Office 2007開始採用 XML 檔案格式,Excel新舊版本轉換開啟

Office可分成97-2003和2007以後,除了工具列進化到圖形化功能區,副檔名後面加個「x」,word為.docx、Excel為.xlsx、PowerPoint為.pptx,表示是xml資料格式,本文介紹如何轉換。

有操作過兩種版本Office的人,想必會發現兩者在介面上差很多,除此之外,如果電腦是安裝Office 2007以上版本,可以向下兼容,打開以前版本的檔案沒有問題,但如果電腦安裝的是97-2003舊版本,是沒辦法打開後面加個”x”的Office檔案,對此微軟有開發相容性套件,不過有些人不太瞭解這個狀況。實務上我遇到過別人反映打不開我的郵件附檔,後來溝通之後發現是版本問題,我是新版本對方是舊版本,電話中我不好讓對方下載相容性套件,所以我採取另一種更快方法:立即手動修改版本重寄,對方馬上表示可以打開了,在此分享這個小經驗:

一、檔案類別指令

點擊左上方的「檔案」。

二、另存新檔操作

依序點擇「另存新檔>瀏覽」。

三、選擇存檔類型

「存檔類型」預設是「Excel活頁簿」,亦即2007版本以後的「xlsx」,這裡可以點擊展開選單,會看到很多選項,在此選擇「Excel 97-2003活頁簿」。

四、xlsx與xls差別

同樣的Excel內容兩種版本放在一起,「xlsx」明顯比「xls」小,依照微軟介紹,這是因為XML有較為先進的文件壓縮技術。不過如果檔案接收方是「97-2003」的OFFICE,可以傳送「xls」方便對方立即打開。

五、微軟相容性套件

其實現在「97-2003」已經走進歷史了,可是就跟Windows XP一樣,不排除還是可以看到,真有需要,在YAHOO輸入關鍵字:「微軟相容性套件」,安裝之後,老電腦也能開啓新檔案。

六、XML及其他副檔名

在微軟官方網站的支援中心,有完整介紹XML格式,並且整理出Excel副檔名清單,有在使用Excel VBA的讀者,應該會發現儲存的副檔名是「xlsm」(啓用巨集的活頁簿)。

七、Excel儲存選項

如果同一工作環境裡,有人Office是舊版本,有人是新版本,由於Excel向下兼容的特性,為了方便檔案共享,可行的解決方案是皆以舊格式儲存。在「檔案」、「選項」、「儲存」裡的「儲存活頁簿」中,將「以此格式儲存檔案」設定為「Excel 97-2003活頁簿」。

Office應用軟體更新

微軟的Windows作業系統和Office應用軟體都是每隔幾年更新改版,Windows因為電腦硬體本來就複雜,應用軟體和系統也有相容性的問題,所以每次改版都有一段陣痛期。Office應用軟體相對好多了,沒有太大問題,實際比較各個版本,「2007以後」是大改版,檔案變小、上方頁籤功能區好用。之後的改版,我印象深刻是本來篩選後,如果要刪除或複製,都必須先作「可見儲存格」的處理(可參考《會計人的Excel小教室》:2.5 「報表金額為零的刪除」),到了新版本已經預設就是可見儲存格了,真的方便許多。

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