擇電腦中已經編輯好的Excel檔案，例如這裡看到的「收件人清單」，在預覽視窗可以看到Excel資料內容，沒問題按下右下角的「開啟」。
「選取表格」視窗，大致看一下應該沒有問題，預設勾選的「資料的第一列包含欄標題」便是符合情況，因此直接按下「確定」。
接著「合併列印收件者」視窗這裡再次確定清單資料，由於在Excel已經編輯好了表格，沒有需要做任何更改，同樣直接按下右下角的「確定」。
回到合併列印精靈，已經設定好了收件者清單來源，點選下方的「下一步：安排目錄」。
在「安排目錄」這裡，本篇文章範例並沒有使用到像是「地址區塊」或者「問候行」等項目，因此在這裡選擇「其他項目…」。
「插入合併功能變數」會到先前第六步驟所引用的清單欄位，包括「公司」及「姓名」。
先選擇「公司」，接著在Word文件移到想要置入欄位資訊的位置，按下「插入」，接著於Word文件中按Enter鍵換行，同樣方式準備再插入「姓名」。
「公司」和「姓名」兩個所需欄位資訊都插入之後，可以按「下一步：預覽目錄」。
「預覽目錄」這裡果然已經把清單裡面的資料都帶到Word範本中，可以選擇第幾筆資料預覽結果，看看是不是所期待的文件內容，沒問題的話點選下方的「下一步：完成合併」。
「完成合併」這裡選擇「成為新文件」，表示要另外新增一個目錄文件，在跳出來的「合併到新文件」視窗除非特殊情況，保留預設的「全部」按下「確定」。
最終完成的文件，果然是範本已依照清單建立好了三份相同格式但不同資料的邀請函。
這篇文章最終所完成文件雖然有一些格式跑掉了，不過以合併列印而言已經達成效果了，重點是它是引用Excel檔案的清單資料，等於是將Excel和Word兩者的特性強項綜合應用。在操作過程中瞭解到其實還有很多其他選項，能夠編輯不同功能的文件，因此可見Word合併列印確實是在實務上是非常好用且強大的工具。
最新文章：