Excel函數教學:公式設計更有效率的五個小技巧

Excel資料處理及分析時都必須設計函數公式,在此介紹如何提升效率的五個技巧,包括函數引數視窗、顯示公式及快速鍵、Formulatext、合併公式、以及評估值公式。

一、Excel插入函數

Excel在設計好公式之後,或者是有其他高手設計的公式,想要瞭解函數用法,可以前往上方功能區的「公式」頁籤中點選「插入函數」,其快速鍵是 「Shift+F3」,不過其實只要點選資料編輯列左邊的「fx」圖標」,同樣可以插入函數,因此通常都是直接在資料編輯列點選即可。

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二、函數引數視窗

叫出「函數引數」視窗之後,上方是目前函數的各個參數值列表以及計算結果,而在中間有關於函數功能的敍述說明,只要在上方點選不同的參數,下方便是相對應的參數說明,左下角還有「函數說明」的超連結,點選後即會跳到瀏覽器的微軟說明頁面,可以說是設計Excel函數公式相當完整的輔助工具。

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三、顯示公式工具

除了函數引數視窗之外,在上方功能區「公式>公式稽核」中有個「顯示公式」,它的快速鍵是「Ctrl」及鍵盤左上角的英文單撇號,作用是目前工作表所有儲存格內如果有公式的話便會顯示出來,而不是原來預設的公式計算結果。

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四、Formulatext函數

上個步驟的「顯示公式」雖然很方便,很多時候是希望原儲存格仍然維持顯示公式計算值,而在另外一個儲存格顯示它的函數公式,此時很適合使用 FORMULATEXT這個函數,例如截圖所示的「FORMULATEXT(D2)」。

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五、合併函數公式

先前步驟的範例是將報表資料處理所需要的函數公式,例如「料號」中的「LEFT」文字函數,「會科」中的「VLOOKUP」查找函數,分欄位依序取得最後想要得到的計算值。不過如果是在很熟悉函數的基礎上,也可以設計合併的函數公式。而如果一開始比較沒有辦法一次就編寫較長的公式,也可以在資料編輯列圈選中部分的函數公式,例如這裡看到的「LEFT(B2,1)」,然後將它複製到另外一個儲存格的組合公式中。這裡的動態操作比較難以用圖片方式表達,有興趣讀者可以參考這篇文章下方所附的YouTube影片。

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六、使用評估值公式

再補充一個Excel所提供的函數輔助工具,它是在上方功能區「公式>公式稽核」中的「評估值公式」。當函數公式是比較複雜的合併組合形式時,這個工具會從嵌套公式的最內層開始,逐層評估計算公式值,有點類似上個步驟合併公式的操作過程。

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七、逐層檢查公式

上個步驟的「B2」加了底線,按一下「評估值」會計算為是「A001」,意思是在函數公式裡的「B2」是儲存格參照,參照值內容為「A001」,接下來如果再按左下方的「評估值」,便會繼續由內到外去將計算的結果分層次顯示,只要掌握它的機制,再複雜的函數公式可以層層評估,在組合公式的結果與期待值不同的情況下,這個工具可以發揮作用。

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Excel函數公式應用

Excel在處理及分析資料的過程中,往往報表結構會有些複雜,常常需要進行有規則的運算,適當的設計函數公式能夠有效地將原始資料整理成規範的管理報表。依照贊贊小屋實務經驗,好公式可以在一定程度達到自動化的效果,而這篇文章所介紹的種種技巧則是提昇公式設計效率的工具,提供給讀者參考。

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