Zapier免費版其實已經很好用了，本文介紹在不花錢情況下，編輯管理既有的專案，進行管控版本，搭配測試紀錄的功能，熟悉4個必學的自動化AI階段流程。
一、已有專案編輯
和ChatGPT官網登入一樣進入Zapier主頁，左邊的側邊欄選擇「Zaps」小圖標，頁面上會列出目前已經設計好的自動化專案，可以直覺點選其中任何一項進行編輯，例如這裡是選取「專案2」。
二、檢查作業流程
進入特定專案的編輯頁面，目前有兩個簡單的流程：一個是Google Sheets觸發事件，另一個是Gmail執行事件。
滑鼠游標停任何一個事件上，右側會出現詳細內容，例如在此點的是第二個Gmail。
這裡靜態截圖比較看不出來，其實整個編輯器比較像是一個流程圖，只要按住不放，即可一同移動兩個作業流程，這算是跟ChatGPT怎麼用很不同的地方，就像移動Excel圖形物件一樣的簡單方便，建議讀者嘗試看看。
另外，這裡看到的只是寄出信件的部分欄位設定，有需要請點選右上角的「Show All Fields」，將會顯示所有的欄位。
三、編輯專案內容
除了檢視之外，點選右上角的「Edit Zap」就能進行更改。在編輯狀態下，Zapier提供了許多配套工具，例如左上角顯示開關是亮著的，表示目前專案為啟動狀態，如果希望在更改或測試時暫時停用，只要點一下就能切換到「Turn Zap off」，如同關燈的動作先將它關掉，這部份的操作如同NotebookLM語音摘要一樣簡單，但同樣都是非常好用。
此外，在右上角還能進行「Test run（測試）」，或者在編輯完成後按下「Publish」，發佈最新版本。
四、Zapier測試程序
按下Test測試之後，左邊會出現一個簡單但完整的相關視窗。Zapier把每一次的測試稱為一個Run (回合)。因此，這裡會有「Run History (測試紀錄) 」，以及目前要進行的「Test Zap」，可以先大致了解即將進行的測試，沒問題就按下測試按鈕「Test Run」。
這裡以模擬方式，將要寄送的電子郵件收件人從正確的贊贊小屋信箱：b88104069，刻意改成輸入錯誤的「b88104068」，這就好像問ChatGPT奇怪的問題一樣，透過非實際案例的操作，對於工具本身反而會有更進一步的認識。
五、細節內容確認
測試成功的話，會在上方跳出一個簡短訊息框提示「Success」。Zapier會自動記錄這次測試過程，在右邊也有執行細節可以參考。
六、未傳送通知信
進入Gmail信箱，果然有寄出訂單通知。但因為刻意將信箱地址寫錯，所以會出現系統「找不到地址」的提醒。這其實也說是一個蠻好的Zapier案例，如同設計程式累積的錯誤經驗，有時候從錯中學反而是能確切體會。
七、更改名稱與發佈
經過先前操作，應該已經了解如何更改實質的程序內容，接下來分享一個小技巧：作業流程的名稱也是可以修改。例如把第一步驟改成「訂單表有變更」，第二步驟改成「Gmail寄通知信」，如此會讓自動化專案更容易檢視閱讀。
另外，Zapier會在適當地方顯示小提醒，例如如果是分享試算表檔案，必須選擇另外一種格式，這點讀者請留意，避免所設計Zapier自動化專案沒達到預算效果。
最後，假設都已經更改完成，可以按一下右上角的「Publish」正式發佈。
八、設定版本名稱
發佈時會跳出一個視窗，可以設定目前這個編輯版本的名稱，在此簡單命名為「正式版」。
九、Zapier免費版
正式發佈之後會回到專案頁面，在左上角可以看到目前已經是「V2.正式版」了，從這裡會更瞭解Zapier免費版的功能，它可以簡單建立兩個階段的自動化專案，不用花錢，而且能夠有無限多個專案，只不過每個月最多執行100次任務，其實就個人或小公司而言，就跟Gemini Deep Research使用的每月10次額度，已經很夠了，
若有需要，也可以和先前一樣按右上角的「Edit Zap」再次進行編輯，如此等於是可以回溯檢視的版本管控。
十、4個設計流程
最後結合範例操作，總結Zap有4種狀態，或者說4個設計流程，可以分為設計階段與執行階段。設計階段包括：一開始的草稿、經過編輯修改之後、最後確定Publish發佈為正式專案。接下來進入執行階段，就是啟用（Turn On）與停用（Turn Off）。如此，讀者對Zapier是什麼應該能有更清楚的了解。
| 名稱 | 中文意思 | 使用時機 |
|---|---|---|
| Publish | 發布 | 編輯完成需生效 |
| Turn On | 開啟 | 確認設定後啟用 |
| Turn Off | 關閉 | 暫停自動化運作 |
Zap Draft（編輯草稿） ↓ Publish（編輯完成需生效） ↓ Turn On（確認設定後啟用） ↓ 自動化運作中 ↓ Turn Off（暫停自動化運作）
主流的自動化AI工具
從本文操作可以體會到Zapier同時具有簡單與複雜的特性。以簡單而言，它如同畫布般的介面，可以像畫流程圖一樣視覺化操作。以複雜而言，它依照程式編輯器的功能設計了各種配套工具。難怪它會如此受歡迎，成為主流的自動化AI工具。
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