營業稅電子申報:進項登錄以及Excel資料剖析應用

營業稅電子申報軟體可直接登錄營業人所取得的進項發票,然後將進銷項資料列印為PDF文件,複製文字到Excel資料剖析,方便留存核對,本文介紹操作流程。

一、電子申報軟體

公司行號想在系統登錄所取得的進項發票,請於主畫面中的「步驟2」點選「進項登錄」,跳出來的視窗輸入統一編號,最後按「進項登錄」。

二、進項資料登錄

實際在登錄發票資料時,「開立年月」是開啟軟體時一開始已經設定好的,「格式代號」點開會看到很多可選擇的發票類型,在此假設是配合所取得的發票選擇「25」,也就是收銀機統一發票及電子發票,「扣抵代號」這裡除非是很特殊稅法規定不能抵扣的情形,否則一般都是「進項可扣抵之進貨及費用」,接下來發票字軌、發票號碼等等,同樣依照所取得的發票輸入即可,發票上面大部份直接有相關資訊。

輸入好了之後依照下面Fn功能鍵操作,一筆一筆的進項發票便輸入保留在中間的記錄項。

三、進項資料列印

進項登錄完成後回到主畫面,選擇「步驟2」上方的「進項扣抵清單列印」,接下來的「進銷項資料列印作業」視窗,除非有需要,否則編入「營業人統一編號」,「表單」、「列印範圍」和「列印順序」保留原來設定即可,最後按「執行」。

四、列印檢視預覽

於「Report Preview」(預覽列印)這裡會看到實際列印的結果,沒問題按下上方的印表機小圖標。

五、另存列印輸出

也許是系統預設狀況,也許我的電腦已經預設列印成pdf,所以當我真的執行列印,原來是把資料另存為pdf文件檔案。

六、PDF資料複製

即使產生pdf檔案,通常會希望將發票相關資料儲存為Excel,在此可以選擇適當範圍滑鼠右鍵,快顯工具列執行「複製文字」。

七、Excel資料剖析

貼到Excel會發現它把所有發票項目中間的空格當成是字串,因此一長串文字字串一起複製貼上,變成是合併的狀態。為了將發票項目分開,直接在Excel上方功能區依序前往「資料>資料工具>資料剖析」。

八、資料剖析精靈

資料剖析的操作流程視窗,一開始是依照原始資料類型選擇適合方式,上個步驟所看到資料項目中間是空格,所以選擇「分隔符號」。

九、分隔符號設定

在此直覺地勾選「空格」,看到「預覽分欄結果」確認沒有問題,按「下一步」。

十、資料格式位置

最後一步是設定「欄位的資料格式」,通常這裡保留「一般」即可,右邊說明表示Excel會自動給予適當格式,中間是設定「目標儲存格」的位置,也就是資料剖析結果要放在哪裡,將它設定為「=$A$3」,有需要可以按最右邊箭頭符號,在工作表上滑鼠進行點選。

十一、發票剖析結果

結束資料剖析,果然所有發票項目皆已隔開,很適合作為Excel資料留存備查,同時也很方便和其他申報或帳載資料核對。

電子發票及PDF文件

這篇文章所登錄資料如同截圖是電子發票,後續文章會提到其實如果是取得電子發票,應該是在財政部電子發票服務整合平台直接下載清單就好了,沒有必要手工輸入。況且就算手工輸入,如果將電子發票平台所下載的媒體檔匯入電子申報軟體,依照實際測試,原先手工輸入資料會被覆蓋掉,贊贊小屋本人經驗供讀者參考。

另外這篇文章後半段是介紹如何將PDF所複製的文字,貼到Excel進行資料剖析。讀者可以試用看看Adobe較進階的Acrobat Pro DC,它本身就可以轉存PDF為Excel,贊贊小屋實際試用測試的效果非常好,之後會有相關文章分享。

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