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Excel資料剖析不規則報表的時候，需要搭配其他技巧才能完成任務。本文先介紹資料剖析的用途是什麼，說明如何利用排序及公式輔助，有效分割文字數字。
中大型的ERP系統，導出來報表大多可以選擇Data only，每個欄位每列資料排列整齊，沒有合併、沒有空格、沒有跨欄，如此很便於Excel彙總。不過難免有些情況，系統還是會丟給你不怎麼順手的東西，這時候只得自己花點巧思加工處理。以下便以會計每個月成本結算出現的錯誤提示為例，分享將資料剖析、排序等Excel技巧應用資料整理：
首先，成本結算完，系統跑出來的勾稽異常報表不是很漂亮，料號和異常情況併在一起，和通常我們習慣的、依照性質分開欄位不太一樣。
仔細一看，存貨料號和異常情況中間隔著空格，想分割的話，Excel剛好有個合適工具，位於上方功能區「資料」頁籤，「資料工具」群組中的正宗「資料剖析」：「將單一文字欄分割成多個欄。」
資料剖析這個指令作用是分割文字，其實也可以函數方式也可以達到和資料剖析相同效果，例如LEFT、LEN、RIGHT的經典用法。本篇文章也是資料剖析和函數並用，除了溫習資料剖析此核心指令於不同實務案例的應用之外，重點在於因應不規則文字會使用到的FIND函數，如圖為資料剖析三步驟，如同Excel較為進階指令，會有較多步驟、較多功能選項，然而在操作過程中都是相當直覺。
剖析之後的結果，漂亮！本來應當如此。本來不規則的報表，看起來已經有點頭緒了，不過還可以再進一步加以整理。
Excel資料分開弄好了之後，可以看到主要是將料號數字分開了，接下來很容易進行分析處理。首先重新設置好欄位：「料號」、「異常狀況」，接著選取資料範圍進行：「排序」。
以「異常狀況」這一欄的值作為基準，從A到Z排序重新整理，以中文字而言，類似於依照筆劃排序。
排序之後的報表，清楚一目瞭然，依照料號分開，便於管理上依照各種異常狀況，分別追查原因。
除了指令「資料剖析」之外，可以如此設計MID與FIND函數公式：「=MID(A2,FIND(” “,A2)+1,100)」，先找出「A2」儲存格裡空格位置，從這個位置後面一個字元開始，抓取100個字元長度的文字串，因為100是個大數，通常儲存格文字不會超過100個字元這麼長，實際結果便是取空格以後的文字串，也就是系統所要提示的異常狀況。
清楚了「FIND」用法，如法泡製便可以抓出料號：「=LEFT(A2,FIND(” “,A2))」，先找出空格所在位置，LEFT函數取空格以前的文字串，也就是包含在合併訊息裡的系統料號。
讀者也許會有疑問，既然有功能完整的「資料剖析」指令，何須再迂迴設計FIND函數公式呢？首先，Excel學習的功夫招式是嫌少不嫌多，多學一招是一招，再者，指令是框架設置好的，函數相對較為靈活自由，例如遇到其它應用或ERP程式跑出來的成本異常訊息，竟然中間沒有空格，或者竟然料號在異常狀況後面，諸如此類的，這時候光會一招「資料剖析」，應該會備感受限，如果好好寫幾個函數，公式稍微複雜了點，但至少事情可能好辦了許多。特別是像成本結算這種工作，每個月都要進行一次，剛開始辛苦點設好公式，下次只要複製貼上就好了，以一句成語來形容，就是一勞永逸！
微軟說明參考：使用資料剖析精靈將文字分割成不同的欄。
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