Excel與CSV檔案轉換:開頭為0的發票號碼複製貼上

Excel雖然可以另存為CSV檔案,但如果內容是開頭為0的文字類型的數字,再次以Excel開啟會發現資料異常,本文以電子發票專用字軌號碼為例,介紹如何解決。

一、Excel發票明細

統一發票號碼常遇到開頭為0,於Excel必須在前面加一撇,也就是英文的單引號,才能成功輸入發票號碼。由於Excel具有自動辨別資料的功能,預設為數值,因此遇到像這樣的特殊情況,如同截圖所示會有相關提醒:此儲存格內的數字其格式為文字或開頭為單引號。

Excel與CSV檔案轉換:開頭為0的發票號碼複製貼上 1

二、另存新檔CSV

將發票彙整至Excel完成後,點選【另存新檔】,將檔案適當命名後再點選儲存的檔案,格式下拉改為【CSV UTF-8 (逗號分隔) (*CSV)檔】,設定完成後點下【儲存】鍵。

Excel與CSV檔案轉換:開頭為0的發票號碼複製貼上 3

三、Excel開啟CSV

上個步驟儲存檔案後,找到方才儲存的檔案,會看到它的類型為「MicrosoftExcel逗點分隔值檔案,在這個檔案上滑鼠右鍵,於選單中點選【開啟】檔案。

Excel與CSV檔案轉換:開頭為0的發票號碼複製貼上 5

四、開頭為零消失

Excel開啟CSV檔案後,會發現有開頭為0的號碼消失的情況,檢查上方公式欄位,可以看到發票號碼前面方的0都不見了,以Excel資料類型而言,其實就是原本的文字被自動轉換為數值,而因為數值前面掛多少零都是多的,所以不見了。

Excel與CSV檔案轉換:開頭為0的發票號碼複製貼上 7

五、記事本開啟CSV

將檔案先關閉,回到第三個步驟,這次移到【開啟檔案】,在出現的應用清單中選擇【記事本】,表示要以記事本開啟這個CSV檔案。

Excel與CSV檔案轉換:開頭為0的發票號碼複製貼上 9

六、複製記事本文字

CSV檔案以【記事本】打開後,可以看到開頭為0的發票號碼皆正常顯示。

點選滑鼠【左鍵】並長按不放,往右下方拖曳鼠標,直到所有文字的底變成藍色,代表文字都已被選取,此時點選【右鍵】,在選單中點選【複製】,將文字複製到windows系統暫存的剪貼簿中。

Excel與CSV檔案轉換:開頭為0的發票號碼複製貼上 11

七、文字複製到Excel

此時建立一個新的Excel檔案,例如「活頁簿1」,點選左上方【A1】儲存格,按下滑鼠右鍵,在選單中點選【貼上】的選項,或是按下鍵盤【Ctrl+V】,即可將剛剛複製好的文字貼到表格中,重點是那些發票號碼前面的0不會再被消失了!

Excel與CSV檔案轉換:開頭為0的發票號碼複製貼上 13

八、電子發票字軌

最後補充這篇文章宗旨,其實是緣起於在財政部電子發票整合平台上「查詢電子發票專用字軌號碼取號結果」,下載的檔案便是CSV,而且如同這篇文章所述,直接用Excel開啟會有發票號碼異常的情形,在讀完這篇文章之後,讀者應該能處理這樣的問題。

Excel與CSV檔案轉換:開頭為0的發票號碼複製貼上 15

Excel、CSV與文字檔

CSV可以用Excel開啟,其實並不是因為Excel比較強大,而是因為CSV(Comma Seperated Valus)就是很純粹格式的文字檔案,因此也可以用記事開啟,進一步而言不管是Power BI或者Python,幾乎,所有應用都可以很方便的開啟CSV。反過來說,如同本篇文章所述,Excel可以另存為CSV,那麼很多其他應用便能間接讀取Excel資料,無形中擴展了Excel的功能。

文章學習:Excel基本操作系列文章

Excel與CSV檔案轉換:開頭為0的發票號碼複製貼上 17
加入Line社群,口袋裡的Excel小教室!