Excel函數公式要注意文字格式和數字格式的差異，兩者無法直接計算或核對。本文以成本會計更新ERP系統分攤率為例，介紹如何以VALUE和TEXT函數轉換再執行VLOOKUP。

公司難免變更部門組織架構，對於苦命的成本會計而言，這意味著又要同步變更系統成本分攤率的設定了。實務上如果已經導入ERP成本計算，直接在系統修改相當麻煩且不切實際。這時候可能是會計部門和資訊部門討論之後，打算由資訊人員先從系統匯出一個Excel範本，它是系統可讀取的格式，內容就是原來的分攤設置，會計人員必須依照匯出來的格式修改好，再交給資訊匯入系統，如此有效率地更新系統的分攤設置。

會計在作業中也許會遇到困難，匯出來的Excel範本只有部門編號，而且是文字格式，為了方便討論和設置分攤率，想要將部門名稱以VLOOKUP函數依照部門編號引用過來，可是卻沒辦法順利完成任務，以下具體說明狀況和處置方式：

一、成本分攤表

資訊匯出來的格式範本，有年度、月份、部門編號、會計科目等欄位。

二、部門代碼表

範本裡只有部門編號，要依照部門重新分配成本分攤率，為了作業方便，想把部門名稱帶出來，先整理一份所有部門的代碼名稱對照表。

三、VLOOKUP函數

像這種狀況，最適合函數無非VLOOKUP莫屬，拉好公式：「=VLOOKUP（D2,部門!$A$2:$C$6,2,0）」，卻發現無效，明明部門編號相符，可是卻顯示：「#N/A」，意思是Not Available，Excel表示找不到。

四、錯誤說明

仔細看，儲存格左上角有個綠色三角形，將滑鼠點到儲存格，出現驚嘆號，有一行浮窗說明：「此儲存格內的數字其格式為文字或開頭為單引號」，可以再點一下「關於這個錯誤的說明」。

五、Excel說明

跳出Excel線上說明課程，瞭解錯誤原因，才能因應修正。

六、轉換成數字

最直接方案是將文字改成數字，選取好範圍，點擊驚嘆號，整批「轉換成數字」。

七、成功VLOOKUP

轉換成數字之後，Excel終於醒過來了，VLOOKUP發揮作用，果然是文字格式在作怪。

八、VALUE函數

瞭解了錯誤原因，不但能因應修正，還可以觸類旁通。由於這個要匯入系統的檔案，最好不要將原來的文字格式改為數值，而且要選取整欄的部門編號範圍，也是麻煩。在不修改格式前提下，聰明作法是套個value函數：「=VLOOKUP（VALUE（D2）,部門!$A$2:$C$6,2,0）」，如此一來，方便省事。

九、TEXT函數

另外一個對策，既然參考值為文字格式，那乾脆把搜尋表格（部門代碼名稱對照表）也改成文字格式，輸入函數公式「=TEXT（A2,”@”）」，意思是轉換成文字格式。

十、再次VLOOKUP

成功在不改變原報表的前提下，順利執行VLOOKUP帶出部門名稱，接下來可以好好看看成本分攤讓怎麼改了。

ERP系統編號的Excel應用

資訊時代只要涉及到系統分類，都會有編號和名稱的區別。編號是系統識別和數位儲存的唯一身份證號碼，一旦確認決定無法修改。名稱是穿在編號上的衣服，用意讓編號更加好看和容易理解。衣服可以換件穿，名稱也可以事後修改，編號不會因此受影響。

編號是系統唯一的識別碼，所以系統的報表欄位通常都會有編號，但不一定有名稱，因為名稱一目了然容易理解，像這個情形，如果能把編號相對應的名稱帶出來，才是一份資訊充足的報表。很多Excel實務應用都和編號和名稱有關，這篇文章介紹的是成本會計的一個案例，從中可以瞭解到VLOOKUP經典應用以及文字數值間如何轉換，是一個非常好的Excel實務範例。