Excel庫存報表範例：熟悉2個資料整理必學工具
Excel庫存報表範例是存貨異動明細表為主題，介紹系統跑出來的原始檔可能的問題，再說明如何建立IF公式和操作篩選分析這2項工具，依照需求整理資料。
工作上經常會用到Excel，應該能體會處理大量資料，在執行篩選排序或者樞紐分析表時，內容的格式越乾淨越好，最好是標準資料明細表的配置：上面一行欄位，下面全是一筆一筆的資料。但是總有些時候，系統報表也好，別人傳過來的報表也好，可能「並不乾淨」，於是必須先清理一下，接下去才能隨心所欲地進行Excel資料統計分析，這一節以具體實務案例分享：
一、存貨異動明細表的麻煩
系統既定格式的存貨異動明細，看得出來，有兩列標題欄，第一個是全表適用的大標題欄：「單據日期、異動狀況、來源單號、異動數量」，接著各個料件(4個)還有個小標題欄：「料號、倉庫」。如此設計雖然有其優點，然而缺點也很明顯，資料量一旦多了起來，例如一整個月或甚至一整年，想要進行Excel統計分析，在裡面篩選出某個料號、倉庫、跑樞紐，很快會發現此路不通，在這裡就需要點小技巧。
二、報表插入新增輔助欄位
選中整個B欄，滑鼠右鍵，「插入」。
三、會思考的IF函數公式
在新增一欄中輸入公式：「=IF(A2=”料號:”,C2,B1)」，這個若P則Q的簡單公式，結果卻很神奇，把每項存貨異動所對應的料號，從上面小標題列，複製到新增欄位了。
四、新增倉庫欄位執行篩選
同樣方式新增設置「倉庫」欄位，接著選取全部資料範圍，執行「篩選」。
五、不必要資料列篩選隱藏
點一下「單據日期」的三角形，把「料號」和「(空格)」取消打勾，意思是將「單據日期」這一欄所選取範圍，儲存格內容是「料號」和「(空格)」的，統一隱藏。
六、F5快捷鍵瞄準特殊目標
成功篩選隱藏之後，再按快捷鍵F5(定位)，跳出「到」視窗，點選「特殊」。
七、我只要可見資料
在「特殊目標」視窗中，圈選「可見儲存格」，按「確定」。
八、資料被隱藏有點擔心
仔細看列數：1、3、4、7、8、……等，很明顯有些列號被隱藏，Excel報表講究乾淨，像這些被隱藏的東西，留著無用，有可能在某個地方會造成疏誤，因此建議保持好習慣，乾脆不要了。先用特殊定位選取可見儲存格之後，再複製貼上。
九、Excel庫存報表範例
Excel庫存報表範例分成靜態和動態兩種，靜態表格的重點是有多少庫存，呈現特定時間點的存貨庫存數量，動態表格的重點是有多少變動，呈現一定期間的存貨進出情形。其實這跟一般財務報表的區分相同原則，例如資產負債表是靜態報表，綜合損益表是動態報表。
本文範例是常見的庫存動態報表，以異動日期為基準，瞭解幾個月內存貨在不同倉庫的變動明細。而在先前步驟的操作之後，貼上的表格資料很乾淨，列數按號排序，沒有看不見的隱藏東西。這就是我偏好的資料格式，因為很容易用Excel統計歸納整理分析，也是比較合適的庫存報表。
ERP報表折磨出Excel真功夫
這一節有範例有兩個重點，第一個是ERP跑出來的既定格式報表，不太適合Excel直接進行資料處理，所以要找出原始報表的規則，進一步設計函數公式加以規範化。其實每個人遇到的實務狀況不一樣，這一節是用特定範例分享觀念和可能方法，各位讀者可以依照這一節類似的方法，應用到自己的案例上。
第二個重點為篩選後的資料複製貼上，應用到特殊定位的技巧。在Excel比較老舊版本必須如此，但其實在比較先進的版本，篩選之後直接複製貼上，預設即為貼上篩選後的數值。一方面，有些公司仍然使用較舊的版本，瞭解這些小技巧仍然有所幫助，另一方面也是做個延伸思考，如果學習Excel目的是提昇工作效率，那麼有個最快的提昇方法，就是升級自己或公司的Excel版本。學習Excel有時間成本，會有成本效益，升級Excel版本也有成本，當然也會有成本效益！
微軟參考說明：篩選範圍或表格中的資料。
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