Excel很多資料檢查工具可以應用在企業的經營管理。本文以應收帳款管控為例，介紹運用MAX、DATE、ROUNDDOWN等函數公式，搭配條件式格式設定，自動標示逾期帳款。

針對逾期應收帳款，要達到異常管控效果，會希望將異常項目特別標示出來，例如把逾期兩個月以上的帳款標黃色，這個可以一筆一筆手動標示，也可以借助Excel自動化標示。在《會計人的Excel小教室》：5.5 「逾期應收帳款」分享過以函數設定，於此借用當時範例，進一步將函數公式整合到格式化條件裡，以下具體介紹：

一、必須認識的Excel日期序列值

首先是插播，先整理Excel中關於日期的概念。如圖所示，Excel是微軟體系一份子，所以概念相通，同樣以1900.01.01作為基準點，因此1900.01.10的序列值是10（十天後），1900.02.01序列值是32（一個月後），1901.01.01是367（一年後），而範例裡的期末日：2016.04.30，序列值是42490。想知道某日期的值為多少，將儲存格格式從「日期」變更為「通用格式」即可，有時候在某些場合，特別是輸入函數公式，日期序列值相當實用。

二、巧妙利用MAX及DATE函數

沿用先前文章範例，函數公式：「MAX((DATE(2016,4,30)-D2),0)」，如此設定是易於公式閱讀。其實依照上一步驟的說明，直接輸入：「MAX((42490-D2),0)」，效果相同，有興趣讀者可以自行實驗。

三、新增格式化條件的規則

想將函數公式整合到格式化條件，先選取「E2」到「E9」的範圍，在上方功能區依序點選：「常用」、「樣式」、「設定格式化的條件」、「新增規則」。

四、設計ROUNDDOWN公式

在「新增格式化規則」視窗中，選擇「使用公式來決定要格式化哪些儲存格」，在「編輯規則說明」中，輸入公式：「 =ROUNDDOWN(MAX((DATE(2016,4,30)-D2)/30,0),0)>=2」。

五、符合條件的儲存格格式

在上個步驟的視窗中，點選「格式」，在跳出來的「儲存格格式」視窗中，移到「填滿」頁籤，選擇黃色正方形，可以看到下方範例變成一條鮮黃色，表示設定為填滿黃色。

六、逾期應收帳款自動標示

結果如圖所示，符合期待，逾期60天以上的應收帳款，都已經自動標示黃色。

七、豐富選擇的格式化條件

眼尖的讀者，應該都有看到格式化條件都很多選項，前面介紹是將既有的函數公式帶進條件中，但其實也可以很直覺地用法，例如類型選取「只格式化包含下列的儲存格」，「儲存格值」設定為「大於或等」，然後在框框中輸入「60」，再將格式設定為填滿黃色，得到結果會和前面一樣。

資料篩選與格式化條件的比較

如果熟悉Excel篩選指令，兩相比較，會發現篩選和格式化條件，都是把符合某個規則的儲存格標示出來，篩選是將不合規則的隱藏、只呈現想要的，格式化條件沒有作任何隱藏、不過會將想要的特別註記出來。讀者可依照實務個案上的需要，選擇比較合適方式操作。

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