Excel基本操作:自訂上方功能區及快速存取工具列

目錄

Excel命令非常多,想用的時候可能一時找不到。本文介紹在Excel選項新增索引標籤及群組,建立自訂功能區及工具列,還可以匯出為Office UI檔案,有需要再匯入。

Excel於2007年改版,配合Windows Vista創新引進圖形化介面的上方功能區,無論讀者是否經歷過這次大改版,應該都能體會到這一次改變帶來了的便利性。不過微軟巧思不僅於此,除了以圖形化方式將指令分門別類呈現之外,也許有讀者忽略掉了,Excel還可以客製化自定義上方功能區,這一節具體分享。

一、Excel選項中的自訂功能區

客製化路徑位於「Excel選項」中的「自訂功能區」。首先在視窗右邊是「由此選擇命令」,將橫條選單下拉,有相當多分類:「常用命令」,Excel幫忙選出那些最常用的命令;「不在功能區的命令」,在這裡可以看到原來還有這麼多上方功能區沒有的命令;「所有命令」,在這裡會發現原來Excel命令這麼多;而圖示重點介紹的「所有索引標籤」,應該是對大多數人最好用的一個分類,因為如圖所示,它就是把我們熟悉的上方功能區以清單方式呈現。

二、編輯自訂功能區

視窗右邊為「自訂功能區」,同樣也可以下拉,但其實預設的「主要索引標籤」就夠用了,可以看到它也是將上方功能區呈現為清單,在此可以將左邊的命令「新增」或「移除」到右邊的實際上方功能區中,也可以在最右邊以「上移」和「下移」調整各個命令的位置。注意到真的在新增時,可能反灰無法執行,會跳出「命令必須新增至自訂群組……」訊息,關於此點後續步驟會更為清楚。

三、新增索引標籤

點選下方的「新增索引標籤」,右邊即會新增一個新的標籤,選取此標籤後,再點選下方的「重新命名」,可以更改「顯示名稱」。

四、新增命令到自訂索引標籤

再選取標籤裡的群組,同樣可以重新命名,此時已經可以把左邊的「複製格式」新增到「新增索引標籤(自訂)」中了,到這裡應該會比較清楚第二步驟的提示信息。

五、功能區與工具列

藉這個機會和讀者分享贊贊小屋的自訂功能區,有以巨集方式的自定義調色盤,也有個人較為常用的Excel指令。從圖片上同時可看到下面一排的快速存取工具列,它等於是迷你版的上方功能區,其客製方法和上方功能區如出一徹,讀者有興趣可以到本節第一步驟圖片中的「快速存取工具列」,在這一節的基礎上自行嘗試,應該不致於有太大的困難。

六、匯入匯出與重設

花了點時間客製好的自訂功能區,如果因為換電腦、或者新公司的全新電腦,要再重新再來一次顯然是重工。針對這一點,Excel在「自訂功能區」的右下方有個「自訂:」,兩個指令「重設」及「匯入/匯出」,「重設」是把Excel上方功能回復到原始設定值,亦即沒有任何自訂的設定,「匯入/匯出」則是可以將客製化好的自訂功能區匯出備份。

七、匯出的Office UI檔案

在上個步驟點選「匯出所有自訂」後,會跳出很熟悉的Windows資料夾視窗,於此便是將自訂功能區匯出備份為一個電腦檔案,就好像瀏覽器的我的最愛備份一樣,在有需要時可以再把它再匯入Excel裡面。

純粹自製指令的上方功能區

在這邊文章第五步驟已經看到,上方功能區可以完全是自製的指令(命令),這些都是透過第一步驟的巨集新增而成的。文章最後和各位讀者補充,所謂的巨集由兩種方式組成,第一個是將所操作的過程錄製起來,接著以指令方式播放,可想見在常常要重複執行好幾個步驟的情況,錄製巨集指令是非常好用的工具,另外Excel還可以使用外掛的VBA編輯環境,從無到有編寫出來一組程式,作為Excel的操作指令。讀者有興趣可以在這方面繼續深研,贊贊小屋後續也會有相關的文章著作分享。
本文內容取自《會計人的Excel小教室(增訂版)》,書本仍然是最好的學習方法,省下一張電影票的錢,今天就買本書吧!
博客來網路書店網址:

相關文章