Excel填滿空格失敗?空白特殊目標快速複製貼上

Excel原始報表可能刻意留白,本文介紹Ctrl+C、Ctrl+V、F5快速鍵操作,複製公式,選定空白儲存格特殊目標,再將公式貼上填滿,最後並補充選擇性貼上值的操作。

ERP系統導出來的報表,為了閱讀和列印的美觀效果,有時候同一張單據的單頭只會顯示一行,後面才是一筆一筆的單身資料。例如出貨明細表,前面是出貨單、客戶、負責業務等訊息,後面是出貨明細項目。這樣的報表雖然簡潔美觀,但是對於Excel處理上,包括樞紐、篩選、排序等操作,不是很方便。因此需要先將空白儲存格先填滿,在此分享具體作法:

一、Excel填滿空格公式

出貨單和業務欄彙總顯示一行,下面有的空白,表示為同一張單據省略。很多ERP導出的報表,格式皆是如此。我們希望空白部份填滿,輸入公式引用上一儲存格資料的公式:「=B2(SS001)」及「=C2(甲一)」,如圖標黃色所示。

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二、定位特殊儲存格

以快捷組合鍵「Ctrl+C」,一次複製好兩個公式,那兩個儲存格會出現複製公式的金光閃閃線條。此時選取想要處理的範圍(A5:B13),按快速功能鍵「F5」,跳出「到」視窗,點擊左下角的「特殊(S)」,表示想選擇範圍裡的某些特定條件的儲存格。

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三、空格特殊目標

在「特殊目標」視窗中,選擇「空格」,然後「確定」。

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四、選取空白儲存格

如圖所示,可以看到已選取(A5:B13)範圍內所有的空格,並且剛才的複製公式的儲存格還在閃,表示公式仍在等待貼上中。

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五、複製貼上空白

按快速組合鍵「Ctrl+V」,一次將公式複製到剛才已選取的全部空格,神奇的事情發生,所有單頭資料都補上了,ERP報表沒有幫我們做的,Excel幫我們做到。

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六、向下填滿空白

經過處理過後的報表長這麼,常常搞Excel的會計人,一定愛死了像這樣的報表。不過注意到因為是複製公式,會留下像是「=B6」這樣的痕跡。

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七、快速複製貼上

上個步驟提到的參照公式,雖然對於報表本身不會造成問題,但是通常後續會執行篩選排序等資料分析,到時候會發現「=B6」這樣的動態參照會使得資料混亂,因此最好同樣選擇AB兩個欄的資料,Ctrl+C複製之後,於上方功能「常用>剪貼簿>下拉」中點選「貼上值」中的「值」,作用等同於將原資料的公式去除,只留下單純的值。

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八、去公式值化報表

貼上之後,再去看原來的B7儲存格,「=B6」變成是「甲一」,果然值化了成為單純的資料,可以很放心的進行分析。

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Excel填滿空格的方法

這一節所分享填滿空白儲存格,使用到Excel本身預設的命令工具,實務上,輸入函數公式可以達到相同效果,並且因應報表本身的特性,能夠靈活運用,有時候工具命令做不到的,函數公式多一些變化就能達到,具體內容後續分享。

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