Excel原始報表可能刻意留白，本文介紹Ctrl+C、Ctrl+V、F5快速鍵操作，複製公式，選定空白儲存格特殊目標，再將公式貼上填滿，最後並補充選擇性貼上值的操作。

ERP系統導出來的報表，為了閱讀和列印的美觀效果，有時候同一張單據的單頭只會顯示一行，後面才是一筆一筆的單身資料。例如出貨明細表，前面是出貨單、客戶、負責業務等訊息，後面是出貨明細項目。這樣的報表雖然簡潔美觀，但是對於Excel處理上，包括樞紐、篩選、排序等操作，不是很方便。因此需要先將空白儲存格先填滿，在此分享具體作法：

一、Excel填滿空格公式

出貨單和業務欄彙總顯示一行，下面有的空白，表示為同一張單據省略。很多ERP導出的報表，格式皆是如此。我們希望空白部份填滿，輸入公式引用上一儲存格資料的公式：「=B2（SS001）」及「＝C2（甲一）」，如圖標黃色所示。

二、定位特殊儲存格

以快捷組合鍵「Ctrl+C」，一次複製好兩個公式，那兩個儲存格會出現複製公式的金光閃閃線條。此時選取想要處理的範圍（A5：B13），按快速功能鍵「F5」，跳出「到」視窗，點擊左下角的「特殊（S）」，表示想選擇範圍裡的某些特定條件的儲存格。

三、空格特殊目標

在「特殊目標」視窗中，選擇「空格」，然後「確定」。

四、選取空白儲存格

如圖所示，可以看到已選取（A5：B13）範圍內所有的空格，並且剛才的複製公式的儲存格還在閃，表示公式仍在等待貼上中。

五、複製貼上空白

按快速組合鍵「Ctrl+V」，一次將公式複製到剛才已選取的全部空格，神奇的事情發生，所有單頭資料都補上了，ERP報表沒有幫我們做的，Excel幫我們做到。

六、向下填滿空白

經過處理過後的報表長這麼，常常搞Excel的會計人，一定愛死了像這樣的報表。不過注意到因為是複製公式，會留下像是「=B6」這樣的痕跡。

七、快速複製貼上

上個步驟提到的參照公式，雖然對於報表本身不會造成問題，但是通常後續會執行篩選排序等資料分析，到時候會發現「=B6」這樣的動態參照會使得資料混亂，因此最好同樣選擇AB兩個欄的資料，Ctrl+C複製之後，於上方功能「常用>剪貼簿>下拉」中點選「貼上值」中的「值」，作用等同於將原資料的公式去除，只留下單純的值。

八、去公式值化報表

貼上之後，再去看原來的B7儲存格，「=B6」變成是「甲一」，果然值化了成為單純的資料，可以很放心的進行分析。

Excel填滿空格的方法

這一節所分享填滿空白儲存格，使用到Excel本身預設的命令工具，實務上，輸入函數公式可以達到相同效果，並且因應報表本身的特性，能夠靈活運用，有時候工具命令做不到的，函數公式多一些變化就能達到，具體內容後續分享。

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