Excel建立樞紐分析表時，原始報表不能有空白欄位或合併儲存格。另外資料內容有空白會造成彙總統計失真，本文介紹如何複製公式、快速填滿空白儲存格。

財務人員通常都是公司裡面Excel最強的那一個，這是被加班結帳磨出來的。有些業務看到財務發出來「精美」的銷售彙總表、毛利差異分析表，總是倒吸一口氣。有時候聽到業務問那個料號的毛利率多少，財務會有點不耐煩：不是給你樞紐分析表了嗎？自己拉一下就好了呀。於是小業務私底下偷偷問交情好的小財務：那個到底怎麼拉呀？有的就直接問了：怎麼跑樞紐？

和業務交流過程中，發現到他們往住遇到「為何產生不了？」的挫敗感，江湖一點訣，說穿了不值錢，本文根據真人真事改編：

一、建立樞紐分析表

於C1儲存格建立樞紐分析表，Excel會自動選取適當範例：「’一、自動選取範圍’!C1:J31」，雖然很聰明地上下左右延伸到空白為止，但原始報表本身的空白欄造成日期欄位被切掉，顯然範圍需要修正。

二、欄位名稱無效

手動選取範圍：「’2.空白欄位錯誤’!A1:J31」，建立樞紐分析表按「確定」，會跳出「樞紐分析表欄位名稱無效。」，從一節文章可知樞紐分析表是依照每個欄位配置報表，由此可理解為何不能接受空白欄位。

三、合併儲存格錯誤

C1和D1兩個儲存格合併為「商品規格」，依照上個步驟所說的樞紐分析表機制同樣是無法處理，會跳出同樣的錯誤訊息。

四、相同資料空白

實務上同一張單據往往多筆資料，例如一張訂單多個商品。很多時候ERP系統跑出來的報表，會將相同的基本資料保留空白，所以會有截圖所示的日期和訂單號碼的情形，這個報表在欄位列沒有空白和合併儲存格情形，仍然可以建立樞紐分析表。

五、樞紐列標籤空白

仔細看所建立的樞紐分析表，列標籤「日期」欄位最下面有個「(空白)」，對照上個步驟的ERP報表，可知是同一單據的日期有空白所造成。

六、儲存格參照公式

想解決空白問題，先在第一個空白處，A3和B3儲存格輸入公式：「=A2」、「=B2」，亦即參照到上一列儲存格內容。公式設定好了之後，快速組合鍵「Ctrl+C」複製，A3到B3儲存格有綠色閃光框，表示已經是剪貼簿待貼上的內容。

七、指定特殊目標

選取A5到B31的儲存格範圍，亦即「日期」和「訂單號碼」欄位不含第六步驟公式的部份，然後快速組合鍵「Ctrl+G」，跳出「到（定位）」對話方塊，在此按下「特殊」。

八、Excel定位空格

「特殊目標」中選擇「空格」，按下「確定」。

九、選取空白儲存格

回到工作表，原本選取的範圍進一步限縮到空格部分，經過這樣的操作，應能理解「到」和「特殊目標」的功能。

十、Excel空白填滿

快速組合鍵「Ctrl+V」，將第六步驟複製上一列資料的公式貼上。

十一、完整樞紐分析表

再次建立樞紐分析表，不再會有第五步驟錯誤的「(空白)」。

Excel空白填滿的重要性

首先，空白欄和合併儲存格不僅在建立樞紐分析表時會有困難，許多Excel資料處理的操作，例如篩選、排序、Vlookup函數公式等，對於原始表格的要求都是一樣的，因此最好一開始編製報表時即注意格式規範。

其次，填滿空白儲存格的操作看似巧妙，其實它的效果等同於一一選取空白儲存格將公式貼上，只不過利用定位特殊目標的小技巧一次操作，提升效率。讀者可以看到還有許多其他類型的特殊目標，於適當場合可用在其它地方。

每天學習，每天充電：樞紐分析表文章。