ChatGPT VBA公式：1個善用Excel函數的方法
ChatGPT VBA公式可以快速進行資料處理，過程中多多善用熟悉的Excel函數，本文以員工年資計算為範例，介紹如何利用AI生成VBA，用最熟悉的方式自動化編製報表。
一、員工年資計算
範例是一個年資計算報表，其實員工的到職日期後面的四個欄位：到職日、到職當月、年資(月)、年資(年)，都是函數公式進行的計算，而且都是依照員工到職日得到的。這個跟實務情況是一樣的，本來員工年資就是依照到職日期計算即可，只是中間計算的過程稍微複雜。
例如，也許公司有統一規定，15日之前到職，當月也會計算年資一個月，超過15日之後，就從下個月開始起算。另外，通常是年資，但有蠻多時候是會依照幾個月進行計算，因此特地再把年資換算成月數。
正式報表旁邊有附上函數公式的表格，算是提供參考，同時可以知道設計這類函數公式不是那麼容易，不過既然已經有公式了，接下來介紹如何進行這方面的AI程式設計應用。
二、ChatGPT VBA公式
ChatGPT VBA公式是將容易上手的Excel函數跟方便的AI工具結合，同樣是設計程式，但是使用自己比較熟悉的語言，比較看得懂，比較能夠靈活應用。
上個步驟的函數公式雖然有點難度，但對於一般Excel使用者而言，Excel函數公式通常都是可以入門的技能，可是如果要設計VBA程式的話，門檻就真的比較高一些。
於是有個想法，既然設計Excel公式相對簡單，那麼乾脆，將公式跟VBA自動化結合在一起！提升ChatGPT AI Excel的技巧高度。
這個想法很好，可能不知道怎麼實現，像這種麻煩事，交給最厲害的ChatGPT，具體提問如下：
「想在Excel儲存格E2到E11寫入公式：=DAY(D2)，如何設計VBA程式。」
AI每次設計程式之前，都會再次確認需求，同時也是提示它即將設計的內容。這個部分很重要，建議一定要仔細閱讀，尤其是對於VBA程式代碼陌生的提問者，以閱讀方式瞭解程式設計方向，能夠有效確認所設計的程式是否符合需求。
此處ChatGPT說明是把公式填入到A2到A11，並且讓公式中的列號自動隨函數變動，確實是想要得到的結果。
它提出兩種方法，截圖所見的第一種程式碼應該比較容易理解，而且也是很簡單，只有一句：「Range(“E2:E11”).Formula = “=DAY(D2)”」，可以放心複製程式碼。
三、FormulaR1C1
ChatGPT所提出的第二種方法，其實就是Excel中的R1C1欄名列號表示法，只是在Excel直接引用非常方便，不需要額外操作，所以很少用到R1C1方式。
不過如果是設計VBA程式，有些時候相對位置會比較方便，這裡可以稍微瞭解其語法。
另外AI還有提到非常實用的計算後直接寫入數值，而不是保留公式。如此能避免工作表公式過多造成Excel卡頓的情形，原來只要這麼一句程式，達到想要的ChatGPT寫Excel巨集效果，可以讓函數計算式的結果變成單純數值。
四、執行VBA程式
首先，先將ChatGPT所提供的程式碼貼到VBA編輯器，在此想要依照ChatGPT補充，將計算結果轉化成單純值。在兩種函數的方法中，希望採取簡單的第一種，但是在AI的程式代碼中，是使用第二種方法和公式值化合在一起，第一種方法反而沒有公式值化的設計，因此必須進一步處理。
既然可以把程式碼從ChatGPT貼到VBA編輯器，當然也能直接在編輯器複製貼上，有點像是移花接木，把原本的第二種方法改成第一種方法，保留公式值化的語句。在這個過程中，等於是重組ChatGPT提供的程式碼。如果很多時候都是使用AI所提供的代碼，顯然這是個蠻方便的技巧。
得到真正想要執行的程式碼之後，將滑鼠游標停在ColumnE這個Sub程序的代碼區塊中，右上角會看到目前選取的程序，這個時候就可以將工具列中的「執行」下拉，點選其中的「執行」，快捷鍵是「F5」，如此便可以啟動ChatGPT Excel自動化的操作。
五、確認執行結果
簡單修改好了程式之後，回到Excel驗證執行結果，果然VBA AI生成完畢，和公式「(DAY(D2)公式計算結果相同，而且是單純值，類於於自己手工更新公式並值化。
在此仍然是先備份工作表之後再執行程式，並且跟先前第一步驟相同，已經把公式事先寫在工作表其他地方，等於是把最核心的公式計算保留起來。
六、自動調整範圍
目前已經能在特定範圍的欄位裡面寫入公式並轉換為數值，第一階段完成，執行確認沒有問題之後，接下來要將程式代碼進一步優化。
一方面，實務上報表範圍有可能會新增，或者資料有所變動；另一方面，就算資料本身沒有變動，系統下載的報表每次列數不一樣，還有可能是不同項目的報表，但是結構相同。因此希望能以相同方式執行。
簡單地說，如同這裡ChatGPT AI應用的提問：
「程式：
Sub ColumnE()
Range(“E2:E11”).Formula = “=DAY(D2)”
Range(“E2:E11”).Value = Range(“E2:E11”).Value
End Sub
需求：
資料筆數可能增減，請將E11改成依照資料列數自動調整。」
AI擁有無人可及的豐富經驗，表示瞭解需求，立即修改調整。參考程式碼中的註解，可以知道它會做什麼：寫入之前先確認目前報表有多少列，根據所得到的資訊進行後續操作。如同設計函數公式有時候會利用到輔助欄或者輔助儲存格，用意也是預先確定相關資訊，之後再進行真正的計算。
另外還可以注意到，雖然在需求中沒有提出，但是ChatGPT有幫忙加上條件判斷：「如果至少有第2列，就填公式」。也就是第列有資料才會寫入公式，一方面可以知道是避免錯誤，另一方面依照ChatGPT作法，大部分人在寫這一類程式常會需要像這樣的判斷，所以AI在設計的時候，也許沒有需求，也會將它加進來。因為如果沒有對應資料，程式根本無法進行計算，徒增困擾，沒有意義。
七、AI程式如何精簡
經過上個步驟ChatGPT問問題技巧的適當應用之後，複製AI提供的程式碼，貼到VBA編輯器，這裡會更清楚看到，它會先依照目前報表有多少筆資料，而且是有資料才開始寫入公式，所以有個判斷語句。
瞭解程式碼之後，當然可以自己照樣造句，或者自行編輯優化。例如，假設原始資料都是系統跑出來的，而且系統產生報表時就會幫忙判斷，沒有資料跑不出報表，所以其實程式判斷偵錯並不需要，在這裡把If跟End If去掉，如此程式精簡直觀。退一步說，就算覺得自己修改不太好，也可以請AI幫忙修改。
八、多欄公式擴展
單欄程式設計進入狀況之後，程式代碼只要照樣造句，很容易可以擴展到多欄。
實際做法就跟Word編輯文字一樣：先複製整個ColumnE2程式文字，按Enter鍵換行到下方，複製貼上，將Sub名稱改為ColumnEH，然後複製公式語句，將「E2:E」改成「F2:F」，表示目前要寫入F欄公式，把原本E欄的公式改成F欄的公式。
這裡有個注意事項，Excel公式在VBA本來就是一段文字，前後都有雙引號，但是Excel公式中的文字也用雙引號表示，因此在VBA裡面的Excel公式中的文字要在前後都加上兩個雙引號，例如「””M””」，如此可以避免混淆，幫助程式有效執行。
最後再將公式值的轉換範圍跟著修改，因為原本程式碼只有到E欄，要把原本的「E2:E」改成「E2:H」，如此修改完成，等於是搭配ChatGPT寫程式進一步自行優化。
九、完成專案任務
最後測試程式，果然很順利，報表一次多了好幾欄的資料。程式執行很快，看不到中間過程，但因為是自己有參與設計修改的程式，知道其實是將多欄範圍寫入公式，計算之後轉換為純粹的數值，等於是借助Excel函數進行VBA自動化資料整理。
反過來說，如果是執行別人寫好的專案程式，也許看不到或不知道程式碼，只見得刷一聲，很神奇地執行一連串的資料處理，或者是操作比較複雜的Excel工具，例如樞紐分析表，在這篇文章的基礎上，可以體會原來都是程式一行一行寫出來的VBA自動化專案。
AI時代應培養能力
這篇文章在操作的過程中，理解ChatGPT提供的程式再進行修改調整，這個過程是AI時代應該培養的能力。第一版草稿AI都可以幫忙寫了，如同真正的工作助理，使用者或者主管要做的，並不是照抄程式，而是要具備理解程式的能力，才能依照情況需求進行修改，得到想要ChatGPT指令生成器結果，這也是贊贊小屋文章和課程會著重的地方。
學會計、學Excel、學習AI工具，歡迎加入贊贊小屋社群。
AI工具大全：8種不同功能用途和30個應用清單
ChatGPT怎麼用？、Gemini是什麼？、Notion教學。
贊贊小屋AI課程：ChatGPT課程、AI工具全攻略、Notion課程。
