Excel資料保護:工作表隱藏及活頁簿視窗結構加密

Excel為避免更動可將整張工作表隱藏,要使用時再取消隱藏,基於資料保密可進一步保護活頁簿結構及視窗。本文以部門費用管控及人事費用預算為例介紹。

本書第二節提到工作表隱藏,實務上在進行比較大型的專案,例如編製公司或集團的年度預算,為了方便資料引用和處理,往往活頁簿中工作表會非常多。如同大型Excel報表有很多欄位,有時候會想隱藏或加密保護部份欄位,當大型檔案有很多工作表,有時候也會想隱藏或加密加護部份工作表,這一節具體介紹如何操作。

一、部門管控費用

在「部門管控費用」工作表儲存格「B9」中,資料編輯列顯示其值為「=人事費用預算!B9」,但是在工作表標籤列中,看不到「人事費用預算」這張工作表。

二、取消隱藏工作表

游標移到「部門管控費用」上,滑鼠右鍵彈出快捷執行清單,選擇「取消隱藏」。

三、人事費用預算隱藏

在「取消隱藏」視窗中,因為僅有一張工作表「人事費用預算」被隱藏了,Excel會自動選取此工作表呈現反藍,表示目前已選取此工作表,可直接按下「確定」。

四、隱藏工作表

終於看到了「人事費用預算」工作表的盧山真面目,不過可能是人事提供財務編製預算用,相關資料也是經過相當簡化了。與第二步驟相同,游標移到此工作表標籤上,滑鼠右鍵彈出快捷執行清單,選擇「隱藏」。熟悉將儲存格一整列或一整欄隱藏或取消隱藏的讀者,應該會發現隱藏(取消隱藏)列欄和工作表的操作如出一轍。

五、工作表保護狀態

隱藏之後,又變成和步驟一相同的狀況,有工作表被隱藏了。不過再仔細看,「B9」儲存格於資料編輯列沒有任何顯示內容,再看到上方功能區「校閱」頁籤中,「保護」群組中為「取消保護工作表」,表示目前工作表是被保護的狀態,這是運用到了本章第二節第七步驟的方法,有興趣讀者可以在此稍作溫習。

在上方功能區相同群組點選「保護活頁簿」指令,其輔助說明為:「避免他人變更活頁簿結構,例如移動、刪除或新增工作表。」相當符合本範例想保護隱藏工作表的需求。

六、保護結構及視窗

於「保護結構及視窗」中輸入密碼,這裡的「密碼(可省略)」很清楚說明就算沒有設置密碼,同樣會有保護的效果,只是取消保護毋須輸入任何密碼,另外這裡的「結構」,指的就是該活頁簿上的工作表,「視窗」的話目前範例的活頁簿並沒有,不多作介紹,道理是一樣的,最後按「確定」。

七、密碼輸入

再一次輸入密碼以作確認。

八、工作表取消隱藏

回到工作表,在上方功能區「校閱」頁籤中,可以看出目前工作表和活頁簿都是處於被保護的狀態,效果是如果在工作表標籤上滑鼠右鍵,快捷執行選單中和工作表相關的操作都是反灰,表示活頁簿結構被保護因此無法執行。

Excel不同的資料保護機制

這一章從第一節到這裡第四節,幾乎已經完整介紹了Excel關於資料保護的種種功能,最後在此做個總回顧。上一本書《會計人的Excel VBA小教室》第七章第四節「檔案加密保護」,限制是否能開啟檔案、是否能變更儲存檔案,本章第一節「預算資料保護(一):加密保護工作表」,是針對工作表整體內容的編輯保護,本章第二節「預算資料保護(二):儲存格解除鎖定」,是保護工作表是否某些特定範圍不予鎖定或者隱藏公式,本章第三節「預算資料保護(三):允許編輯範圍」,是以儲存格範圍或使用者作為獨立的保護設置,到了本章第四節「預算資料保護(四):保護活頁簿」,以活頁簿的角度保護住各工作表的結構。綜合這些指令,應該已能滿足實務上各種場合的需求了。

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