Excel自訂清單排序:依照我定義的規則排序報表

Excel資料排序是很基本的分析工具,可是文字的話預設是依照英文字母排列,本文介紹如何自訂清單,設定像是台北、台中、高雄這樣自行定義的排序規則。

一、銷貨單明細表

本篇文章的範例是已經簡化的銷貨單明細表,重點是有個「地區」欄位,想要針對這個欄位進行報表資料排序,便於後續分析。

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二、快速資料排序

Excel將資料主要分為文字、數值、時間三種類型,通常會自動偵測類型並且進行相對應的資料處理。例如在這裡我選擇報表裡面的B2儲存格,上方功能區前往「資料>排序與篩選」區域,這裡就有兩個快捷的排序指令,分別是從a到z以及「從Z到A排序」,點選之後,Excel偵測到這是一份報表中的文字資料類型欄位,因此快速進行從Z到A的排序,資料內容如果是英文內容的話,也許正符合需求,可是如果像這裡看到的中文,就算是依照筆劃順序排序,很顯然也不是想要的結果。

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三、自訂清單排序

先選擇整個報表A1到F9範圍﹐沿續上個步驟在上方功能區依序前往「資料>>排序與篩選」,選擇其中的「排序」指令,便會進入Excel較完整的排序設定視窗。

左邊「欄」下拉選擇「地區」,「排序對象」保留原來預設的「儲存格值」,在「順序」這裡下拉之後會看到上個步驟所介紹「A到Z」和「Z到A」,重點是在選擇「自訂清單」。

這裡是用文字配合圖片的管方式跟讀者說明,有興趣的話可以參考這篇文章結尾所附的YouTube影片,文字配合影片學習效果更好。

本文範例相對簡單,實務上遇到報表資料筆數數比較多或者是其他特殊的狀況時,如何快速選擇適當範圍也是蠻實用的技巧,有興趣可以參考贊贊小屋相關文章

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四、新增自訂清單

進入自訂清單之後,在「清單項目」輸入「台北」後按Enter鍵換行,再輸入「台中」換行﹕最後輸入「高雄」之後按下右邊的「新增」,就可以看到在左邊會多了一項「台北,台中,高雄」的清單。

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五、選擇自訂清單

上個步驟按下「確定」回到「排序」視窗,果然多了「台北, 台中, 高雄」和「高雄, 台中, 台北」兩個選擇,選擇第一個按「確定」。

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六、排序分析報表

回到原來報表,已經依照台北、台中、高雄進行了分析排序。

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七、編輯自定清單

除了前面步驟直接在排序視窗新增自訂清單,還可以進入Excel選項,在「進階>一般」這裡可以點選「編輯自訂清單」,其文字介紹寫的非常清楚:「建立清單以用於排序和填滿序列」。

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八、匯入清單來源

透過Excel選項的自訂清單視窗在第四步驟基本上是相同的,不過多了一個「匯入清單來源」,只要按一下箭頭圖標,選擇工作表上的儲存格範圍,例如截圖所示的「北部、中部、南部」,便可以直接從事先準備好的資料匯入作為自訂清單,可想見在蠻多時候是比較方便的。

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Excel自訂清單的應用

本篇文章範例介紹的自訂清單是用於文字欄位排序,不過如同第七步驟所述,它也可以用在填滿序列,這個讀者自行試看看,或者贊贊小屋後續會有相關文章分享。另外本篇文章一開始提到Excel的資料分析類型分成文字、數值、時間,自訂清單主要是針對文字而言,然而在某些特殊場合,例如時間或數值是以文字方式表達,例如大寫及月份文字等,也可以靈活應用自訂清單,依照自己所定義的規則進行報表的排序分析。zanzan.tw © 2022

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