PowerPoint不同檢視模式一次上手,簡報製作更完美有效

PowerPoint提供不同型態的簡報檢視模式:標準檢視、大綱模式、投影瀏覽、備忘稿、閱讀檢視等,本文搭配製作流程介紹各種模式,最後說明如何多重螢幕放映。

一、 標準檢視

Power Point預設模式,也是大部份人最常用模式。左側是投影片縮圖,右側是編輯區域,下方能新增備忘稿。所以這模式編輯你的簡報,方便及清楚。注意到這裡有個「按一下以新增標題」,有些時候標題很好用,下個步驟繼續介紹。

二、 大綱模式

投影片標題通常用以呈現該頁主旨,在「大綱模式」中,左側一字排開便是投影片標題,等於這份簡報的目錄,右側則是和標準模式一樣的投影片編輯。當你還在構思整份簡報草稿時,大網模式很適合,可以清楚看到目前的簡報架構。

三、 投影片瀏覽

切換到「投影片瀏覽」,可以一目瞭然檢視所有簡報縮圖,並且很方便地拖曳順序、刪除或隱藏投影片等。建議在做完簡報之後,此模式可以很明白地看見整份簡報,做個最後檢查。

四、 備忘稿

上方是整張投影片,下方是此投影片的大面積備忘稿呈現,雖然微軟從很早就一直保有這個功能,實務上用到機會可能不多。所謂簡報,不用多說的基本要求是簡單快速,所以務必要熟悉每張投影片,當電腦螢幕打出來,你總不能在老闆客戶面前看備忘稿吧。不過關於這個備忘稿,文章後面會有進一步介紹。

五、 閱讀檢視

這個功能跟「投影片放映」非常類似,差別在下方有一欄操作工具,左下角是目前頁數和總頁數,右下角則有向前、向後、移至等順手指令。

六、投影片放映

上方功能區移到「投影片放映」索引標籤,勾選「監視器」中的「使用簡報者檢視畫面」,浮窗輔助文字說明相當詳細,大意是當你的電腦是雙螢幕時,一個螢幕是面對觀眾的簡報畫面,另一個螢幕是面對演講者的報告備忘稿。

七、 多重螢幕設定

同樣的「投影片放映」索引標籤中,選擇「設定」中的「設定投影片放映」,在跳出來視窗裡調整右下角「多重螢幕」中的「投影片放映監視器」,把簡報放映到「主監視器」,另一台監視器(電腦螢幕)會保留備忘錄供作參考。這個方法很適合在大演講廳的場合使用。

八、多重螢幕放映

最後來看一下使用多重螢幕放映的實際效果。果然一台電腦純粹放映投影片,而另一台是附備忘稿的簡報者畫面,在這裡面還能看到下一個動畫效果,簡報使用者可依照自己需求及設備評估是否採用此方式。

九、Windows系統顯示器設定

沿續上個步驟,當有要使用多重螢幕的場合,雖然PowerPoint應該會在播放時會自動調整,但為了以防萬一,最好在簡報前將電腦Windows系統設定為「延伸這些顯示器」。

依照情況選擇最適合的簡報模式

這篇文章大致已經介紹PowerPoint所有簡報檢視模式,綜合來看,其實也是涵蓋了簡報從草稿編輯到實際播放的各個階段,每個模式都是一個重點,包括單張投影片製作、整體簡報架構安排、完稿前最後確認、播放時細節確認等,希望這篇不僅讓讀者能更加瞭解PowerPoint,同時也具備做簡報的基本觀念。

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