進貨流程圖可以把一次進貨拆成請購、採購、驗收與進貨四個階段，讓每個數量和價格都找得到出處。贊贊小屋用自己開發的「贊贊採購進貨系統」，搭配七張操作畫面，從建立供應商與商品開始，看一張單據如何接到下一張，直到貨品正式進貨。
一、進貨流程圖：先看懂整體順序
打開「贊贊採購進貨系統」的「總覽」，畫面中央就是「進貨流程圖」，五個方塊由左到右排開：第一個是基本資料的「供應商」，接著依序是步驟 1「請購單」、步驟 2「採購單」、步驟 3「驗收單」與步驟 4「進貨單」。每個方塊都標著用途，例如「跟誰買」「內部申請要買什麼」「對供應商下單」「貨到了，點收驗收」和「合格的貨正式進貨」，下方還會顯示目前有幾筆資料；這個示範畫面是供應商共 3 家，四種單據則都還是 0 張。點選方塊就會進入那張表單，商品則從方塊下方說明文字裡的「商品 共 5 項」連結進入。單據上的「轉為…」按鈕會帶著內容進入下一張表單，下一張存檔後，前一張就鎖定，要更正的話，得從最後一張往回刪，這是這套系統的操作提醒。
進貨流程圖要分清楚兩種資料：供應商與商品是基本資料，先建立好就能重複使用，不必每次進貨都重來；請購、採購、驗收與進貨才是隨每一次進貨往前走的交易單據。進貨只是進銷存管理中「進」的一段，進銷存整體的概念與流程，可以閱讀進銷存是什麼。這四張單據的順序，是範例採用的流程，各公司的作法不一定相同，重點是看懂每張單據在回答哪一個問題：誰需要、向誰買、收到什麼、最後收下多少。
二、建立供應商：先確認要跟誰買
進入「供應商」頁面，上方是「新增」「修改」「刪除」「匯出」「取消」五個功能鈕，下方的「新增供應商」表單有「廠商」「統編」「營業項目」「聯絡人」「電話」「地址」「付款條件」與「備註」等欄位，其中只有「廠商」標示了必填。以範例資料來說，廠商填「大同茶行」，付款條件填「月結 30 天」，其餘欄位視手上有的資料補上，再按「新增」就建立完成。建立後的供應商會列在表單下方的清單，點選清單中的一列，就可以修改或刪除。
把供應商集中建立成基本資料，之後聯絡、下單與對帳都有共同的依據，不必每次回頭翻郵件或名片。「付款條件」記錄的是雙方約定的付款方式，例如範例中的「月結 30 天」，它是日後核對的參考，實際交易時仍要和供應商確認，沒有確認過的條件，不能只因為欄位裡有字就當成已經說定。
三、建立商品資料：統一品名、單位與規格
進入「商品」頁面，表單的欄位有「商品名稱」「單位」「規格」「參考進價（元／單位）」與「備註」，其中「商品名稱」和「單位」標示必填。範例建立了兩項商品：「紅茶葉」的單位是「包」，規格是「600g／包」，參考進價 350 元；「珍珠」的單位同樣是「包」，規格是「3kg／包」，參考進價 180 元。填好後按「新增」，商品就出現在表單下方的清單，目前清單共 5 筆，紅茶葉與珍珠是其中兩筆。
單位和規格要分開記，是因為它們回答的是不同的問題。「包」是計算數量的單位，「600g／包」和「3kg／包」則說明一包裡面是多少東西；請購、採購與驗收數的若都是同一種「包」，後面的數量才對得起來。「參考進價」提供採購時的參考，不是成交價，實際價格還是要以供應商報價與採購單上的單價為準。
四、填寫請購單：記錄內部需求
進入「請購單」頁面，功能列除了「新增」「修改」「刪除」「匯出」「取消」，還多了一個「轉為採購單」。「新增請購單」表單最上方是「日期」「請購人」與「需求日」，日期預設帶入開單當天，畫面上是 2026/10/24，「日期」和「請購人」標示必填，「需求日」與「備註」則可以視情況填寫，下方再填商品明細。範例由王小明提出請購，明細共 2 項；建立後，在採購單的「來源請購單」清單裡，就會看到「PR-202610-0001（王小明，2 項）」這一筆。要往下一步時，選取這張請購單，再按「轉為採購單」，系統就會帶著商品進入採購單頁面。
請購單回答的是「誰需要什麼、需要多少、什麼時候要用」，它是內部的需求紀錄，還沒有向任何供應商下單。「需求日」是內部希望貨品可以用的時間，和稍後採購單上供應商預定的交貨日是不同的兩個日期，把它們分開，才看得出交貨有沒有趕上需求。
五、建立採購單：確認供應商、價格與交貨條件
進入「採購單」頁面，可以從請購單按「轉為採購單」過來，也可以在表單的「來源請購單」清單選取「PR-202610-0001（王小明，2 項）」，請購單的商品就會直接帶入，單價則先帶入商品資料的參考進價。清單裡另有「（不從請購單轉入）」的選項，表示採購單不一定要從請購單開始，範例則從請購單轉入。接著選擇「供應商」大同茶行；若「付款條件」欄位尚未填寫，系統會帶入供應商資料中的設定，範例為「月結 30 天」，帶入後仍可修改，若欄位已有內容，更換供應商後也要重新核對付款條件；再依供應商的報價確認商品明細的單價，並把「預定交貨日」設為 2026/10/31。按「新增」後的單據編號是 PO-202610-0001，狀態標示為「已下單」。需要驗收時，按「轉為驗收單」就能銜接下一步。要注意的是，建立採購單只是把下單內容記在系統裡，並不代表系統已經把訂單寄給供應商。
採購單把內部需求變成對外的下單內容：向誰買、買什麼、單價多少、付款條件是什麼、哪天交貨。實務上，詢價與比價會在下單之前進行。系統的總覽特別說明，詢價不在系統內，這套系統沒有詢價單，詢價與比價依採購需要在系統外完成，確認後的交易條件再記入採購單。採購單上的「預定交貨日」，也要回頭對照請購單的需求日，確認供應商交得出貨，才趕得上內部使用的時間。
六、填寫驗收單：分清楚訂購量、實收量與合格量
進入「驗收單」頁面，先在「對應採購單」選取 PO-202610-0001，也可以直接在採購單頁面按「轉為驗收單」，商品明細就會自動帶入，實收量與合格量先預設為訂購量，要依實際點收結果修改。範例的驗收日期是 2026/10/30，「驗收人」填「李倉管」，單據編號為 RC-202610-0001，狀態是「已驗收」。商品明細的欄位依序是「訂購量」「實收量」「合格量」「不合格量」與「不合格原因」：紅茶葉訂購 10 包、實收 10 包、合格 10 包，不合格量是 0；珍珠訂購 6 包、實收 6 包，合格只有 5 包，不合格量由實收量減合格量算出，因此是 1，並在「不合格原因」記錄「1 包包裝破損」。驗收完成後，按「轉為進貨單」就能往下一步。
訂購量、實收量與合格量分別回答三個問題：原本買多少、實際送來多少、檢查後可以接受多少。珍珠的例子就很清楚，數量送足了，不代表品質全部合格，送來的 6 包裡只有 5 包能接受。這也說明採購與驗收為什麼要分開記錄，買的、收的與接受的，本來就可能是三個不同的數字。不合格的那 1 包，還需要和供應商協調退換、補貨或金額調整，這些處理屬於實務上的後續溝通，驗收單裡的紀錄是談這些事的依據，而不是系統裡已經附帶了相關功能。
七、建立進貨單：依驗收結果確認正式進貨
進入「進貨單」頁面，在「對應驗收單」選取 RC-202610-0001，也可以從驗收單頁面按「轉為進貨單」，頁面上的說明寫明只會帶入驗收合格的數量，單價則沿用採購單，可依發票修改，確認後按「新增」。範例的進貨日期是 2026/10/31，「發票號碼」填 AB-12345678，備註寫上「已對發票」，單據編號是 IN-202610-0001，狀態為「已進貨」。商品明細的欄位是「進貨量（合格）」「單價」與「金額」，其中紅茶葉的進貨量是 10 包，單價 350 元，金額 3,500 元。
進貨單承接的是驗收的結果，所以數量依合格量而定，不是送來多少就記多少。單價雖然沿用採購單，仍然可以依發票修改，但發票上的價格若與採購約定不同，要先和供應商釐清差異，再記錄確認後的價格，不是收到發票就直接改價。發票號碼要和供應商的憑證核對，單價與金額也要逐項對一次，確認和採購單、發票都對得上。如果有破損品，供應商怎麼請款，也要先釐清。還要分清楚的是，完成進貨紀錄不等於已經付款，付款是另一個環節，這個範例沒有處理。
從單據操作理解進貨管理
從需求提出、向供應商下單、到貨檢查，到貨品正式收下，這次操作把每一個階段都留在各自的單據上。分開記錄的好處在於，一旦數量或價格對不起來，就能沿著單據往回找，看是採購時就不同、驗收時發現差異，還是進貨核對發票時才改動，不必在一堆資料裡猜測問題出在哪裡。
贊贊小屋做這套系統，也是希望透過自己動手填單，把原本抽象的管理觀念變成看得到、點得到的流程。單據能一張張對得上，是進貨管理最基本的起點；至於進貨價格怎麼影響存貨成本，則是另一個層次的問題，要先把貨品怎麼進來看清楚，才有條件往下談。
