Office可分成97－2003和2007以後，除了工具列進化到圖形化功能區，副檔名後面加個「x」，word為.docx、Excel為.xlsx、PowerPoint為.pptx，表示是xml資料格式，本文介紹如何轉換。

有操作過兩種版本Office的人，想必會發現兩者在介面上差很多，除此之外，如果電腦是安裝Office 2007以上版本，可以向下兼容，打開以前版本的檔案沒有問題，但如果電腦安裝的是97－2003舊版本，是沒辦法打開後面加個”x”的Office檔案，對此微軟有開發相容性套件，不過有些人不太瞭解這個狀況。實務上我遇到過別人反映打不開我的郵件附檔，後來溝通之後發現是版本問題，我是新版本對方是舊版本，電話中我不好讓對方下載相容性套件，所以我採取另一種更快方法：立即手動修改版本重寄，對方馬上表示可以打開了，在此分享這個小經驗：

一、檔案類別指令

點擊左上方的「檔案」。

二、另存新檔操作

依序點擇「另存新檔>瀏覽」。

三、選擇存檔類型

「存檔類型」預設是「Excel活頁簿」，亦即2007版本以後的「xlsx」，這裡可以點擊展開選單，會看到很多選項，在此選擇「Excel 97-2003活頁簿」。

四、xlsx與xls差別

同樣的Excel內容兩種版本放在一起，「xlsx」明顯比「xls」小，依照微軟介紹，這是因為XML有較為先進的文件壓縮技術。不過如果檔案接收方是「97－2003」的OFFICE，可以傳送「xls」方便對方立即打開。

五、微軟相容性套件

其實現在「97－2003」已經走進歷史了，可是就跟Windows XP一樣，不排除還是可以看到，真有需要，在YAHOO輸入關鍵字：「微軟相容性套件」，安裝之後，老電腦也能開啓新檔案。

六、XML及其他副檔名

在微軟官方網站的支援中心，有完整介紹XML格式，並且整理出Excel副檔名清單，有在使用Excel VBA的讀者，應該會發現儲存的副檔名是「xlsm」（啓用巨集的活頁簿）。

七、Excel儲存選項

如果同一工作環境裡，有人Office是舊版本，有人是新版本，由於Excel向下兼容的特性，為了方便檔案共享，可行的解決方案是皆以舊格式儲存。在「檔案」、「選項」、「儲存」裡的「儲存活頁簿」中，將「以此格式儲存檔案」設定為「Excel 97－2003活頁簿」。

Office應用軟體更新

微軟的Windows作業系統和Office應用軟體都是每隔幾年更新改版，Windows因為電腦硬體本來就複雜，應用軟體和系統也有相容性的問題，所以每次改版都有一段陣痛期。Office應用軟體相對好多了，沒有太大問題，實際比較各個版本，「2007以後」是大改版，檔案變小、上方頁籤功能區好用。之後的改版，我印象深刻是本來篩選後，如果要刪除或複製，都必須先作「可見儲存格」的處理（可參考《會計人的Excel小教室》：2.5 「報表金額為零的刪除」），到了新版本已經預設就是可見儲存格了，真的方便許多。