Excel選項設定:巨集安全性、GetPivotData函數、自動儲存

Excel選項可設置基本操作環境,本文重點介紹與執行巨集有關的安全性設定,另外也補充建立新活頁簿時、樞紐分析表GetPivotData函數、儲存檔案、顯示格線等選項。

上一節有分享如何錄製巨集,我們當然希望一個Excel檔巨集錄好,拿到其它電腦上,可以直接使用,但實務上往往會遇到困難,這是因為Excel預設了比較高的安全性,導致巨集被擋住了。在此分享如何更改設定,並且分享其它幾個常用的設定選項:

一、已經停用巨集

錄製好巨集,在其它電腦打開Excel,無法執行巨集,跳出來一個錯誤訊息:「由於您的安全性設定,已經停用巨集。」

二、前往Excel選項

Excel的安全性設定,在功能區「檔案」頁籤中,依序是「說明」、「選項」。(其他版本的Excel,則是點選左上角Office圖標,在跳出來的視窗右下角有個「Excel選項」)


三、巨集安全性設定

關於巨集的安全性設定,在「信任中心」中的「信任中心設定」。


四、啓用所有巨集

「巨集設定」有四個層級,預設的是「停用所有巨集 (事先通知)」,這就會導致錄好的巨集無法執行。想想看,如果別人給的檔案,不小心裡面藏有恐怖巨集怎麼辦?因此Excel預設是較高的安全等級,不過,不用怕,以我多年Excel老老手經驗,還真沒碰過所謂的恐怖巨集,所以請放心改成「啓用所有巨集」吧!(如果真的有疑慮,也可以保留先檢視巨集再說)


五、建立新活頁簿時

既然來到Excel選項,順便分享幾個關鍵設定。首先,在「一般」中的「建立新活頁簿時」這裡,可以預設一個全新Excel檔的初始字型、大小、檢視模式、幾個工作表等。


六、GetPivotData函數

在「公式」中的「運用公式」有個「為樞紐分析表參照使用GetPivotData函數」,這個很實用,值得詳加介紹。


七、樞紐參照公式

預設是使用GetPivotData函數,計算公式如果連結到樞紐分析表,會把GetPivotData函數帶進來,不好理解是其次,重點是它預設了固定欄位,公式不會自動往下拉,如圖所示,毛利率固定為A客戶的9%,而不是跟著往下移位的B客戶及總計。


八、樞紐表外計算

試著把剛才選項前的打勾去掉,不使用樞紐函數,然後再輸入公式計算樞紐分析表的儲存格數字,結果如同一般情況,清爽簡便許多。


九、自動儲存檔案

「儲存」中的「儲存活頁簿」,在此設定Excel自動儲存選項。在處理龐大資料時,自動儲存會讓Excel停頓許久,此時可考慮取消自動儲存,改成自己視情況而儲存,方便作業進行。不過,如果處理的是很重要資料,也可以反過來增加自動儲存的頻率,避免任何悲劇發生。自動備份其實平常幾乎用不到,但真的有什麼萬一,可以來這裡查詢「自動回復檔案位置」,看看Excel檔案都自動儲存在哪了。另外,也可以在這裡更改預設的儲存位置。


十、顯示格線選項

「進階」中的「此工作表的顯示選項」,裡面有個「顯示格線」,這個我印象深刻,因為之前在事務所有incharge偏好沒有格線的電子底稿,當時我特意問了一下怎麼弄。


十一、有格線工作表

這是有格線的,也是Excel預設的顯示方式,畢竟試算表嘛,天生一格一格的。


十二、沒格線工作表

這是沒有格線的,也是有些人偏好的顯示方式,畢竟簡潔大方好看。無論工作表有沒有設定格線,列印出來都不會有格線,如果,為了方便不用再拿個長尺對齊核對,想要列印格線的話,也行,在印列選項那邊的格線打勾即可。


在此只是簡略介紹幾個Excel選項,建議抽空把每個選項從頭到尾看一遍,比較全面性地瞭解,也許哪一天,某些設定剛好符合需要。

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