工資墊償基金是什麼？它是勞基法明文規定的公司義務，本文先介紹相關的立法緣由和法令規範，具體說明計算方式，提醒3個人資作業應該注意的事項。
一、勞基法基本規定
關於墊償基金的基本規定在《勞動基準法》第28條，主要是公司應該依照每個月投保的勞工薪資總額，依照一定費率繳納作為墊償公司積欠工資退休金的基金。每當有公司付不起薪水或者惡意倒閉，可以動用這筆準備金，充分保障勞動者權益。
條文同時有些附屬條款，例如最重要的費率多少是先由主管機關擬定，再「報請行政院核定之」。另外若真的發生員工工資請求而公司沒有支付，就由這筆基金先墊付，再由雇主償還，因此所謂的墊償基金是屬於統籌分配的保險性質，公司繳納的金額全部集中在一起，特殊情況發生了就拿來使用。
二、工資墊償基金是什麼？
像這種由法律授權給行政機關辦理的特殊事項，行政機關通常會依照法律授權再制定一個更為詳盡的辦法。以這篇文章範例而言，是這裡看到的「積欠工資墊償基金提撥及墊償管理辦法」，名稱雖然很長，從字面上很容易瞭解可能會有哪些內容，對於工資墊償基金是什麼會有基本的認識。
細看條文內容，首先是行政命令都會有的法律授權依據，也就是上個步驟的勞基法第28條，然後本辦法第3條是重點：「本基金由雇主依勞工保險投保薪資總額萬分之二·五按月提繳」。這裡還有一個值得注意的第6條規定，雇主所提繳的基金可以認列當年度費用，能扣抵應該要繳納的營所稅。
三、勞保局制度簡介
勞基法主管機關是勞保局，前往勞動部勞工保險局官方網站，在「業務專區>墊償制度>墊償制度簡介」有很詳細的文字說明，左側有許多不同功能的索引標籤，點選其中的「提撥業務」。
四、應如何提繳基金
在「提撥業務」這裡有很完整五個選項，瀏覽者可依照自己需求點選，不過這個就跟曆年制特休計算公式Excel一樣，比較麻煩的地方是如何計算，因此點選第一項「應如何提撥本基金」。
五、基金提繳費試算
在「應如何提繳本基金」頁面有清楚完備的文字說明，有切合實際的範例，最重要的是提供一個可以下載的Excel檔案：「墊償基金提繳費試算.xlsx」。
六、當月加退者計算
其實從規定本身就可以知道問題可能會在哪邊，每個月所有員工薪資總額乘以固定比率，假使員工都是沒有變動做滿一個月，該怎麼計算墊償基金是非常清楚，也不會有疑問。
但實務上常遇到這個月有新員工或者員工離職，因此幾乎都有未滿一個月員工的狀況，跟上班未滿一個月薪資算法同樣需要多加考慮，這時候到底所謂的薪資總額該怎麼計算就有模糊空間了。
開啟上個步驟所下載的Excel檔案，第一段「法令依據」分成四種：當月加保者、當月退保者、同月份加退保者、同月份異動頻繁，已經包含了所有可能情況，都有簡單的計算參考範例，如此在天數計算的部份應該很清楚了。
七、月平均薪資加總
有了不滿一個月天數計算的基本概念之後，再同一個 Excel工作表下面有更為具體的範例。如同上個步驟所述，先把整個月員工分成兩部分，首先是當月無異動員工，計算方法很簡單，把各自的月薪加總起來便是薪資總額。
接著是未滿一個月員工，分別列出上個步驟所提到的可能情況，依照在職天數計算約當一整個月的薪資，可以大概瞭解一下它的公式，以天數占月份的比率換算月薪，簡而言之，做15天就是一半月薪，做10天是1/3月薪。
注意到公式有使用Round函數，其作用是在固定的位數進行四捨五入，由於月份比例的計算通常帶有小數，因此在自己設計表格或驗算的時候，需要特別小心，最好是跟這裡勞保局所提供範例進行相同處理。以截圖為例，就是取到四數位，如此才不至於造成Excel四捨五入加總誤差，與實際繳納金額有差異情形。
八、大月小月及二月
未滿一個月計算有個比較麻煩且一定要注意的地方，每月總天數又分成大月小月，特別的2月份還有可能28天或29天。
以一般常見的勞健保為例，勞保費計算一律以30天計算，健保是以最後投保單位為主，至於這裡的墊償基金可以參考它所提供的輔助說明，基本上是和勞保一樣均以30日計算，不過針對月底加保和月底退保的情況有另外更具體的規定，所以實際在計算的時候，就以這裡所提出的範例為準，畢竟這就是主管機關的相關文件。
勞健保與墊償基金
和員工勞健保相比，墊償基金並沒有那麼高的熱度，但是它就和繳納所得稅一樣，也是法律明文規定的義務，所以也跟繳納稅金相同，一塊錢都不能夠有差異，必須特別注意，所以有詳細說明跟計算範例的需求，贊贊小屋Excel客製化服務就曾經接過類似案件，在此提供給讀者參考。
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