Excel開啟txt文字檔案:匯入字串精靈及資料剖析

Excel取得txt文字檔案時,可以將記事本內容複製貼上,這樣做不好編製報表,本文介紹直接用Excel開啟文字檔,再透過匯入字串資料剖析精靈處理會方便許多。

一、開啟文字檔案

ERP系統導出來的報表,很可惜是TXT文字檔,第一個想到的是滑鼠右鍵,用記事本開啟檔案。

Excel開啟txt文字檔案:匯入字串精靈及資料剖析 1

二、記事本文字複製

成功在記事本開啟文字檔,不過還是想要在Excel編輯報表,Ctrl+A快速全選整個文字內容,滑鼠右鍵「複製」。

Excel開啟txt文字檔案:匯入字串精靈及資料剖析 3

三、Excel文字內容

複製到Excel之後,如同截圖所示,一整行的內容都放在同一個儲存格裡,顯然在Excel操作很不方便。

Excel開啟txt文字檔案:匯入字串精靈及資料剖析 5

四、Excel開啟文字檔

其實Excel也可以直接開啟文字檔,而且如同截圖所看到的,Excel可開啟的檔案類型可多著,只要在「開啟舊檔」操作的時候將最右邊副檔名的按鈕下拉,即可選擇不同的檔案類型,其中就有「文字檔案(*.prn; *.txt; *.csv)」,或者直接選擇「所有檔案( * . * )」。

Excel開啟txt文字檔案:匯入字串精靈及資料剖析 7

五、資料剖析精靈

開啟文字檔案後,Excel會自動進入「匯入字串精靈」,熟悉Excel的讀者應該是一眼看出它長得和資料剖析九成九像,其實在它最上面那句話也是這麼說的:「資料剖析精靈判定資料類型為固定寛度」,這裡預覽沒有太大的問題,直接按「下一步」。

Excel開啟txt文字檔案:匯入字串精靈及資料剖析 9

六、輸入欄位寬度

既然是固定寬度分割欄位,在接下來的步驟Excel仍然貼心幫忙割好了,有需要自己建立清除移動也是隨意,在此輕鬆直接「下一步」。

Excel開啟txt文字檔案:匯入字串精靈及資料剖析 11

七、設定資料格式

匯入字串資料剖析的最後步驟是設定資料格式,還是輕鬆過關「完成」。

Excel開啟txt文字檔案:匯入字串精靈及資料剖析 13

八、Exce匯入損益表

成功透過Excel開啟匯入TXT文字檔內容,可以看到和記事本複製的方式好很多,一些重要欄位資料都已經分割好了。

Excel開啟txt文字檔案:匯入字串精靈及資料剖析 15

公司IT與職場Excel達人

這篇文章傳達了一個道理,如果拿到的資料是txt文字檔案,簡單用到Excel小技巧日子會過得更好一些,方便後續進行資料處理。可是也會反過來忍不住黑人問號:那為什麼公司ERP系統不能直接導出Excel檔案?不是一整排IT專業人士擺在那?再仔細爬文贊贊小屋部落格,一大半都是苦命將ERP系統報表後加工。

這是過來人經驗和真實世界,公司有IT,但IT不一定是財會部門好朋友,所以財會人員自立自强,跟著贊贊小屋學好Excel、VBA、Power BI、Python!

Excel開啟txt文字檔案:匯入字串精靈及資料剖析 17
加入Line社群,口袋裡的Excel小教室!