Excel常常要將所拿到的原始資料進行文字方面處理，本文以銷貨毛利報表為例，介紹快捷符號和CONCATENATE函數合併文字，進而分享以SUBSTITUTE函數執行尋找與取代的任務。

上一篇文章介紹如何尋找取代，批次修改欄位標題。方法是運用Excel本身的命令工具，如此有兩個特性，一是程式參數是固定的，相較於函數來說，靈活度較低，二是計算結果直接體現，原有儲存格的資料就被改變了。有時候，這兩點在Excel操作上不是很便利，所以這裡再介紹如何用函數方式，達到相同效果。

一、銷貨收入毛利彙總表

標準的正規化表格，第一列是各個欄位，第二列開始是一筆一筆的資料。

二、快速合併文字符號「&」

輸入公式：「＝”五月”&B2」，其中左右引號「””」表示是文字字串，「&」是連接字串的運算符號。

三、CONCATENATE函數

也可以輸入公式：「＝CONCATENATE（”五月”,B2）」，CONCATENATE函數的用法效果，和「&」相同，一個直接在資料編輯列輸入，一個開窗依序輸入，就操作效率而言，其實也沒多大區別。

四、SUBSTITUTE函數

公式：「=SUBSTITUTE(B2,”加總－銷貨”,”總”)」。作用和上一篇文章的尋找取代相同：「將字串中的部份字串以新字串取代。」這裡是將欄位名稱精簡，把「加總－銷貨」以「總」取代掉。

五、選擇性貼上複製值

操作類似這樣整行函數引用的情形，之後常常原始資料會刪除或再重新排序，如此引用過來的結果將錯亂掉，所以最好養成習慣，公式引用好了，馬上選取範圍，先「Ctrl＋C」快速複製，然後按右鍵：「選擇性貼上」、「貼上值」、「值與來源格式設定」，表示只貼上原儲存格的數值，並且套用原本的格式設定。

六、不帶公式的報表標題

仔細看資料編輯列，原來的引用已經去掉了，現在是單純的儲存格文字內容。

七、報表整理的小技巧

最後稍加整理新的欄位，先前留下來舊的欄位列刪掉。有興趣的讀者，可以試看看不選擇性貼上，直接把舊欄位刪掉，想必真正試過一次，便能理解用意所在。

資料整理必學的文字函數

這篇文章使用了函數「CONCATENATE」和「SUBSTITUTE」，其實以文字類函數而言，這兩個算是比較單純的，整個合併或取代，沒有考慮到字元位置的因素。以後如有適當實例，再來介紹諸如「FIND」、「REPLACE」、「SEARCH」等較為複雜的文字函數。

每天學習，每天充電：Excel函數文章合集。