Excel尋找與取代是很好用的指令，但函數公式有時更方便。本文以存貨料號編碼原則轉換為例，介紹OR、IF兩個邏輯函數和LEFT、RIGHT兩個文字函數的組合應用。

會計資料庫龐大而多樣，為了有效管理這些資料，實務上都會預先制定編碼原則，這些編碼原則例如銷貨單別、存貨料號、傳票編號，不但可以在手工帳冊列管，在ERP更是一項基本參數，在導入ERP之前，第一件要務就討論各個模組的編碼原則，而任何財會人員到新一家公司工作，如果能花點時間瞭解工作上相關的編碼原則，對於工作上手有很大幫助。

編碼原則如同某一模塊資料的分類，例如銷貨單別，一般會分成內銷、外銷、多角貿易出貨、樣品出貨等，例如存貨料號，一般有產品性質、會科分群、客戶尾碼等。以銷貨單別而言，一開始建立單據的時候，應該選好合適單別，一方面系統很多後續流程都是承接單別設定，內銷的應收帳款會預設有營業稅率、外銷則是零稅率，另一方面如果報表分析，瞭解了單別設定，很容易可以透過篩選或是樞紐呈現所需要的資料。

實務常常遇到，因為種種情況，必須更改編碼原則。這時候如果是手工帳，那就比較慘，因為歷史都是舊編碼原則，必須手動一個一個去修改，或者是乾脆不修改了，附個新舊編碼原則對照表了事。如果是ERP系統帳，那就必須由專業的資訊判斷該如何進行。無論如何轉換，財會人員拿到資料，最好能以自己方式先整理更新原始數據，方便後續編制報表。

舉個實例，存貨料號有作過轉換，某個群組的第一碼從原來的P、Q、R，改變成都是只有R，而基於合併或兩期比較需要，必須先將歷史報表資料作轉換，以下分享我的方法：

一、ERP原始報表

原始出貨明細表，料號欄位的開頭第一碼有P、Q、R三種，想把P、Q都改成R。

二、尋找及取代

快速組合鍵「Ctrl＋F」進入「尋找及取代」視窗，切換到「取代」，「尋找目標」欄位輸入「P」，「取代成」欄位輸入「R」，最後按「全部取代」。

三、R取代P料號

Excel會跳出結果視窗，顯示有4項資料被取代了，按「確定」後再檢視報表，前4筆本來P開頭料號都已經替換成R開頭。

四、R取代Q料號

在上個步驟的基礎上，這次直接「Ctrl+H」進入「取代」視窗，同樣方式將Q替換成R。

五、OR邏輯函數

接下來試著設計Excel函數執行任務。G欄輸入公式：「=OR(LEFT(F2,1)=”P”,LEFT(F2,1)=”Q”)」，把它想作是簡單的英文句字，LEFT(F2,1)意思是取F2儲存格左邊起1個字元，OR(甲,乙)邏輯意思是甲或者乙，兩者只有一個為真，OR(甲,乙)就是真，跟高中數學的邏輯命題相同。

六、IF邏輯函數

函數公式：「=IF(G2,”R”&RIGHT(F2,7),F2)」，其中的邏輯判斷是IF（A,B,C）：若A則B，否則C。和上個步驟的公式合起來，如果原料號是以P或Q開頭，則顯示「”R”&RIGHT(F2,7)」，亦即「R」加原料號從右邊起算7個字元，效果等同於用R取代P或Q。

七、複製報表公式

上個步驟有將游標移到H2儲存格右下角，圖標變成了小黑十字架，此時連按兩下，Excel會自動延伸複製公式到報表最後一列。如果原料號就是R開頭，G欄儲存格計算結果為「FALSE」，這樣會落入上個步驟的「否則C」，所以是顯示F欄資料，也就是原料號，表示沒有需要取代料號，維持原料號即可。

函數執行尋找及取代

這篇文章以具體的會計案例示範，尋找取代的功能可以用函數組合執行。公式的好處是一次設定好規則可以快速複製，不會改變原始報表資料的內容，而且條件設置較為靈活自由，例如同一個存貨料號如果有兩碼都是P，尋找及取代會將這兩個P都替換成R，並不是我們要的結果，如果以函數進行轉換不會有這個麻煩。

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