Excel資料篩選教學:應付帳款科餘明細表分析檢查

Excel篩選是簡單又好用的指令,本文以應付帳款科餘明細表為例,介紹如何啟動報表篩選,設置數字小於0的自訂篩選條件,同時補充清除篩選及日期篩選。

會計科目分成實帳戶與虛帳戶,虛帳戶是損益科目,每期結清,實帳戶是資產負債科目,每期一直累積所有交易的變動。因為實帳戶有累積的歷史特性,通常要看財會部門的帳務品質,最基本的,就是實帳戶的科目餘額表。所以每次結完帳,會計人員應當編製好科餘明細,逐一檢查異常項目。以應付帳款為例,檢查的重點在於負數應付(扣款折讓)和逾斯應付(一年以上),在此介紹如何運用Excel協助檢查:

一、應付帳款科餘

應付帳款的科餘明細表。一般主要欄位有廠商、帳款單號、應付款日、應付金額。

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二、報表資料篩選

圈選所有報表範圍,在上方功能區依序選擇:「資料」、「篩選」。除了圈選範圍,也可以將游標移到左邊列數的「1」,點一下,會發現整個第一列都會選中了,然後再篩選即可。

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三、數字篩選小於

想篩選出小於零的帳款,點擊儲存格F1「本幣金額」的右下邊三角形選單:「數字篩選」、「小於」。

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四、自訂自動篩選

跳出來「自訂自動篩選」視窗,「顯示符合條件的列」下面,在「小於」的右邊欄位輸入「0」,表示僅顯示「本幣金額」小於零的行列。這裡還能再加一個「且」或者「或」的條件,不過目前範例用不到。

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五、篩選其實是隱藏

篩選結果,小於零才會出現,仔細看最左邊的列數軸,非小於零的沒有被刪除,只是隱藏了。

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六、清除資料篩選

除了金額篩選,還想針對日期作篩選。因為篩選範圍相同,只要改變篩選條件即可,所以執行「資料」、「清除」。

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七、日期篩選功能

清除之後,將游標移到「應付款日」儲存格,點開右邊三角形選單,移到「日期篩選」,Excel有許多預設選項,都不是我們要的,所以進入「自訂篩選」。

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八、日期篩選條件

左邊的篩選方式下拉,選擇「之前或等於」,右邊欄位直接輸入「2014-12-31」,或者利用日期視窗輸助輸入。2014年以前列為異常項目,所以條件輸入:「2014/12/31之前」。

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九、應付帳款篩選

顯示結果如同條件所設定,都是「2014/12/31之前」的應付帳款。

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簡單好用的Excel篩選

篩選是相當直覺又便利的Excel工具,毋須函數公式,依照視窗化欄位,直接輸入條件,便會顯示符合條件篩選的行列。正確操作的話,Excel篩選不會有誤,比起人工一筆一筆找,耗費時間又很容易疏漏,較為有效。當然如果是很重要的事項,自動作業完成之後,最好還是手工抽檢一兩筆,主要是避免條件設定錯誤。