Excel報表如果有合併儲存格，美觀但不能執行篩選、排序、樞紐分析表等操作。本文以部門成本分攤表為例，介紹IF函數搭配快速鍵選擇性貼上，取消合併。

適合Excel發揮功力的原始資料，最好以多欄位方式排列，拿會計人的分類明細帳來說，就是每一列是一筆一筆的傳票，第一列則是欄位性質，例如傳票編號、傳票日期、部門、傳票摘要、借貸方、金額等。一般ERP導出來的資料能以這種方式呈現，很方便直接讓Excel作各式各樣處理，我最常用兩項法寶：篩選和樞紐，前提條件都是資料依上述方式排列。

實務上我幾次遇到，其它部門或是其它人做的報表，為了美觀，喜歡用合併儲存格將某個群組框起來，這個雖然看上去一目瞭然，可是如果想要進一步處理資料，例如前面所說的篩選樞紐等等，合併儲存格卡在這裡非常刺眼，我遇到這狀況都是標準流程一二三處理掉，Excel各種技巧很多，每個人有自己習慣方法，在此個人步驟供參考：

一、合併儲存格報表

拿到的資料有合併儲存格，生產一部、二部、三部等有合併了，想要篩選部級單位或者跑樞紐，沒有辦法。

二、複製輔助欄位

在合併儲存格欄位後面再複製一欄，滑鼠選取新的那一欄，按快捷鍵「Ctrl＋1」開啟「設定儲存格格式」視窗，可以看到「文字控制」裡有「合併儲存格框」選項，目前框框有填滿記號，表示所選取範圍有合併情形。

三、取消合併儲存格

滑鼠游標左鍵點一下「合併儲存格」框框取消勾選，工作上的儲存格立即取消合併。這樣就會瞭解所謂的儲存格合併，其實資料是保留在最左上角儲存格裡面。

四、IF函數判斷公式

B2儲存格輸入函數公式：「=IF(A2=””,B1,A2)」。
IF邏輯函數是很好用的基本款Excel工具，共有三個引數，分別為條件P、若P則Q、若非P則R，以剛才的函數應用解釋，就是如果儲存格A2是空白（””）的話，引用B1儲存格的內容，否則引用A2的內容。

輸入好了之後，將滑鼠移到B2的左下角，游標形式會從白粗十字架變成小黑十字架，此時點兩下或是直接向下拉，這樣就可以依照報表範圍快速複製公式，也就是把B欄都填了分別對應的部級單位。

五、快速複製Ctrl+C

輔助欄位B欄設置好了，可以將原合併欄位A欄刪除。不過因為B欄函數公式引用A欄的資料，直接刪除A欄會導致B欄資料亂掉，所以要先將B欄資料類型改成單純的值，不再參照引用。

先選取整個B欄，上方功能區「常用>剪貼簿>複製」，可以看到快速鍵為「Ctrl+C」。工作表左下角有個狀態訊息列，提示「選取目的後按Enter鍵，選取「貼上」。

六、單純複製值貼上

同樣上方功能區「常用>剪貼簿」將「貼上」下拉，點選「貼上值」裡的「值」。此時B欄內容會從原來的公式變成文字。

七、刪除合併欄位

現在，安安穩穩刪掉A欄。

打通Excel的任督二脈

工作上常常要做許多報表，特別是財會人員，每個月都有管理報表在結帳之後等著編制，精確地說，財會人員跨越傳票黏貼工的門檻，關鍵在如何讓報表一針見血。所謂工欲善其事，必先利其器，目前在資料整理和查找上，Excel當仁不讓，它不是萬能，可是沒有了Excel卻是寸步難行，而許多任務其實三分鐘足以搞定，但如果Excel任督二脈不通，也許得花上一兩個小時辛苦交差。因此對於部門新人進行Excel教育訓練，可以提升整體部門工作效率，這篇文章是小小的實務案例分享。

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