Excel提供許多不同的資料保護機制，除了常見的活頁簿工作表密碼，還可以設定允許使用者編輯範圍，本文以年度部門費用的預算編製為例，介紹如何設置。

之前文章分享過如何將檔案密碼保護，很適合發送電子郵件、以機密檔案作為附件的場合。不過還有一種情況，給別人的檔案裡面，有一部份開放讓對方輸入，其餘大部份的資料並不希望對方更動，例如薪資考核時，有些欄位讓員工自評或主管打分數，其餘是人事計算資料。編製預算時，讓各部門先行輸入自己管控的費用金額，其餘財務部自己維護共同分攤費用的部份，諸如此類情形，都需要特定範圍開放編輯、其餘加密保護，以下具體分享Exce作法：

一、部門預算編製表

簡易形式的預算編製表。總共有三個部門，白色部份是開放各部門輸入的管控費用，灰色部份是財務統一維護的共同分攤費用。

二、允許使用者編輯範圍

上方功能區移到「校閱」頁籤，「變更」群組、「允許使用者編輯範圍」，視窗內上方有一行說明文字：「工作表在保護狀態時，需要密碼解除鎖定的範圍」，關於這個指令的作用在稍後步驟會更加清楚，於此先點選「新範圍」。

三、使用者權限

「標題」輸入「部門管控費用」，「參照儲存格」輸入「=B3:D5」（亦即白色範圍，可以點右邊的儲存格小圖示，直接以滑鼠選取），「範圍密碼」輸入自己設定的密碼，最後再點選「使用權限」。

四、新增使用者

在跳出來的視窗直接「新增」。

五、輸入物件名稱

接下來於「輸入物件名稱來選取」填入自己Excel的使用者名稱（例如「贊贊小屋」），輸入完了按「確定」。如果不清楚自己的名稱為何，稍後步驟會清楚說明。

六、毋須密碼編輯

回到「範圍1的權限」視窗，看到下面的說明文字：「無須輸入密碼即可編輯的範圍」，然後「允許」是打勾的狀態，表示使用者「贊贊小屋」具有特殊的權限，沒有問題就按「確定」。

七、權限管理視窗

回到一開始步驟二的視窗，到此為此，已經新增了一個「允許使用者編輯範圍」，在這個主視窗可以看到「標題」及「參照儲存格」，也可以進一步點選「使用權限」查看相關設定。

八、解除鎖定範圍密碼

以另一台電腦的Excel開啓檔案，嘗試於空白範圍輸入資料，會跳出「解除鎖定範圍」的視窗，這裡必須輸入在第三步驟所設定的密碼，方能作業。

九、瞭解自己的使用者名稱

倘若不確定自己的使用者名稱，在「Excel選項」、「一般」、「個性化您的Microsoft Office」不但可以看到目前名稱，還能進一步更改維護。

Excel工作表保護與使用者權限設置

最後作個提醒，如同步驟二所述：「工作表在保護狀態時，需要密碼解除鎖定的範圍」，Excel設置特定範圍加密，前提條件是工作表本身也是加密保護狀態，以此範例而言，財務部會將預算檔案整體加密，這是一個密碼，另外給各部門輸入資料時，僅開放空白範圍，那是另一個密碼。

現今企業大部分都會建置公共盤，有全公司公開共享的檔案﹐也有各部門內部職能工作的報表。在年度預算這一類需要多人共同維護的專案，以郵件發送附件的方式雖然可行，但總要多人回覆的相同格式檔案，再整合成單一檔案，也許應該考慮這篇文章範例所介紹方法，透過適當的範圍限定，將檔案置於公盤，大家直接維護同一檔案，省去不必要的整合工作。

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