Excel移除空格公式可以自動整理系統報表，本文以應收帳款明細表為例，介紹IF、TRIM、LEFT、MID等4個函數組合，將ERP系統報表空白去掉，並且增加分析欄位。

ERP系統很多預設報表，這些報表都是符合一般情況、最大公約數設計出來的。實際工作中為了符合個別特殊目的，往往需要再修改原始系統報表，例如填滿空白、調整格式、判斷單別、計算數值等。像這樣的公司管理報表，大多是例行性，每周或是每月必須編製，雖然每次整理不是太複雜，但一再重複的作業流程，如果能設計稍微自動化編製，豈不更好。這一節以範例具體介紹：

一、有點麻煩的ERP系統應收帳款報表

系統應收帳款報表，一張單頭應收帳款，有好幾項單身出貨料號，原始報表為了美觀，沒有資料的保持儲存格空白。

二、會思考的IF函數填補空白

比較理想的資料報表，最好不要有空白，方便Excel進行篩選、排序、樞紐等種種統計分析。為了保留ERP資料不作更動，新建一張工作表，引用原始報表數據，A2儲存格因為是第一項，比較特別，直接連結：「=’1′!B2」（這裡的「’1′!」代表第一個步驟的工作表），A3以下是想要填滿空白，設計公式為：「=IF(‘1′!B3=””,A2,’1’!B3)」，然而，沒有成功帶過來資料。

三、系統報表怎麼夾帶了空格

公式本身沒有問題，仔細研究之後，把游標移到原始報表的A3儲存格資料編輯列，左右移動，發現雖然儲存格顯示沒有任何內容，但其實內容包含了空格，這應該是系統報表自己預設跑出來的，沒辦法事先改變。

四、不討喜的東西交給TRIM函數

系統有狀況，Excel有對策。更改公式為：「=IF(TRIM(‘1′!B3)=””,A2,’1’!B3)」，利用Trim函數將空格去掉，如此成功帶出原始資料。

五、LEFT和IF合作自動帶入單別

希望報表顯示帳款單據的性質，新增一個原始報表沒有的欄位，依照單別設定輸入判斷公式：「＝IF（LEFT（A2,2）＝”SA”,”銷貨”,”銷退”）」。

六、我喜歡乾淨的資料表

利用類似公式，可以將原始報表的資料，一一帶到另外新建的工作表上，有些原始報表的欄位，例如「業務」，因為沒需要，不必帶過來。

七、Excel移除空格公式

除了直接引用資料，配合管理需要，有些欄位資料必須自己設計，例如E3儲存格的「淨額」公式：「=IF(B3=”銷貨”,’1′!H3,-‘1’!H3)」，意思是銷貨取正數，否則（銷退）取負數；F3儲存格的「月份」公式：「=MID(A3,4,4)」，意思是「帳款編號」A3第四字元位置起，取四個字元，配合單據編碼原則剛好為年月；G3儲存格的「匯率」公式：「=IF(TRIM(‘1′!D3)=””,G2,’1′!F3/’1’!D3)」，意思是「本幣應收」除以「原幣應收」，如此得到匯率，Trim函數部份先前提過，不再贅述。H3儲存格的「稅率」公式：「=IF(TRIM(‘1′!E3)=””,H2,’1’!E3/(‘1’!F3-‘1’!E3))」，意思是如果有稅額，將稅額除以未稅金額（應收減去稅額），如此得到稅率。最後I3儲存格的「本幣未稅」公式：「=E3/(1+H3)*G3」，意思是含稅應收先換算成未稅收入，再換算成本幣金額，最後得到的，便是每項帳款的收入金額。

自動化後加工整理系統報表

這篇文章介紹Excel自動化整理報表的方法。欄位資料填好，第一列、第二列公式設好，第三列開始可以一直往下拉，複製公式即可。原始報表有但是不需要的資料，不用帶過來，原始報表沒有但是有需要的資料，設計公式計算出來。只要將自動化工作表第一次弄好，往後在做下一期報表時，只要將跑出來的系統報表，取代貼上活頁簿中的原始報表工作表，自動化工作表便會更新成新一期的資料，真正一勞永逸。

原始資料只到第12列，依照本篇文章設計的公式，自動化報表第13列開始，還是會一直複製第12列，雖然金額為零，不影響資料正確性，如果是為了美觀或者想檢查公式列是否足夠，也可以進一步完善公式設置。這部份主要會用到COUNT函數和格式化條件的技巧，下一節會有關於COUNT（COUNTA）函數用法的介紹，至於格式化條件，讀者有興趣可先自行嘗試，筆者往後有適當會再作說明。

參考資源：

1. 微軟Excel函數依類別介紹。

2. 贊贊小屋Excel教學手冊。